【導(dǎo)讀】未定義書簽。未定義書簽。個(gè)人通訊錄..

　　

【正文】 合同擬稿 A 部門領(lǐng)導(dǎo)審核 B 財(cái)務(wù)審查 C 審計(jì)審查 D 法規(guī)審查 E 法定代表審批 G H 領(lǐng)導(dǎo)審核 F A 部門主管業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)擬稿合同、協(xié)議（負(fù)責(zé)人可直接轉(zhuǎn)送財(cái)務(wù)審查節(jié) 點(diǎn)） B 主 管部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)核對(duì)、審批 C 財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審查意見 D 審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審查意見 E 法規(guī)部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審查意見 F 主管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見 G 法定代表人簽署審批意見 H 檔案室負(fù)責(zé)文件資料的歸類、查詢 第 37 頁 會(huì)議室資源管理 主要對(duì)公司會(huì)議室及其相關(guān)資源使用的申請(qǐng)過程，及會(huì)議室和相關(guān)資源使用情況進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，會(huì)議室申請(qǐng)過程基本包括：申請(qǐng)起草、部門審核、辦公室審核、會(huì)議室安排，會(huì)議室和相關(guān)資源使用情況必須能查詢到會(huì)議室和資源的使用和空閑狀態(tài)。其設(shè)計(jì)要求如下： 會(huì)議室基本信息管理：內(nèi)容包括詳細(xì)記錄會(huì)議室的最大使用人數(shù)，會(huì)議室地點(diǎn)，適應(yīng)范圍，是否有投影儀，是否有幻燈片，是否有麥克風(fēng)等相關(guān)資源配置； 會(huì)議室調(diào)度管理：管理 各部門的會(huì)議室使用情況，包括會(huì)議室申請(qǐng)、審批及會(huì)議室申請(qǐng)樣式記錄。會(huì)議室使用人員部門需詳細(xì)填寫會(huì)議室資源要求，會(huì)議用途，會(huì)議參加人員，會(huì)議室使用時(shí)間，會(huì)議完成時(shí)間，會(huì)議主持人員，會(huì)議召集部門，是否有投影儀，是否有使用空調(diào)，是否有水果，花籃擺放，是否可以使用宣傳條幅，是否使用專人服務(wù)，是否使用茶水等等相關(guān)信息； 會(huì)議室管理模塊需具備必要的統(tǒng)計(jì)功能，完成指定會(huì)議室在指定時(shí)間段中使用次數(shù)，與會(huì)人員數(shù)目，使用人員評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)等； 在用戶申請(qǐng)用會(huì)議室時(shí)，在用戶指定時(shí)間段內(nèi)，無法使用的會(huì)議室應(yīng)該不在選擇的范圍內(nèi)； 會(huì)議室申 請(qǐng)人員在會(huì)議室使用結(jié)束后應(yīng)可以對(duì)會(huì)議室衛(wèi)生情況，管理人員服務(wù)質(zhì)量，態(tài)度等方面給予評(píng)價(jià)，給定的相關(guān)評(píng)價(jià)將成為相關(guān)指標(biāo)的依據(jù)； 會(huì)議室申請(qǐng)單在指定時(shí)應(yīng)成為日后生成，統(tǒng)計(jì)，查詢相關(guān)報(bào)表的數(shù)據(jù)來源； 系統(tǒng)應(yīng)具備相關(guān)的提醒功能，在會(huì)議室使用前的某段時(shí)間以短信，郵件的方式提醒會(huì)議室管理員做好接待準(zhǔn)備； 會(huì)議室使用完畢后，對(duì)應(yīng)的會(huì)議室應(yīng)該由系統(tǒng)設(shè)置為可用會(huì)議室； 對(duì)使用超時(shí)的會(huì)議室，應(yīng)由管理員人為處理延時(shí)使用，或取消其會(huì)議室安排； 所有的會(huì)議室申請(qǐng)單需要良好的歸檔查詢功能，以方便歷史數(shù)據(jù)的查找。同時(shí)需要按用戶的需要以多種 視圖展示。 廣州市建筑機(jī)械施工有限公司會(huì)議室申請(qǐng)單 主辦單位 會(huì)議名稱 會(huì)議時(shí)間 起始時(shí)間 結(jié)束時(shí)間 申請(qǐng)日期 申請(qǐng)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 簽名 其他 第 38 頁 【 會(huì)議室審批業(yè)務(wù) 流程圖】 開始 部門審核 B 辦公室審核 C 會(huì)議室管理員處理 D 歸檔處理 E 申請(qǐng)起草 A A 會(huì)議室申請(qǐng)人員根據(jù)會(huì)議的需要，填寫會(huì)議室申請(qǐng)單， 若擬稿為部門主管，將直接送文檔到辦公室審核環(huán)節(jié)，若辦公室主管擬稿將直接送會(huì)議室管理員處理環(huán)節(jié)，若辦公室一般人員擬稿將跳過部門審核環(huán)節(jié)。 B 會(huì)議室申請(qǐng)人員部門領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)會(huì)議室申請(qǐng) C 辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)議室申請(qǐng) D 會(huì)議室管理員收到辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)簽核的會(huì)議室申請(qǐng)的信息后，進(jìn)行會(huì)議室申請(qǐng)的相關(guān)處理并且按要求將會(huì)議室安排完畢的通知給擬稿人員（ 待閱文件），同時(shí)按需要打印文件，歸檔。 E 處理完畢的流程后臺(tái)歸檔處理 F 紅線表示可以退回的環(huán)節(jié) 第 39 頁 業(yè)務(wù)文件審批管理 主要是對(duì)各業(yè)務(wù)部門和科室需要處理的業(yè)務(wù)文件進(jìn)行審批的過程進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，業(yè)務(wù)文件審批的各類文件都以附件的方式附加到審批文件中，業(yè)務(wù)文件審批的基本環(huán)節(jié)包括：審批文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、相關(guān)部門會(huì)簽、公司領(lǐng)導(dǎo)審核、返回文件起草部門等環(huán)節(jié)。其設(shè)計(jì)要求如下： 業(yè)務(wù)文件 審批流程 的環(huán) 節(jié)和路徑 可自行設(shè)定，默認(rèn)可設(shè)為 審批文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、相關(guān)部門會(huì)簽、公司領(lǐng)導(dǎo)審核、返回文件起草部門等環(huán)節(jié) ； 處理完成的業(yè)務(wù)文件可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢，歸檔文件的處理需要提供查詢和全文檢索功能； 系 統(tǒng)可進(jìn)行監(jiān)控 業(yè)務(wù)審批 的辦理情況，對(duì)到期和逾期未辦的 報(bào)表 ，系統(tǒng)能自動(dòng)催辦 ； 業(yè)務(wù)文件審批的各個(gè)審批環(huán)節(jié)都能簽寫審批意見； 業(yè)務(wù)文件起草人對(duì)自己起草的未發(fā)送報(bào)表有刪除權(quán)限； 需要審批的業(yè)務(wù)文件基本包括： 《新施工機(jī)械驗(yàn)收表》、《固定資產(chǎn)驗(yàn)收表》、《機(jī)械設(shè)備（固定資產(chǎn)）調(diào)撥單》、《機(jī)械設(shè)備（固定資產(chǎn)）報(bào)廢申請(qǐng)審 批表》 等。 第 40 頁 【 業(yè)務(wù)審批 流程圖】 起草 A 部門審核 B 公司領(lǐng)導(dǎo)審核 C 回復(fù)起草部門 D 歸檔 E 相關(guān)部門會(huì)簽 F A：業(yè)務(wù)部門起草需要審批的業(yè)務(wù)文件 B：部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)起草的業(yè)務(wù)文件進(jìn)行審核，如果業(yè)務(wù)文件涉及多個(gè)部門，必須送相關(guān)部門會(huì)簽，如果不涉及多個(gè)部門，則直接送公司領(lǐng)導(dǎo)審核 C：相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行審核 D：將審批通過的業(yè)務(wù)文件返回相關(guān)業(yè)務(wù)部門 E：業(yè)務(wù)部門將處理完的業(yè)務(wù)文件送檔案?jìng)洳? F： 相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行會(huì)簽 第 41 頁 檔案管理系統(tǒng) 文書檔案管理 按照廣東省檔案局出臺(tái)的最新檔案管理規(guī)范，對(duì)公文流程管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件進(jìn)行登記、分類、歸檔管理。 (1) 文書檔案管理主要是把公文流程管理中形成的文檔最后進(jìn)行歸檔管理，也就是把收文、發(fā)文、呈批件、函件、傳真五類文檔進(jìn)行歸檔處理； (2) 由于檔案庫文檔數(shù)在不斷的增加，為防止因文檔數(shù)過多，數(shù)據(jù)庫過大而導(dǎo)致操作速度慢，因此要求分收文、發(fā)文、呈批件、函件、傳真、五種類型以及年度建立檔案庫； (3) 要有手動(dòng)登記的功能，內(nèi)容可以同原來的，手動(dòng)登 記保存的文件也要進(jìn)入上述視圖； (4) 文件定了期限后自動(dòng)生成件號(hào)； (5) 已歸檔的檔案文件中的期限、件號(hào)、專題、頁數(shù)、類別號(hào)應(yīng)可以由設(shè)定的人修改； (6) 所有的打印應(yīng)可以選擇范圍和預(yù)覽所選擇的范圍（含目錄、文件）； (7) 專題代碼為順序號(hào)、一個(gè)號(hào)代表一個(gè)專題、一份文件可以選擇多個(gè)專題名稱，也可以不選專題； (8) 視圖界面部分的文件排列始終不改變，生成歸檔目錄后也不改變； (9) 檔案借閱流程為：借閱申請(qǐng)、借閱審批、借閱，借閱時(shí)間到期后文件自動(dòng)消失； (10) 文件歸擋時(shí)，處理意見也要求歸檔，處理意見和正文還能夠分別打印。 歸檔文件管理 所 有在 OA系統(tǒng)中處理過的文件都能自動(dòng)轉(zhuǎn)到歸檔文件數(shù)據(jù)庫中，在歸檔文件中查詢文件的方式基本繼承文件在處理過程中的查找方式，可以按不同分類進(jìn)行文件查詢 ， 并提供全文檢索和條件組合查詢的功能。 第 42 頁 待辦事宜 待辦事宜是員工 在公文處理流程和業(yè)務(wù)處理流程的各環(huán)節(jié)需要辦理的 事宜，主要對(duì)發(fā)來的文檔進(jìn)行傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、批示、辦理、督辦等處理。 對(duì)待辦事宜中的文檔可根據(jù)處理的情況分為待辦 文件 、待閱 文件 、 已辦 (閱 )文件 ，下表是對(duì)文檔處理情況的說明； 待辦 文件 在 OA系統(tǒng)中別人提交給當(dāng)前用戶辦理或?qū)徟奈募?，待辦文件 中還從打開的文件一般用蘭色來標(biāo)示，已打開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標(biāo)示 待閱 文件 在 OA系統(tǒng)中別人提交給當(dāng)前用戶傳閱的文件，待閱文件中從未打開的文件一般用蘭色來標(biāo)示，已打開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標(biāo)示 已辦 (閱 )文件 在 OA系統(tǒng)中當(dāng)前用戶已經(jīng)辦理、審批或傳閱完畢的文件 待辦事宜設(shè)計(jì)要求： 待辦事宜從大的方面分為：待辦文件、待閱文件、已辦文件三中類別； 在每個(gè)大的類別中文件能按日期、處理人、文件類型、處理類別等方式進(jìn)行不同的排序； 待辦事宜中的文件能進(jìn)行組合條件查詢； 已辦文件只能保留一定 的期限，系統(tǒng)能自動(dòng)刪除過期的已辦文件。 第 43 頁 個(gè)人辦公服務(wù) 提供對(duì)用戶注冊(cè)和身份驗(yàn)證的功能， B/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)身份驗(yàn)證可以考慮采用數(shù)字證書的方式。 密碼修改 提供用戶對(duì)自己的標(biāo)識(shí)符密碼進(jìn)行修改的功能。 由用戶按自己的工作習(xí)慣，對(duì)日常 OA操作環(huán)境的顯示頁面進(jìn)行定制。包括 個(gè)人工作臺(tái)首頁 ，個(gè)人工作選項(xiàng)，已辦工作保存期限，待閱文件保存期限，移動(dòng)電話號(hào)碼，是否起用公文短消息通知，啟用短消息通知的文件類型等相關(guān)的選項(xiàng)。 對(duì)員 工外出時(shí)，可將自已在公文流程處理和業(yè)務(wù)流程處理中的權(quán)限授予他人代替處理，回來之后可收回授出的權(quán)限，并能夠查詢授權(quán)人所作的工作。 用戶處理在公文流程和業(yè)務(wù)流程中需自己填寫意見的文檔時(shí)，對(duì)一些常用的意見詞按不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置，以方便用戶在處理大批量的文檔時(shí)，能按照自己個(gè)人工作習(xí)慣簽核文檔。 可以把個(gè)人的日常工作計(jì)劃和任務(wù)記錄在日歷中，到時(shí)給以短信提醒和在待辦工作中提醒。 提供對(duì)個(gè)人名片的管理功能，可快速的分類存儲(chǔ)、多種方式查找 (姓 名、拼音、類別、地域 )個(gè)人名片信息提供對(duì)個(gè)人名片的管理功能，可快速的分類存儲(chǔ)、多種方式查找 (姓名、 第 44 頁 拼音、類別、地域 )個(gè)人名片信息 。 提供公司領(lǐng)導(dǎo)，主管對(duì)下屬給予指定的任務(wù)，并以待辦文件的格式發(fā)送到指定人員的待辦工作中，下屬執(zhí)行完任務(wù)后給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)完成情況和適當(dāng)?shù)恼f明。 第 45 頁 系統(tǒng)界面 系統(tǒng)登錄界面 提供一個(gè)系統(tǒng)登錄界面，用戶只需輸入代碼和秘密，即可進(jìn)入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 系統(tǒng)功能界面 提供一個(gè)系統(tǒng)功能主界面， OA系統(tǒng)所有的功能在主界面上都有分類和體 現(xiàn) 常用界面元素與圖片 對(duì)常用界面元素與圖片進(jìn)行統(tǒng)一定制，以便各子系統(tǒng)共享使用，提高系統(tǒng)開發(fā)的效率。 第 46 頁 人員與組織 對(duì)單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務(wù)以及流程管理中涉及的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如發(fā)文文件字號(hào)、收文流水號(hào)、公章名稱等等）進(jìn)行維護(hù) ,要求可以非常方便的對(duì)單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務(wù)以及流程管理中涉及的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù) (如發(fā)文文件字號(hào)、收文流水號(hào)、公章名稱等等 )進(jìn)行增加、修改、刪除操作 。 工作崗位 對(duì)系統(tǒng)中涉及的一些角色 (如公文 管理員、系統(tǒng)管理員、檔案管理員等等 )和組織機(jī)構(gòu) (公司領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室等等 )進(jìn)行維護(hù)，要求能夠靈活定義一些角色或組織機(jī)構(gòu)以滿足辦公系統(tǒng)的需求，角色或組織機(jī)構(gòu)中的成員可任意隨時(shí)的添加或刪減 。 組織機(jī)構(gòu) 對(duì)流程管理中的各子流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行處理權(quán)限定義、以及對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行權(quán)限分配管理，要求可以非常方便的對(duì)流程管理中的各子流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行處理權(quán)限定義、以及對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行權(quán)限分配，也可以方便的收回相關(guān)人員的相關(guān)權(quán)限。 流程配置 要求對(duì)流程管理中的各子流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)名稱可進(jìn)行定義或修改 、對(duì)各節(jié)點(diǎn)間的流向可進(jìn)行設(shè)置或改變、對(duì)各子流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)允許處理的部門以及所對(duì)應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，并能滿足一些節(jié)點(diǎn)的特殊處理要求。 檢索配置 對(duì)需要檢索的數(shù)據(jù)庫的檢索方式進(jìn)行配置，以便系統(tǒng)能按用戶或管理員指定的方式進(jìn)行文件查詢搜索。 流程日志 查看服務(wù)器運(yùn)行信息，及時(shí)了解服務(wù)器運(yùn)行過程中發(fā)生的問題。 第 47 頁 對(duì)性能的規(guī)定 在系統(tǒng)所有的點(diǎn)擊操作中，時(shí)間不超過 10 秒鐘，日常點(diǎn)擊操作不超過 5秒鐘，對(duì)所有的統(tǒng)計(jì)操作不超過 20秒鐘。 輸人輸出要求 對(duì)一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 能夠?qū)崿F(xiàn)幫助或選擇 錄入，所有的頁面可打印輸出，或另存為 html、txt、 pdf等格式的文件。 數(shù)據(jù)管理能力要求 每一個(gè)數(shù)據(jù)庫最大可達(dá)到 5G的文檔容量，可達(dá)到 100萬條文檔記錄數(shù)。 第 48 頁 4 運(yùn)行環(huán)境規(guī)定 設(shè)備 服務(wù)器： PC服務(wù)器、 1GM內(nèi)存以上、兩個(gè)以上 CPU 客戶端： 128M內(nèi)存以上、 PII以上 CPU 支持軟件 應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)服務(wù)器端支撐軟件為 : Lotus 應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)客戶端支撐軟件為 : Wndwos98 以上， ， Office 2020 以上