【正文】 至少 2 年 69 鑰匙配制申請(qǐng)表 至少 3 年 70 鑰匙使用登記表 至少 3 年 71 鑰匙清單 至少 3 年 72 商戶管理協(xié)議書(shū) 至少 5 年 73 商鋪消防管理責(zé)任書(shū) 至少 5 年 74 商鋪從業(yè)人員情況登記表 至少 5 年 75 商 鋪設(shè)施檢查記錄表 至少 5 年 顧問(wèn)書(shū) 24 76 員工申訴表 至少 1 年 77 調(diào)動(dòng)通知書(shū) 員工離職后 1年 78 人員編制申請(qǐng)表 至少 2 年 79 交接清單 至少 2 年 80 房屋移交驗(yàn)收情況通報(bào)表 至少 5 年 81 房屋驗(yàn)收記錄表 永久保存 82 職員（工）即時(shí)獎(jiǎng)懲通知書(shū) 至少 2 年 83 普通員工考核評(píng)分匯總表（月） 至少 2 年 84 __年 __季度職員（工）考核評(píng)分表 員工離職后 1年 85 內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表 至少 1 年 86 技術(shù)維修類人員等級(jí)考核個(gè)人申報(bào)表 員工離職后 1年 87 技術(shù)維修人員部門考核 評(píng)分表 員工離職后 1年 88 員工過(guò)失通知書(shū) 員工離職后 1年 89 員工警告通知書(shū) 員工離職后 1年 90 員工獎(jiǎng)勵(lì)通知書(shū) 員工離職后 1年 91 解除勞動(dòng)合同審批表 員工離職后 1年 92 解除勞動(dòng)合同通知書(shū) 員工離職后 1年 93 離職人員完善手續(xù)表 員工離職后 1年 94 業(yè)務(wù)管理部綠化 (地 )養(yǎng)護(hù)巡查周記表 至少 2 年 95 保潔工作檢查記錄表 至少 1 年 96 緊急集合情況記錄表 至少 2 年 97 顧客投訴（建議）記錄表 永久保存 98 緊急事件登記表 永久保存 99 緊急事件處理表 永久保 存 100 物資領(lǐng) (借 )用單 至少 2 年 101 倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表 至少 2 年 102 工作記錄存儲(chǔ)清單 至少 2 年 103 工作記錄檢查情況記錄表 至少 2 年 104 工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表 至少 2 年 105 新員工試用情況反饋表 員工離開(kāi)后 1年 106 培訓(xùn) (會(huì)議 )記錄表 至少 1 年 107 崗位證書(shū)登記表 失效后 1 年 108 培訓(xùn)計(jì)劃 至少 2 年 109 社區(qū)文化活動(dòng)記錄表 至少 2 年 110 管理報(bào)告 至少 5 年 附工作記錄表格： 《工作記錄存儲(chǔ)清單》 《工作記錄檢查記錄表》 《工作 記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》 顧問(wèn)書(shū) 25 附 1： ****物業(yè)管理處 工作記錄存儲(chǔ)清單 部門： 序號(hào) : 工作記錄類別 序號(hào) 編號(hào) 名稱 生成 時(shí)間 歸檔人 保存 期限 可報(bào)廢 日期 備注 顧問(wèn)書(shū) 26 附 2： ****物業(yè)管理處 工作記錄檢查情況記錄表 序號(hào)： 部門 檢查時(shí)間 檢查人 序號(hào) 工作記錄名稱 問(wèn)題描述 糾正措施 復(fù)查人 復(fù)查時(shí)間 復(fù)查結(jié)果 顧問(wèn)書(shū) 27 附 3： ****物業(yè)管理處 工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表 部門： 序號(hào) : 序號(hào) 工作記錄編號(hào) 工作記錄名稱 工作記錄生成時(shí)間 備注 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 申請(qǐng)報(bào)廢原因： 申請(qǐng)人簽名： 年 月 日 部門主管意見(jiàn)： 簽名： 年 月 日 顧問(wèn)書(shū) 28 （三）計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用 現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個(gè)顯著特征是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應(yīng)用。 8. 工作記錄的檢查 綜合管理部主管每月至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次抽查，每季度至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。超過(guò) 保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。 工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、鼠害。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記。如工作記錄破損，應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。對(duì)于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進(jìn)行；對(duì)于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季 15 日前進(jìn)行。 結(jié)合管理處的實(shí)際情況，對(duì)已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。 文件管理員應(yīng)檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性，防止過(guò)期表格的誤用，并對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。各業(yè)務(wù)班長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。 3. 現(xiàn)場(chǎng)工作記錄的 管理 顧問(wèn)書(shū) 21 現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中，并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。 2. 管理職責(zé) 綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。 1. 工作記錄的定義 各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。 4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。 顧問(wèn)書(shū) 19 3) 在文件夾（盒 /袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí)，上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。如：一級(jí)目錄“物業(yè) 規(guī)劃?rùn)n案”下的第一條“用地批準(zhǔn)文件”，則其編號(hào)為“ 11”，如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號(hào)順序?yàn)椤?11 112?? ”。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫(kù)的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況， 編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。 在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開(kāi)發(fā)利用，此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。 主要電話記錄 : 序號(hào) 時(shí)間 事 情 描 述 處 理 結(jié) 果 經(jīng)辦人 處理事項(xiàng)記錄： 序號(hào) 本 日 發(fā) 生 事 項(xiàng) 及 處 理 經(jīng) 過(guò) 記 錄 經(jīng)手人 領(lǐng)導(dǎo)巡查留言： 簽簽名： 時(shí)間： 顧問(wèn)書(shū) 17 附 5： 通 告 可按發(fā)文內(nèi)容多少使用 A4 或 A3 紙，正文 格式按管理處文件管理規(guī)定。 4． 8 對(duì)于流行性疾病，綜合管理部應(yīng)指定人員聯(lián)系防疫部門，獲得防疫方法， 顧問(wèn)書(shū) 11 并以通知的形式向顧客和員工傳達(dá)，落實(shí)防疫措施 。 4． 7． 2 同時(shí)安排人員檢查小區(qū)內(nèi)房屋的門、窗、陽(yáng)臺(tái)、天臺(tái)，對(duì)家里無(wú)人而門窗未關(guān)好的房間，應(yīng)用電話聯(lián)系該住戶。 4． 7 險(xiǎn)情有可能發(fā)生前，經(jīng)理親臨現(xiàn)場(chǎng)組織協(xié)助搶險(xiǎn)工作，綜合管理部負(fù)責(zé)巡視各部門應(yīng)急措施落實(shí) 情況，各部門主管指揮所屬人員落實(shí)應(yīng)急措施。 4． 6 居住在低洼地區(qū)的員工要隨時(shí)做好防暴風(fēng)雨的自救準(zhǔn)備，預(yù)備好沙袋防洪。 4． 4 部門的信息受理人應(yīng)在《值班記錄本》上登記信息來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容，并將接收到的預(yù)警信號(hào)在 5 分鐘內(nèi)通知本部門主管，各部門主管應(yīng)及時(shí)將信息傳遞給本部門所有人員。 4． 3 監(jiān)控中心值班人員將收到的公共預(yù)警信息在《值班記錄本》上進(jìn)行登記后即刻向各部門通報(bào)一次，并要求在 10 分鐘內(nèi)通報(bào)完畢。 4。 4．方法及過(guò)程控制 4． 1 監(jiān)控中心工作人員每天 7:00 收聽(tīng)新聞廣播和天氣預(yù)報(bào)。 六、 公共預(yù)警信息發(fā)布程序 1．目的 為加大對(duì)自然災(zāi)害、流行性疾病等公共預(yù)警信息的監(jiān)控力度，提高防范及應(yīng)付緊急事件的能力，避免因預(yù)警信息的疏漏，造成客戶和管理處財(cái)產(chǎn)及人身的損害。 各部門若有相關(guān)媒體欲對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行