總經(jīng)理助理角色與功能經(jīng)典培訓(xùn)教程(62頁)-管理培訓(xùn)-文庫吧資料
2024-08-27 09:32本頁面
【正文】 最容易將重心放在總務(wù)的工作上，常常 將有關(guān)人資工作中有關(guān)規(guī)劃的事擱在一旁。為什么呢 ? 原因很多，可能是許多公司的人事部門主管， 并不是由專業(yè)人員擔(dān)任，因此并不知道什么是專業(yè)的人力資源， 這種情況之下，你能苛求他嗎 ? 況且許多人事部門的主管年紀(jì)不 小，坦白講，企圖心已經(jīng)不夠了，許多人抱著多一事不如少一事 ，只要能順利退休就好了，這樣的人事主管，你能其期望他做出 一些企圖的事嗎 ? 另一個(gè)原因是，傳統(tǒng)的人事部門因忙于日常事務(wù)，有的公司 人事課還只是管理部的其中一課，管理部還有總務(wù)課，這時(shí)就更 慘了。這些機(jī)能放在總經(jīng)理主要是認(rèn)為這些機(jī)能是非常重要，經(jīng)營 高層希望能直接掌握，因此編列在總經(jīng)理辦公室，并設(shè)置總經(jīng)辦主 任 (副理、經(jīng)理或協(xié)理 ) 。久而久之，不如先將簽呈送給經(jīng)營企劃組，讓組員與呈 送簽呈的單位溝通后，再提供意見給總經(jīng)理參考，以加速簽呈核示 的時(shí)效。不過不論其人員是否資深，至少應(yīng)該扮演“新事業(yè)規(guī)劃”委 員會(huì)的執(zhí)行秘書，這樣才能發(fā)揮其整合的角色。有關(guān)獎(jiǎng)金多寡的訂定，可以和 QCC、提案制度結(jié)合， 共享同一份基準(zhǔn)表。這些過程、獎(jiǎng)金多少 ，都需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的程序，經(jīng)營企劃單位應(yīng)該要制定這樣的一個(gè) 標(biāo)準(zhǔn)程序，一方面讓所有單位知道，項(xiàng)目須向誰提出，列管之后， 何時(shí)須報(bào)告，結(jié)案時(shí)獎(jiǎng)金會(huì)有多少等等。 另外對公司重要的項(xiàng)目，其執(zhí)行狀況經(jīng)營企劃也需要定期追蹤 考核。所以導(dǎo)入 5S、 QCC、提案制度等等，這些廣為人知的制度，當(dāng)然由經(jīng)營企劃 來發(fā)動(dòng)導(dǎo)入，是比較適合的。 這時(shí)誰來發(fā)動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目來改善這些狀況呢 ? 答案就是經(jīng)營企 劃單位。例如 ，工廠內(nèi)物料亂擺放、不干凈又不清潔，看起來只要要求廠長嚴(yán)格 管理即可，但是成效一直不彰。 項(xiàng)目改善推動(dòng)及稽核 當(dāng)公司有許多改善的地方，由誰來發(fā)動(dòng)呢 ? 常常找不到人來負(fù)責(zé)，是許多公司共同的痛。如果是上市、上柜公司，那么又會(huì)有一套內(nèi)控內(nèi)稽制度，其實(shí) 這些有許多重疊的部分，這時(shí)經(jīng)營企劃更應(yīng)該負(fù)責(zé)將其重疊別的部 分，整合以免浪費(fèi)人力重復(fù)作業(yè)。 因此除了工程單位元及 ISO系統(tǒng)中已有的標(biāo)準(zhǔn)之外，其余尚未納 入標(biāo)準(zhǔn)化的，都?xì)w經(jīng)營企劃負(fù)責(zé)。在已經(jīng)導(dǎo)入 ISO 系統(tǒng)的公 司，這個(gè)觀念更是容易了解。另外，即便公司有信息部 門，其主管可能偏重技術(shù)，對經(jīng)營管理可能認(rèn)識(shí)不足，因此并 無法得到需要的規(guī)劃，此時(shí)總經(jīng)理經(jīng)營企劃的助理，就應(yīng)該 發(fā)揮協(xié)助的功能 標(biāo)準(zhǔn)化推動(dòng)與管理 工程部門的人員對標(biāo)準(zhǔn)化可能比較有概念，因?yàn)閺脑O(shè)計(jì)圖開 始的尺寸、標(biāo)示方法、格式等等，都有一定的標(biāo)準(zhǔn)需要遵循。 這一部份如何應(yīng)用信息科技，讓信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮科 技協(xié)助經(jīng)營管理的功能，甚至扮演策略的角色，就有賴于助理 人員對經(jīng)營管理與信息科技的體認(rèn)。 從公司中長期方針展開時(shí)，外面競爭情報(bào)、產(chǎn)也發(fā)展動(dòng)態(tài)的搜 集到擬定中長期方針等等，這是一個(gè)很重要的情報(bào)活動(dòng)。要達(dá)到這種互動(dòng)效果，總 經(jīng)理室助理須對公司內(nèi)各部門每月統(tǒng)計(jì)資料非常清楚，且定期 REVIEW，否則是無法掌握公司經(jīng)營狀況的。 經(jīng)營企劃對日常管理的責(zé)任在于規(guī)劃公司內(nèi)每個(gè)部門應(yīng)該 有的日常管理重點(diǎn)。但是部門主管還是需要部門的周會(huì)、月會(huì)等檢討 會(huì)議中，注意產(chǎn)品不良率是否有達(dá)到平常應(yīng)有的水準(zhǔn)?？墒? 當(dāng)公司經(jīng)營層認(rèn)為如果不降低不良率，未來競爭者一定會(huì)超過 我們，因此在新的年度提出不良率要降到 50p，這個(gè)目標(biāo)就 是將過去的標(biāo)準(zhǔn)提高，這時(shí) 50p是列入生產(chǎn)部門的年度目標(biāo) 當(dāng)中。 所以，目標(biāo)管理其實(shí)就是屬于日常管理的范疇，只是運(yùn)作的 掌控者不同而已。在有異常的時(shí)候，部門自己就 要設(shè)法的排除。也因?yàn)樵谕幌到y(tǒng)之間，大 家才能集中時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題及找出對策。 所以經(jīng)營企劃單位的責(zé)任，就是將目標(biāo)管理的程序標(biāo)準(zhǔn) 化，讓公司的所有部門每年用同樣的手法，來展開目標(biāo)、定 期檢討。 年度方針目標(biāo)推動(dòng)及管理 其實(shí)這一部份與上面的“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃” 是息息相關(guān)。所以，要讓 “ 中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”這樣的機(jī)能展開，就需要變 成公司經(jīng)營管理循環(huán)中的一個(gè)重要部分，這樣就能在每年經(jīng) 營活動(dòng)中，持續(xù)不斷地重復(fù)進(jìn)行。這中間最大的困難在于沒有被 規(guī)劃成一個(gè)每年常態(tài)性的討論會(huì)議（或是活動(dòng)）。可是從老板的角度來看，說不定老板心中可能是這樣想的 ，“公司內(nèi)實(shí)在沒什么人跟我談?wù)勚虚L期的規(guī)劃，也沒人在 安排，真是沒人才??！” 當(dāng)然在公司非常小的時(shí)候，可能并不需要這樣經(jīng)營管理 助理只需要老板敏銳的嗅覺，就可決定公司的經(jīng)營方針及策 略。 因此經(jīng)營管理助理需要在公司中，建立一個(gè)討論中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃的程序及方法，讓公司的高階經(jīng)營干部 養(yǎng)成一個(gè)共同討論的習(xí)慣，這是一件非作不可的核心工作。這個(gè)責(zé)任就落在經(jīng)營管理助理的身上。 以下我以總經(jīng)理最常見的機(jī)能“經(jīng)營管理”為例，說明這個(gè)機(jī)能的基本定位與職責(zé)，這樣比較容易明白核心業(yè)務(wù)是什么。 （二）助理的定位與職責(zé) 從前面的說明可知，助理初期以協(xié)助管理為主，發(fā)展到后面應(yīng)該以協(xié)助經(jīng)營為主，而當(dāng)各部門漸漸有助理人員時(shí)，管理的部分，則逐漸轉(zhuǎn)給各部門的助理人員。經(jīng)營的重 點(diǎn)在于一些前瞻性的規(guī)劃與執(zhí)行；而管理則是維持公司基本的水 準(zhǔn)。如果主要 職責(zé)沒有事先厘清，應(yīng)該有許多人會(huì)面臨如上的情形。 甲：這樣說來，你們真幸福，沒人管你們。讓我們看這樣一則對話： 甲：看你好象很忙，你們助理的主要職責(zé)是什么 ? 乙：什么都干??！反正都是一些沒人要做的事，或是老板交代的事。這些工作項(xiàng)目的層次，如果從職等設(shè)定的角度來看，其層次涵蓋從二職等到七職的工作不等(如果以基層到總經(jīng)理有十個(gè)職等為例 )，這樣一個(gè)高低差異這么大的工作范圍，也難怪許多公司無法規(guī)劃的很好，公司規(guī)模小一點(diǎn)的話，更沒有專屬助理，都是由相關(guān)主管兼著做 (例如管理部主管、總務(wù)主管 )，要談培養(yǎng)經(jīng)營管理助理實(shí)屬不易。 當(dāng)各部門有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時(shí)候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢 ? （一） 助理的工作種類與層次 從前面所提有關(guān)助理的產(chǎn)生過程，我們得知總經(jīng)理的助理一開始是以解決現(xiàn)有人事、總務(wù)、生管、行銷、營業(yè)管理等等這些領(lǐng)域相關(guān)的疑難雜癥；例如人事規(guī)定、獎(jiǎng)懲辦法、獎(jiǎng)金辦法、生產(chǎn)效率分
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