總經(jīng)理助理角色與功能經(jīng)典培訓(xùn)教程(62頁)-管理培訓(xùn)-展示頁
2024-08-31 09:32本頁面
【正文】 析。 這在景氣好的時候，還感覺不出來，一碰到業(yè)務(wù)差的時候，助理人數(shù)隨即變成許多人攻擊的箭靶。 但是為了讓助理人員學(xué)東西， 就可以一直推動許多項目嗎 ? 關(guān)于這一點(diǎn)要很小心，因?yàn)樗频捻椖咳绻麤]有和公司的經(jīng)營理念結(jié)合，單純只是為了推項目而進(jìn)行項目，最終對助理人員會產(chǎn)生許多的挫折感，最后可能還是讓助理人員跑掉。也因此我們看到助理人員除了年紀(jì)的增長之外，職務(wù)上獲得晉升的機(jī)會也比較少的一個原因 。 試想，在漫無目的的過程中，有哪個助理可以看見自己的未來呢 ? 哪個年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢 ? 在其它機(jī)能明確的單位，例如營業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門 ，待久了，說不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒有清楚的工作職責(zé)，在沒有清楚的工作目標(biāo)與項目下，能力與經(jīng)驗(yàn)可能會原地踏步的。要不然就是推動一些自己認(rèn)為或有興趣的項目，如果推動手法又不佳，則又將搞得天怒人怨。也怪不得要裁員時，直接部門常常會將箭頭指向助理單位。許多總經(jīng)理的助理就這樣從一人開始，漸漸地人數(shù)越來越多，最后依不同的機(jī)能分成許多組。此時總經(jīng)理可能會交代助理去協(xié)調(diào)兩個部 門的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類的問題或許可以減少一些。 例如， 營業(yè)部門在訂單的處理流程上，與制造部門一直配合不好，一方認(rèn)為交期不準(zhǔn)而影響產(chǎn)品的交期，使公司的信譽(yù)受損，而制造部門一直認(rèn)為營業(yè)部門時常變更規(guī)格或是縮短交期或是增加數(shù)量，徒然讓制造部門生產(chǎn)排程混亂而已。其實(shí)這個過程透露的訊息是，一個企業(yè)在成長過程中，時常會需要修改其制度，以滿足經(jīng)營管理的需求，這時助理人員就是解決這些問題最好的窗口與辦法的提出者。開始可能是人事制度的問題，也可能是總務(wù)、公關(guān)、招募等等工作，反正老板交代的，就得負(fù)責(zé)執(zhí)行。但是，許多公司有總經(jīng)理助理卻又是一個不爭的事實(shí)，因此我們要從一個經(jīng)營管理的角度出發(fā)，來理清這件事情并說明助理的角色與定位，希望對許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。此時，總經(jīng)理的助理最讓人困擾的是，他的角色是什么 ? 如果說是處理總經(jīng)理所交代的事，那總經(jīng)理沒交代時，是不是變成沒事做呢 ? 那么他到底固定的工作是什么呢 ?如果說只是協(xié)調(diào)各部門間的沖突，那要是沒有沖突的時候，怎么辦呢 ?助理之所以很難培養(yǎng)的原因也就在于此。不過當(dāng)公司規(guī)模越來越大 ,為應(yīng)付日益增加的 工作負(fù)荷，助理人數(shù)也就越來越多，職務(wù)也就越分越細(xì)，這也是不得已的情形?？偨?jīng)理助理的角色與功能 一、前言 企業(yè)在規(guī)模很小的時候，基于用 人精簡的原則下，每個人都是身兼數(shù) 職，不過不管身兼幾職，我們只探討其工作內(nèi)容，因?yàn)橹挥凶鰧Φ氖虑?，才能發(fā)揮功效并對公司有實(shí)質(zhì)的利益。因?yàn)橐粋€公司能夠成功，一定是執(zhí)行了最關(guān)鍵的幾項核心事務(wù)，至于用何種方式執(zhí)行，那是工作負(fù)荷與 派工的問題。 許多的中小企業(yè)， 在成長到某一規(guī)模時， 總經(jīng)理都會由其助理處理相關(guān)事情，或是協(xié)調(diào)各部門間的沖突。有時遇到公司要精簡人事時，助理可能是所有人的箭靶，因?yàn)橛袥]有他們好象沒有關(guān)系。 二、助理產(chǎn)生的過程 當(dāng)總經(jīng)理在全公司性的問題上，需要有人去協(xié)調(diào)、或是修訂相關(guān)規(guī)定時，此時可能派管理部門的主管去處理，不過大多數(shù)的中小企業(yè)，因主管學(xué)經(jīng)歷的問題，往往總經(jīng)理想要找一位學(xué)經(jīng)歷較佳的助理，因此許多的情況下，總經(jīng)理都是由一人助理開始的。 遇到調(diào)薪、績效獎金辦法要修改的問題，當(dāng)然還是交代總經(jīng)理的助理去處理。 另外，隨著企業(yè)規(guī)模的改變，一些作業(yè)流程也需要調(diào)整以因應(yīng)環(huán)境所需，但是如果沒有一位中間的協(xié)調(diào)人員，主管自己實(shí)在沒有時間與精神去改善，因此為了不讓企業(yè)的問題一直存在，也需要助理人員去做這一項工作。就這樣吵來吵去也不是辦法。漸漸地，找不到人負(fù)責(zé)的項目，就找總經(jīng)理的助理負(fù)責(zé)，想申請什么獎項，也找助理、對外公關(guān)也找助理。 也因?yàn)檫@樣的緣故，許多助理并未曾主動規(guī)劃助理單位應(yīng)有機(jī)能，而是每年都在處理公司異常的事務(wù)，等到總經(jīng)理交代的事情變少時，助理真的會變成“無聊”的一群人了。所以，常外出參觀公司、研討會，可能是最常用來消磨時間的方法，一個助理單位最尷尬的情形莫過于此了。如果總經(jīng)理的各級主管只忙于自己的事務(wù) (可能是老板交代的 )，這時其底下的助理人員，可說是處于自生自滅的狀態(tài)，這也可解釋許多助理很難培訓(xùn)的原因。這也是我們看到許多從事助理工作的人員，時常異動的原因。許多助理人員抱怨升遷機(jī)會不多，關(guān)鍵大多在這個地方。 三、助理的定位與職責(zé) 當(dāng)組織規(guī)模越來越大，員工人數(shù)越來越多的時候，不只總經(jīng)理有助理，各部門或處，也會有助理，漸漸地，全公司助理人員越來越多，如果再加上公司推動許多項目，例如 ISO、TPM、 TQC、 QCC、提案制度、目標(biāo)管理等等，許多公 司一不小心，間接人員一下子就會多出好多。因?yàn)橹苯由a(chǎn)人員需要多少人，與生產(chǎn)規(guī)模息息相關(guān)，只要產(chǎn)能需要多少，大約可估算出直接需要的人力，但是能夠評估間接人員所需人數(shù)是否合理的人事單位恐怕不多?；蚴峭苿右恍╉椖浚?5S、提案改善、目標(biāo)管理、申請 xx獎，反正找不到專責(zé)人員負(fù)責(zé)的都丟到總經(jīng)理的助理來處理。 但是， 規(guī)模一大就轉(zhuǎn)好了嗎 ? 其實(shí)不然， 因?yàn)閬y久了，也就習(xí)慣，連應(yīng)有的核心業(yè)務(wù)，都會模糊掉了，因此如果沒有重新理清主要職責(zé)與定位，再多的助理，還是會一團(tuán)遭。 甲：公司如果沒有你，有什么關(guān)系？因?yàn)闆]人管的事應(yīng)該就不重要了嘛！ 乙：好象是喔！因?yàn)橛袝r事情少的時候，自己真的不知道應(yīng)該干什么才好，所以只好拼命參加研討會，或是上網(wǎng)逛逛，假裝在找資料的樣子，以免在公司讓人覺得是”宮本美黛子”。 乙：好象是喔！不過這樣不是在浪費(fèi)生命嗎 ? 甲：說的也是，不過助理真的沒有主要的職責(zé)嗎 ?如果有一天助理也需要被績效考核，那你們逃得掉嗎 ? 你要拿出什么成績來交代呢 ? 乙：我想不用等到那一天吧！因?yàn)樽约簳攘?… 這樣子的對話， 聽起來可能會有許多人相當(dāng)熟悉。我個人認(rèn) 為總經(jīng)理的助理主要是協(xié)助總經(jīng)理經(jīng)營與管理公司。任何工作都應(yīng)該在這個領(lǐng)域內(nèi)，否則就是不務(wù)正業(yè)。這樣才不會出 現(xiàn)到處都是助理，功能或角色卻互相沖突。 中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃 這里所說的“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”，對經(jīng)營管理
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