【正文】 作上，常常 將有關(guān)人資工作中有關(guān)規(guī)劃的事擱在一旁。這些機(jī)能放在總經(jīng)理主要是認(rèn)為這些機(jī)能是非常重要，經(jīng)營 高層希望能直接掌握，因此編列在總經(jīng)理辦公室，并設(shè)置總經(jīng)辦主 任 (副理、經(jīng)理或協(xié)理 ) 。不過不論其人員是否資深，至少應(yīng)該扮演“新事業(yè)規(guī)劃”委 員會(huì)的執(zhí)行秘書，這樣才能發(fā)揮其整合的角色。這些過程、獎(jiǎng)金多少 ，都需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的程序，經(jīng)營企劃單位應(yīng)該要制定這樣的一個(gè) 標(biāo)準(zhǔn)程序，一方面讓所有單位知道，項(xiàng)目須向誰提出，列管之后， 何時(shí)須報(bào)告，結(jié)案時(shí)獎(jiǎng)金會(huì)有多少等等。所以導(dǎo)入 5S、 QCC、提案制度等等，這些廣為人知的制度，當(dāng)然由經(jīng)營企劃 來發(fā)動(dòng)導(dǎo)入，是比較適合的。例如 ，工廠內(nèi)物料亂擺放、不干凈又不清潔，看起來只要要求廠長嚴(yán)格 管理即可，但是成效一直不彰。如果是上市、上柜公司，那么又會(huì)有一套內(nèi)控內(nèi)稽制度，其實(shí) 這些有許多重疊的部分，這時(shí)經(jīng)營企劃更應(yīng)該負(fù)責(zé)將其重疊別的部 分，整合以免浪費(fèi)人力重復(fù)作業(yè)。在已經(jīng)導(dǎo)入 ISO 系統(tǒng)的公 司，這個(gè)觀念更是容易了解。 這一部份如何應(yīng)用信息科技，讓信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮科 技協(xié)助經(jīng)營管理的功能，甚至扮演策略的角色，就有賴于助理 人員對(duì)經(jīng)營管理與信息科技的體認(rèn)。要達(dá)到這種互動(dòng)效果，總 經(jīng)理室助理須對(duì)公司內(nèi)各部門每月統(tǒng)計(jì)資料非常清楚，且定期 REVIEW，否則是無法掌握公司經(jīng)營狀況的。但是部門主管還是需要部門的周會(huì)、月會(huì)等檢討 會(huì)議中，注意產(chǎn)品不良率是否有達(dá)到平常應(yīng)有的水準(zhǔn)。 所以，目標(biāo)管理其實(shí)就是屬于日常管理的范疇，只是運(yùn)作的 掌控者不同而已。也因?yàn)樵谕幌到y(tǒng)之間，大 家才能集中時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題及找出對(duì)策。 年度方針目標(biāo)推動(dòng)及管理 其實(shí)這一部份與上面的“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃” 是息息相關(guān)。這中間最大的困難在于沒有被 規(guī)劃成一個(gè)每年常態(tài)性的討論會(huì)議（或是活動(dòng)）。 因此經(jīng)營管理助理需要在公司中，建立一個(gè)討論中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃的程序及方法，讓公司的高階經(jīng)營干部 養(yǎng)成一個(gè)共同討論的習(xí)慣，這是一件非作不可的核心工作。 以下我以總經(jīng)理最常見的機(jī)能“經(jīng)營管理”為例，說明這個(gè)機(jī)能的基本定位與職責(zé)，這樣比較容易明白核心業(yè)務(wù)是什么。經(jīng)營的重 點(diǎn)在于一些前瞻性的規(guī)劃與執(zhí)行；而管理則是維持公司基本的水 準(zhǔn)。 甲：這樣說來，你們真幸福，沒人管你們。這些工作項(xiàng)目的層次，如果從職等設(shè)定的角度來看，其層次涵蓋從二職等到七職的工作不等(如果以基層到總經(jīng)理有十個(gè)職等為例 )，這樣一個(gè)高低差異這么大的工作范圍，也難怪許多公司無法規(guī)劃的很好，公司規(guī)模小一點(diǎn)的話，更沒有專屬助理，都是由相關(guān)主管兼著做 (例如管理部主管、總務(wù)主管 )，要談培養(yǎng)經(jīng)營管理助理實(shí)屬不易。 這在景氣好的時(shí)候，還感覺不出來，一碰到業(yè)務(wù)差的時(shí)候，助理人數(shù)隨即變成許多人攻擊的箭靶。也因此我們看到助理人員除了年紀(jì)的增長之外，職務(wù)上獲得晉升的機(jī)會(huì)也比較少的一個(gè)原因 。要不然就是推動(dòng)一些自己認(rèn)為或有興趣的項(xiàng)目，如果推動(dòng)手法又不佳，則又將搞得天怒人怨。許多總經(jīng)理的助理就這樣從一人開始，漸漸地人數(shù)越來越多，最后依不同的機(jī)能分成許多組。 例如， 營業(yè)部門在訂單的處理流程上，與制造部門一直配合不好，一方認(rèn)為交期不準(zhǔn)而影響產(chǎn)品的交期，使公司的信譽(yù)受損，而制造部門一直認(rèn)為營業(yè)部門時(shí)常變更規(guī)格或是縮短交期或是增加數(shù)量，徒然讓制造部門生產(chǎn)排程混亂而已。開始可能是人事制度的問題，也可能是總務(wù)、公關(guān)、招募等等工作，反正老板交代的，就得負(fù)責(zé)執(zhí)行。此時(shí)，總經(jīng)理的助理最讓人困擾的是，他的角色是什么 ? 如果說是處理總經(jīng)理所交代的事，那總經(jīng)理沒交代時(shí)，是不是變成沒事做呢 ? 那么他到底固定的工作是什么呢 ?如果說只是協(xié)調(diào)各部門間的沖突，那要是沒有沖突的時(shí)候，怎么辦呢 ?助理之所以很難培養(yǎng)的原因也就在于此?？偨?jīng)理助理的角色與功能 一、前言 企業(yè)在規(guī)模很小的時(shí)候，基于用 人精簡(jiǎn)的原則下，每個(gè)人都是身兼數(shù) 職，不過不管身兼幾職，我們只探討其工作內(nèi)容，因?yàn)橹挥凶鰧?duì)的事情，才能發(fā)揮功效并對(duì)公司有實(shí)質(zhì)的利益。 許多的中小企業(yè)， 在成長到某一規(guī)模時(shí)， 總經(jīng)理都會(huì)由其助理處理相關(guān)事情，或是協(xié)調(diào)各部門間的沖突。 二、助理產(chǎn)生的過程 當(dāng)總經(jīng)理在全公司性的問題上，需要有人去協(xié)調(diào)、或是修訂相關(guān)規(guī)定時(shí)，此時(shí)可能派管理部門的主管去處理，不過大多數(shù)的中小企業(yè)，因主管學(xué)經(jīng)歷的問題，往往總經(jīng)理想要找一位學(xué)經(jīng)歷較佳的助理，因此許多的情況下，總經(jīng)理都是由一人助理開始的。 另外，隨著企業(yè)規(guī)模的改變，一些作業(yè)流程也需要調(diào)整以因應(yīng)環(huán)境所需，但是如果沒有一位中間的協(xié)調(diào)人員，主管自己實(shí)在沒有時(shí)間與精神去改善，因此為了不讓企業(yè)的問題一直存在，也需要助理人員去做這一項(xiàng)工作。漸漸地，找不到人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，就找總經(jīng)理的助理負(fù)責(zé)，想申請(qǐng)什么獎(jiǎng)項(xiàng)，也找助理、對(duì)外公關(guān)也找助理。所以，常外出參觀公司、研討會(huì)，可能是最常用來消磨時(shí)間的方法，一個(gè)助理單位最尷尬的情形莫過于此了。這也是我們看到許多從事助理工作的人員，時(shí)常異動(dòng)的原因。 三、助理的定位與職責(zé) 當(dāng)組織規(guī)模越來越大，員工人數(shù)越來越多的時(shí)候，不只總經(jīng)理有助理，各部門或處，也會(huì)有助理，漸漸地，全公司助理人員越來越多，如果再加上公司推動(dòng)許多項(xiàng)目，例如 ISO、TPM、 TQC、 QCC、提案制度、目標(biāo)管理等等，許多公 司一不小心，間接人員一下子就會(huì)多出好多?；蚴峭苿?dòng)一些項(xiàng)目，例如 5S、提案改善、目標(biāo)管理、申請(qǐng) xx獎(jiǎng)，反正找不到專責(zé)人員負(fù)責(zé)的都丟到總經(jīng)理的助理來處理。 甲：公司如果沒有你，有什么關(guān)系？因?yàn)闆]人管的事應(yīng)該就不重要了嘛！ 乙：好象是喔！因?yàn)橛袝r(shí)事情少的時(shí)候，自己真的不知道應(yīng)該干什么才好，所以只好拼命參加研討會(huì)，或是上網(wǎng)逛逛，假裝在找資料的樣子，以免在公司讓人覺得是”宮本美黛子”。我個(gè)人認(rèn) 為總經(jīng)理的助理主要是協(xié)助總經(jīng)理經(jīng)營與管理公司。這樣才不會(huì)出 現(xiàn)到處都是助理，功能或角色卻互相沖突。因?yàn)樵S多經(jīng)營方針的調(diào)整與策略規(guī)劃，并非只是提個(gè)計(jì)劃案即可成行，這中間需要經(jīng)營團(tuán)隊(duì)形成共識(shí)后才能付之執(zhí)行。但是規(guī)模逐漸大了且有總經(jīng)理助理之后，就不可再維 持原狀了，否則就是不進(jìn)步。且事先需要有相當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備 ，并搜集資料，然后依公司的習(xí)慣或預(yù)算，選擇適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)舉行會(huì)議。使得公司的總體目標(biāo)能夠很緊密