【正文】 程 ) 稅票，來自于供貨商； 進(jìn)貨補(bǔ)差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進(jìn)行修正。 說明 :，則系統(tǒng)自動進(jìn)貨補(bǔ)差單 (可以到單品的數(shù)量 )，則對進(jìn)貨單進(jìn)行復(fù)印。 流程圖 流程圖說明 收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請員將稅票和進(jìn)貨單相對應(yīng)，核對價(jià)格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時(shí)的結(jié)算單并打印臨時(shí)的進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨補(bǔ)差單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，把四張單據(jù) (進(jìn)貨單、稅票、進(jìn)貨補(bǔ)差單、進(jìn)貨結(jié)算單 )捏在一起傳給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部對臨時(shí)的結(jié)算單進(jìn)行確認(rèn)后系統(tǒng)執(zhí)行付款。 說明 :由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進(jìn)貨單與隨貨同行進(jìn)行核對無誤并整理好后，傳給各個(gè)部門。 制單聯(lián)由登錄員留存； 倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進(jìn)行入庫記賬； 另外兩聯(lián) 分別傳給采購部和財(cái)務(wù)部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財(cái)務(wù)部； 財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。 單據(jù)說明 如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進(jìn)行收貨 質(zhì)檢員驗(yàn)收，并在隨貨同行上簽字 合格，登錄員勾對合同生成進(jìn)貨單。 保管員根據(jù)進(jìn)貨單記保管帳。 登錄員在勾對合同時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量 ，則通知采購員補(bǔ)合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。 對于合格商品，則交給登錄員填寫進(jìn)貨單，不合格的作拒收，入代管庫。 采購入庫管理 采購入庫業(yè)務(wù)包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗(yàn)收、勾對合同生成進(jìn)貨單、記保管帳。 進(jìn)貨合同管理 進(jìn)貨合同的管理包括 :合同的填制、審 批、生效幾個(gè)環(huán)節(jié)。 采購計(jì)劃管理 采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時(shí)結(jié)合市場情況、 季節(jié)因素等，維護(hù)一個(gè)合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報(bào)警自動生成采購計(jì)劃，采購計(jì)劃主要包括 :品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進(jìn)價(jià)、最低進(jìn)價(jià)、最后一次的供貨商等參考信息以指導(dǎo)采購員與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 首營客戶管理 銷售業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關(guān)部門審核后錄入系統(tǒng)。 2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應(yīng)商管理”功能錄入新供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。批準(zhǔn)后，質(zhì)管部門對首營申請進(jìn)行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供相關(guān)部門對某個(gè)新品種提出首營申請 質(zhì)管部從質(zhì)管的角度對新品進(jìn)行資質(zhì)審查 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)商品的基礎(chǔ)信息 物價(jià)員從進(jìn)銷差價(jià)的角度對首營進(jìn)行審批、定出零售價(jià) 領(lǐng)導(dǎo)審批 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 16 應(yīng)商進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)。 4. 物價(jià)員 :在系統(tǒng)中對首營品種進(jìn)行訂價(jià)。 2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營品種進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。 流程圖 流程圖說明 首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當(dāng)某個(gè)商品的首營申請被批準(zhǔn)之后，才由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員將商品 的基礎(chǔ)信息通過“商品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 15 第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案 首營品種管理 采購員在新品引進(jìn)之前，要盡可能詳細(xì)地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關(guān)部門審批。 3，應(yīng)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)收帳 飲片廠應(yīng)收帳 每個(gè)應(yīng)收帳均核算到單位、銷售人員。 2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳 (核算級 ) 配送中心存貨帳 各門店存貨帳 飲片廠存貨帳 (核算級 ) 存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。 設(shè)定飲片加工廠為獨(dú)立核算單元。 業(yè)務(wù)帳數(shù)量 ＝ 當(dāng)前保管帳數(shù)量 ＋ 到貨未記保管帳數(shù)量 － 開票未記保管帳數(shù)量。 1，業(yè)務(wù)帳設(shè)置 設(shè)置如下： 采購部業(yè)務(wù)帳：指導(dǎo)采購部作進(jìn)貨計(jì)劃； 飲片廠采購業(yè)務(wù)帳 : 指導(dǎo)飲片廠作進(jìn)貨計(jì)劃； 配送業(yè)務(wù)帳 : 用于對門店進(jìn)行配送。設(shè)置的原則是充分考慮到將來馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司可能的擴(kuò)展內(nèi)容。 硬件 : 服務(wù)器 : IBMx370 以上，至少 1g 內(nèi)存，硬盤 raid，至少兩個(gè) cpu； Pc: 關(guān)鍵用戶 以上 (包括 :配送中心、門店 )，內(nèi)存最少 128M,門店內(nèi)存建議 256M 其他用戶 CPU1g 以上，內(nèi)存最少 128M 打印機(jī) : 總部票據(jù)和報(bào)表打印 :epsonlq1600k 系列 門店票據(jù)打印 :epson tm200 系列熱敏打印機(jī) ,報(bào)表打印 epson300k 系列 . Ups: 建議 8 小時(shí)。 公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務(wù)器。 網(wǎng)絡(luò) : 公司總部、飲片加工廠之間建立 10/100M 的局域網(wǎng)。 負(fù)責(zé)車間領(lǐng)料的入庫、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫。 對門店的銷售情況和收款情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析。 負(fù)責(zé)導(dǎo)購，對于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。 ，從預(yù)期利潤的角度判斷是否應(yīng)該引進(jìn)新品； 4. 報(bào)表查詢和管理 對訂價(jià)和調(diào)價(jià)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 六、價(jià)格管理 對新品種進(jìn)行定價(jià)，包括 :批發(fā)價(jià)、零售價(jià)和例外價(jià)。 對質(zhì)量管理相關(guān)報(bào)表進(jìn)行查詢。 對首營商品和單位的資質(zhì)進(jìn)行核查并初審。 五、質(zhì)管部 對來貨進(jìn)行 清點(diǎn)后驗(yàn)收，把結(jié)果交給登錄員。 根據(jù)收款憑證，在系統(tǒng)中勾對銷售結(jié)算單生成銷售收款單，生成傳票，負(fù)責(zé)應(yīng)收帳的管理。 在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，依據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)方案，由業(yè)務(wù)傳票生成財(cái)務(wù)臨時(shí)憑證，轉(zhuǎn)到金算盤系統(tǒng)中。 對庫存情況、出入庫情況、批號效期情況和是否付款情況進(jìn)行報(bào)表查詢和統(tǒng)計(jì)分 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 8 析。 負(fù)責(zé)商品的保管和記賬； 負(fù)責(zé)依據(jù)相關(guān)出庫單據(jù)進(jìn)行揀貨； 負(fù)責(zé)打印盤點(diǎn)表，并進(jìn)行盤點(diǎn)； 根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存明細(xì)信息； 對代管商品作代管入庫和代管出庫。 對進(jìn)貨情況、退貨 、換貨、銷售情況、庫存情況、付款情況、缺貨率等進(jìn)行查詢和分析。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 7 負(fù)責(zé)進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單數(shù)量金額的核對，根據(jù)付款條款打印出付款審批表交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)跟蹤付款情況。 負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。 負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件硬件和網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)。 說明 :可以一人多崗。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 5 第一部分 組織機(jī)構(gòu)描述 公司組織機(jī)構(gòu)圖 組織結(jié)構(gòu)說明 : 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠是兩個(gè)單獨(dú)的核算單元，各自有單獨(dú)的財(cái)務(wù)帳總經(jīng)理 質(zhì)量總監(jiān) 副總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 信息中心 質(zhì)量管理部 辦公室 門店管理部 財(cái)務(wù)會計(jì)部 采購部 配送中心 監(jiān)事會 董事會 飲片加工廠 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 6 套；兩者之間是買賣關(guān)系。系統(tǒng)提供的細(xì)致的操作權(quán)限分配嚴(yán)密了企業(yè)管理的內(nèi)部控制，詳細(xì)的業(yè)務(wù)信息為管理層進(jìn)行深入分析服務(wù)，高效的網(wǎng)絡(luò)資源共享更加快了管理信息的處理、分析和反饋速度。 5．改善部門間的溝通，提高整體工作效率； 6．加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提高業(yè)務(wù)的總體管理水平； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 4 7．完善基礎(chǔ)數(shù) 據(jù)維護(hù)工作，提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平； 8．細(xì)化財(cái)務(wù)核算管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理工作； 9 .業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化 ,使得業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)不再割裂； 10．加強(qiáng)對批號管理，提供批號業(yè)務(wù)全程跟蹤； 11．規(guī)范報(bào)表的數(shù)據(jù)來源，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，使得報(bào)表分析成為可能。 ：管理系統(tǒng)的重點(diǎn)是在于強(qiáng)調(diào)管理，此方案在編寫流程中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了流轉(zhuǎn)過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導(dǎo)向的反饋機(jī)制。 ：做到票據(jù)在流通過程中的自然或必然鏈接。 本方案敘述的主線是業(yè)務(wù)流程，而不是部門，因?yàn)榱鞒淌强绮块T的，如果以部門為主線必然造成流程的斷裂。實(shí)施方案既是對企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程的總體規(guī)劃，也是對下一步具體實(shí)施工作的目標(biāo)和范圍界定。 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 信息化工程實(shí)施方案 北京英克科技有限公司 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 2 目 錄 前 言 ................................................................................................................................................3 第一部分 組織機(jī)構(gòu)描述 .........................................................................................................................5 第二部分 崗位職責(zé)描述 .........................................................................................................................6 第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案 ................................................................................................................ 10 第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案 ....................................................................................................................... 12 第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案 ................................................................................................................ 15 首營品種管理 ..................................................................................................................................... 15 首營供應(yīng)商管理 ................................................................................................................................. 15 首營客戶管理 ..................................................................................................................................... 16 基