【文章內容簡介】 進行錄入和收款，如果需要則打印收款小票。 對門店的銷售情況和收款情況進行查詢和統計分析。 八、飲片加工廠 1. 飲片廠倉庫保管 負責原藥材和飲片的出庫、入庫和庫內管理。 負責車間領料的入庫、車間物料消耗、以及產成品的出庫。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 10 第三部分 硬件軟件網絡方案 本章主要描述馬應龍大藥房連鎖有限公司使用 PM 系統后的硬件軟件和網絡總體規(guī)劃。 網絡 : 公司總部、飲片加工廠之間建立 10/100M 的局域網。 公司總部和門店之間采用實時的寬帶連接。 公司總部和飲片廠共用數據服務器。 計算機終端放置要求：質量管理各崗位、進貨部門各崗位、配送 中心各崗位、保管員崗位、財務部各崗位、基礎數據管理崗位、系統管理員崗位、門店各崗位、各領導崗位均要設置終端，對于查詢各點可根據實際情況進行相應設置。 硬件 : 服務器 : IBMx370 以上，至少 1g 內存，硬盤 raid，至少兩個 cpu； Pc: 關鍵用戶 以上 (包括 :配送中心、門店 )，內存最少 128M,門店內存建議 256M 其他用戶 CPU1g 以上，內存最少 128M 打印機 : 總部票據和報表打印 :epsonlq1600k 系列 門店票據打印 :epson tm200 系列熱敏打印機 ,報表打印 epson300k 系列 . Ups: 建議 8 小時。 網絡設備 : 路由器、交換機； 軟件 : 服務器端 : 操作系統使用 windows2020 server 數據庫使用 oracle816 server 客戶端 : 操作系統使用 windows2020 professional 數據庫使用 oracle816 client 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 11 門店 : 操作系統使用 windows2020 professional 數據庫使用 oracle816 server 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 12 第四 部分 系統設置方案 系統設置主要涉及到所有與業(yè)務相關帳的設置，包括財務帳的設置及非財務帳的設置；財務帳的設置包括核算單元的設置、存貨帳、應收帳、應付帳、采購帳、預收帳、預付帳等；非財務帳的設置包括業(yè)務帳和保管帳。設置的原則是充分考慮到將來馬應龍大藥房連鎖有限公司可能的擴展內容。 第一節(jié) 非財務帳設置 此部分帳是指導業(yè)務進行相關工作。 1，業(yè)務帳設置 設置如下： 采購部業(yè)務帳：指導采購部作進貨計劃； 飲片廠采購業(yè)務帳 : 指導飲片廠作進貨計劃； 配送業(yè)務帳 : 用于對門店進行配送。 說明：業(yè)務帳是實 際業(yè)務發(fā)生的實時反映。 業(yè)務帳數量 ＝ 當前保管帳數量 ＋ 到貨未記保管帳數量 － 開票未記保管帳數量。 2，保管帳設置 設置如下： 大藥房保管帳 配送中心中藥飲片庫保管帳 配送中心特殊藥品庫保管帳 配送中心中西成藥庫保管帳 配送中心退貨庫保管帳 配送中心不合格品庫保管帳 大藥房代管庫保管帳 各 門店保管帳 飲片廠保管帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 13 飲片廠原藥材庫保管帳 飲片廠成品庫保管帳 飲片廠車間保管帳 飲片廠 代管庫保管帳 第二節(jié) 財務帳設置 1，核算單元 設定武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司為法人核算單元。 設定飲片加工廠為獨立核算單元。 分別核算武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠的業(yè)務情況及財務情況。 2，存貨帳設置 設置如下： 大藥房存貨帳 (核算級 ) 配送中心存貨帳 各門店存貨帳 飲片廠存貨帳 (核算級 ) 存貨的成本核算方法是月底加權平均。 同一個商品在一個核算單元內成 本相同。 3，應收帳設置 設置如下： 大藥房應收帳 飲片廠應收帳 每個應收帳均核算到單位、銷售人員。 4，應付帳設置 設置如下： 大藥房應付帳 飲片廠應付帳 應付帳核算到單位； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 14 5，預收帳設置 設置如下： 大藥房預收帳 飲片廠預收帳 對于設定的每個預收帳均核算到單位 6，預付帳設置 設置如下： 大藥房預付帳 飲片廠預付帳 預付帳設置為按單位進行核算 ； 7，采購帳設置 設置如下： 大藥房采購帳 飲片廠采購帳 采購帳核算到單位和商品；余額方向為貸方。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 15 第五部分 業(yè)務流程管理方案 首營品種管理 采購員在新品引進之前，要盡可能詳細地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關部門審批。領導批準后就可以正式經營該品種了。 流程圖 流程圖說明 首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統中并不做記錄，只是當某個商品的首營申請被批準之后，才由基礎數據管理員將商品 的基礎信息通過“商品基礎數據管理功能”錄入到系統中來。 崗位職責說明 1．采購員 ：收集資料，填寫首營審批單。 2．質管人員：對經公司領導批準的首營品種進行相關的資質檢查。 3. 基礎數據管理員：將質管審核通過后的首營品種的基礎信息錄入系統。 4. 物價員 :在系統中對首營品種進行訂價。 首營供應商管理 采購員在供應商首營審批之前，要盡可能詳細地了解供應商的情況，之后提出首營申請，交公司的相關領導進行審批。批準后，質管部門對首營申請進行資質檢查，然后就可以跟該供相關部門對某個新品種提出首營申請 質管部從質管的角度對新品進行資質審查 基礎數據管理員維護商品的基礎信息 物價員從進銷差價的角度對首營進行審批、定出零售價 領導審批 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 16 應商進行正常的業(yè)務。 流程圖 流程圖說明 錄入供應商數據之前的審批工作在系統中并不做記錄。當審批通過之后，基礎數據管理員用系統提供的“供應商管理”功能錄入新供應商的基礎數據。 崗位職責描述 1．采購員 ：收集供應商信息，填寫首營審批單。 2．質管人員：對經公司領導批準的首營供應商進行相關的資質檢查。 3. 基礎數據管理員：將質管審查和領導審核通過的首營供應商的基礎信息錄入系統。 首營客戶管理 銷售業(yè)務員發(fā)現新客戶后填寫審批單交有關部門審核后錄入系統。 流程圖 流程圖說明 采購部提出首營申請 相關領導審批 質管部進行資格審查 基礎數據管理員維護供應商信息 銷售業(yè)務員提出增加新客戶申請 領導審批 質管部作資格審查 確定價格類型 基礎數據管理員把客戶信息錄入系統 銷售部經理審核意見 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 17 錄入客 戶數據之前的審批工作在系統中并不做記錄。當審批通過之后，基礎數據管理員用系統提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎數據。 崗位職責 銷售業(yè)務員：收集客戶資料，填寫首營審批單交領導，質管部審批后交基礎數據管理員 基礎數據的日常管理 基礎數據導入到 INCA 系統后，需要專門設立基礎數據管理員崗位對基礎數據進行管理，管理流程如下 : 崗位職責描述 : 1. 基礎數據管理員 :響應各部門對基礎數據的維護要求。 采購計劃管理 采購員根據系統提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結合市場情況、 季節(jié)因素等，維護一個合理的上下限庫存數量，系統根據庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括 :品名、規(guī)格、產地、采購數量，另外由系統提供最后進價、最低進價、最后一次的供貨商等參考信息以指導采購員與供應商進行業(yè)務洽談。 基礎數據變更申請 部門領導確認 基礎數據管理員維護變更信息 采購員維護商品的上下限信息 查 詢 庫存報警 打印采購計劃 采購員根據實 際情況調整采購計劃 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 18 崗位職責 采購員：維護上下限信息、打印采購計劃 單據說明 采購計劃單 :用于指導采購員進行采購，打印后可以調整采購信息，主要包括 : 品名、規(guī)格、產地、采購數量等信息；可以沒有價格信息，在填制合同時再確定價格。 進貨合同管理 進貨合同的管理包括 :合同的填制、審 批、生效幾個環(huán)節(jié)。 流程圖 合同管理流程如下： 流程圖說明 采購員根據與供貨商洽談的情況，在系統中維護臨時的合同，經過相關領導審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。 采購入庫管理 采購入庫業(yè)務包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗收、勾對合同生成進貨單、記保管帳。 流程圖 入庫流程如下： 采購員根據洽談結果，在系統中填制臨時的采購合同 相關領導對合同進行審批 合同變成正式合同 轉到采購入庫流程 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 19 流程圖說明 收貨員在收貨之前要在系統中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理； 根據隨貨同行進 行清點商品，同時質管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數量，簽收的隨貨同行的兩聯交給供應商。 對于合格商品，則交給登錄員填寫進貨單，不合格的作拒收，入代管庫。 登錄員需要核對進貨單的價格與對方隨貨同行的價格是否一致，如果不一致則通知采購部作處理。 登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現此次收貨的數量大于合同數量 ，則通知采購員補合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數量小于合同數量的情況是正常情況。 登錄員填寫進貨單時，如果此次進價高于上一次進價，系統會出現提示，同時打印的單據上會出現審 批信息，待審批的單據由采購員報送領導審批后，才能傳到相關部門。 保管員根據進貨單記保管帳。 登錄員填寫進貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據實際情況對貨位進行調整。 單據說明 如果有合同，收貨員根據隨貨同行進行收貨 質檢員驗收，并在隨貨同行上簽字 合格，登錄員勾對合同生成進貨單。打印 單據 保管員入庫記保管帳 單據傳到采購部 單據傳給財務部，財務部根據單據記商品帳和采購帳 轉到付款流程 如果不合格則作拒收 登錄員填寫代管入庫單 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司 20 ，一式四聯 : 制單聯、倉庫聯、采購聯、財務聯；進貨單上打印對方單據號。 制單聯由登錄員留存； 倉庫聯隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬； 另外兩聯 分別傳給采購部和財務部，對方的隨貨同行聯傳給財務部； 財務