【導(dǎo)讀】武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司。信息化工程實施方案。北京英克科技有限公司。英克科技有限公司

　　

【正文】 領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn)報損單。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報損單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉庫出庫記保管帳 財務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 30 3. 保管員，出庫記賬。 報溢管理 報溢的原因主要是由于盤點多出 . 流程圖 流程如下： 流程圖說明 配送中心養(yǎng)護(hù)員或者門店人員根據(jù)盤點的結(jié)果在系統(tǒng)中錄入報溢單并打印《報溢報告單》，《報溢報告單》經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，走入庫流程。對應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報溢單管理，報溢單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當(dāng)于審批的過程。 審批的權(quán)力在系統(tǒng)中通過崗位授權(quán)來設(shè)定。 對于門店商品 報溢 的情況 ，必須得到質(zhì)管部、財務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。 需要說明的是，盡管不在系統(tǒng)中管理贈品，但是可以在配送中心對贈品進(jìn)行報溢處理以變成正常的商品，但是會影響成本單價，這與不在系統(tǒng)中管理贈品是不矛盾的。 單據(jù)說明 2． 報溢單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。 崗位操作規(guī)范 1．養(yǎng)護(hù)員，用到 報溢單 管理，填寫 報溢單 ，并打印 報溢 審批單。 2．質(zhì)量管理員，在 報溢 審批單上簽字 3. 財務(wù)人員，在 報溢 審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn) 報溢單 。 4. 保管員， 入 庫記賬。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報溢單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉庫入庫記保管帳 財務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 31 商品狀態(tài)調(diào)整 商品的狀態(tài)包 括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。前者指是否合格，后者指是否可銷。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。狀態(tài)的調(diào)整來源于質(zhì)量問題、政策原因、效期等。 流程圖 商品狀態(tài)調(diào)整的流程如下所示： 流程圖說明 ，填寫質(zhì)量報告單，質(zhì)管員對這些商品進(jìn)行檢驗，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質(zhì)量調(diào)整單，調(diào)整在庫商品質(zhì)量狀態(tài)，采購部在商品質(zhì)量調(diào)整單上給出處理意見，養(yǎng)護(hù)員在系統(tǒng)中填寫移庫單，把這些商品移到相應(yīng)倉庫。 ，以使之 可銷或者不可銷 單據(jù)說明 商品狀態(tài)調(diào)整單：記錄商品在庫狀態(tài)變化的單據(jù)。其保存后直接對當(dāng)前可銷庫存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。 崗位職責(zé) 1． 養(yǎng)護(hù)員：依據(jù)日常庫房商品養(yǎng)護(hù)情況手工填寫質(zhì)量報告單，并將其傳遞給質(zhì)管部門。 庫存明細(xì)調(diào)整 庫存明細(xì)信息包括：貨位、批號、包裝等。庫存明細(xì)調(diào)整來源于： 細(xì)的錯誤 。 GSP 要求批號全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號；在庫商品批號的調(diào)整用到功能 :庫存明細(xì)調(diào)整，但是對于已經(jīng)出庫的商品不能調(diào)整批號。 單據(jù)說明 庫存明細(xì)調(diào)整單：記錄商品在庫明細(xì) 信息變化的單據(jù)。其保存后直接對當(dāng)前庫存（批號庫養(yǎng)護(hù)員填寫質(zhì)量報告單 質(zhì)管進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫商品狀態(tài)調(diào)整單 采購部給出處理意見后作相應(yīng)處理 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 32 存、貨位庫存）產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。 崗位操作規(guī)范 庫存明細(xì)調(diào)整，由養(yǎng)護(hù)員完成，用于調(diào)整在庫商品的明細(xì)信息。 效期報警管理 配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對藥品效期情況進(jìn)行查詢，對近效期的藥品做出相應(yīng)處理。 報表說明 1．效期報警報表，包含了品名、品規(guī)、廠牌、批號、貨位、生產(chǎn)日期、失效日期、供應(yīng)商等信息。 說明 :如果對應(yīng)多于一個供應(yīng)商，則取最近的一個。 崗位操作規(guī)范 1．查詢效期報警報表，由倉庫人員操作。 GSP 管理 系統(tǒng)有專門的 GSP 管理模 塊，建議只對與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過系統(tǒng)來管理，主要包括 :證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復(fù)核記錄等。 GSP 模塊主要由質(zhì)管部的相關(guān)人員來操作。 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù) 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)的功能從總體上劃分為兩類： 初始設(shè)置部分 包括這樣幾個功能：業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)方案設(shè)置、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)帳科目合并設(shè)置、臨時憑證字段數(shù)據(jù)來源定制和為其它財務(wù)軟件提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)憑證的接口設(shè)置功能。初始設(shè)置主要完成這樣的功能：業(yè)務(wù)中的什么樣的數(shù)據(jù)怎樣轉(zhuǎn)到財務(wù)中的哪個帳套、哪個科目中去。 日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)日常使用包括三個功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證 、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 33 務(wù)臨時憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查。前兩個功能主要是把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳票中的數(shù)據(jù)按照設(shè)置轉(zhuǎn)到相應(yīng)帳套的相應(yīng)科目中去，同時填寫憑證的其它信息。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查用于對業(yè)務(wù)的余額與財務(wù)相關(guān)科目的余額的對帳功能提供簡單 sql 輔助生成以及對帳功能實現(xiàn)。 （其中實線表示必須執(zhí)行此步，虛線表示任選） 流程圖如下 : 業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的財務(wù)傳票，記賬后通過業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)系統(tǒng)生成臨時的財務(wù)憑證，然后通過專門開發(fā)的接口程序把臨時憑證轉(zhuǎn)到金算盤軟件中。 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程 進(jìn)貨結(jié)算付款流程 銷售結(jié)算收款流程 報損、報溢流程 存貨類傳票 進(jìn)貨結(jié)算類傳票 銷售結(jié)算類傳票和存貨類傳票 存貨類傳票 傳票記賬 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)，生成臨時憑證 輸出到金算盤財務(wù)系統(tǒng) BMS3 傳票 初始設(shè)置 業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證 臨時憑證編輯 財務(wù)軟件 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 34 說明 : 1. 建議業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)工作在月底進(jìn)行，因為月底前業(yè)務(wù)單據(jù)可能會發(fā)生變化； 2. 結(jié)賬的日期，可以每個月單獨設(shè)置，但要求與財務(wù)系統(tǒng)一致。 請貨和配送 請貨流程一般由門店自己驅(qū)動 ,門店請貨員根據(jù)門店的實際庫存情況、銷售情況，直接填寫請貨計劃。 對于還未切換的門店的請貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請貨單。 配送中心開票根據(jù)門店的請貨 情況，在系統(tǒng)中作配送，配送的過程是由系統(tǒng)自動進(jìn)行的。 流程圖 流程圖說明 配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。 確認(rèn)請貨的過程可以由系統(tǒng)自動完成。 只有確認(rèn)狀態(tài)的請貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。 崗位職責(zé)及操作 門店請貨，由門店的請貨人員操作，用于生成請貨計劃． 配送決策 , 由配送中心開票員操作，生成配送單。 門店收貨 門店收到配送中心的來貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時增加門店的庫存． 手工填寫請貨計劃 啟動 dbcopy 復(fù)制數(shù)據(jù) 確認(rèn)請貨 配送決策 確定臨時配送，打印配送單 保管員出庫，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 35 流程圖 流程圖說明 默認(rèn)配送中心的送貨沒 有問題，按照配送單上的商品數(shù)量作收貨入庫處理， 24 小時內(nèi)如果有數(shù)量或者質(zhì)量上的問題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理 : 1. 如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補(bǔ)配，不用在系統(tǒng)處理； 2. 如果批號錯了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進(jìn)行批號的調(diào)換； 3. 如果有破損或者其他質(zhì)量問題，由門店提出配退申請，經(jīng)配送中心同意后走配退流程； ，門店可以直接填寫實際收貨數(shù)量，有問題的商品由配送員帶回配送中心，同時系統(tǒng)自動產(chǎn)生配送退回單，增加配送中心庫存。 崗位職責(zé)及操作 門店收貨員 : 勾對 配送單生成門店的入庫單 ，增加門 店庫存． 門店退貨 采購部通知門店退貨或者門店提出退貨申請，門店填寫配送退貨單，由采購部審批后生效．貨退到配送中心倉庫，然后作驗收和入庫。 單據(jù)說明 配送退貨單，在配送中心產(chǎn)生，包括商品信息、門店信息。分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián)、門店聯(lián)。 門店按照配送單對來貨進(jìn)行清點，并對配送單進(jìn)行勾對收貨 增加門店的庫存 商品上架 門店退貨申請 采購部審批 開票員生成退貨入庫單 驗收員作驗收，填寫手工的驗收單 保管員入退貨庫，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 36 崗位職責(zé)及操作 門店退貨員員，填寫配送退貨單； 開票員，根據(jù)驗收的實際情況，勾對配送退貨單生成退貨入庫單。 保管員 ,根據(jù)退貨入庫單作入庫記賬操作。 中心鋪貨 中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。 與門店請貨流程類似，不同點在 于配送的策動點在配送中心。 單據(jù)說明 配送單，格式同前面談到的配送單． 崗位職責(zé)及操作 開票員，填寫庫存調(diào)整單。 店間調(diào)貨 為了規(guī)范門店間的調(diào)貨行為，避免批號的混亂，應(yīng)該禁止門店之間的借貨行為。 說明 為了規(guī)范調(diào)貨行為，調(diào)入店必須在移出單上簽字，同時系統(tǒng)會每月提供調(diào)貨的報表供核對之用。 考慮到門店的設(shè)備情況，移庫單不打印而用手工單據(jù)代替。 開票填寫主動鋪貨單 執(zhí)行鋪貨，打印配送單 出向門店填寫單向移出單，減少庫存， 打印單據(jù) 入向門店，填寫單向移入單，增加庫存 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 37 門店銷售收款 流程圖說明 營業(yè)員開出小票中應(yīng)該包含以下信息 :商品 id、批號、數(shù)量等。 上述流程也可以改成超市模式的，即省略掉 營業(yè)員開銷售單的過程，顧客直接拿著商品去交款，這就要求門店柜臺上的每個商品上都必須貼上商品 id，流程圖如下 : 收銀員輸入的信息包括 :商品 id、數(shù)量、價格和會員卡號，輸入會員卡號后自動帶出此顧客對應(yīng)的折扣。 單據(jù) 收款小票 顧客退貨 顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。 退貨的審核包括：是否是本門店的銷售，商品的質(zhì)量是否合格，批號是否正確． 顧客 選購商品 營業(yè)員開出銷售單 顧客根據(jù)銷售單交款 收款員收款并打印收款小票 顧客取貨 店長審核顧客退貨要求 收款員勾原單退貨 打印小票，退錢 營業(yè)員收貨 顧客選購商品 顧客拿著商品去交款 收款員收款并打印收款小票 顧客取貨 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 38 日結(jié) 每天門店的營業(yè)結(jié)束之后，門店要作日結(jié)，日結(jié)之前要保證所有收貨都已經(jīng)作了入庫記賬．日結(jié)時 ，系統(tǒng)要作物流日結(jié)、帳務(wù)日結(jié)和銷售匯總．同時自動產(chǎn)生下一個邏輯日． 同時自動產(chǎn)生相應(yīng)的報表。 門店顧客管理 門店顧客的管理包括 : 顧客基本信息、顧客的分類、顧客的銷售和積分統(tǒng)計分析、顧客的折扣定義等。 系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能； 對于顧客的分類管理，可以通過對顧客進(jìn)行分類編碼即可 顧客的銷售統(tǒng)計和積分累計，可以通過報表解決，但要求門店銷售時需要輸入顧客的卡信息。 門店藥品的分類管理 即陳列管理，系統(tǒng)中可以定義貨位，通過對貨位的細(xì)分達(dá)到藥品分類管理的目的。 拆零藥品銷售 對于需要拆零銷售的藥 品，門店銷售采取小數(shù)的形式，如果除不盡可以靈活處理。 飲片管理 飲片所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都應(yīng)該管理到單品； 飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個產(chǎn)地； 飲片的基本單位定義成克，門店銷售時以 10 克為單位進(jìn)行銷售，而采購和批發(fā)以公斤為單位； 建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因為這樣會導(dǎo)致速度很慢； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 39 門店促銷管理 主要有以下幾種形式 1. 買贈形式，因為贈品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理； 2. 會員形式，系統(tǒng)維護(hù)會員信息，門店銷售時系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報表可以統(tǒng)計積分； 3. 前臺折扣形式，后臺定義最高折扣限制和低于 成本檢查； 4. 后臺調(diào)價的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。 醫(yī)保卡銷售管理 流程如下 : 說明 :在 INCA 系統(tǒng)中