職場(chǎng)達(dá)人從社交禮儀開(kāi)始(參考版)
2024-11-16 23:11本頁(yè)面
【正文】 不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。4．TO，CC 中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。3． 而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC 的人了的。正確使用發(fā)送，抄送，正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分 To 和 CC 還有 BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1． To 的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的 RE 來(lái) RE 去，與發(fā)件人討論。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。 對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。 當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不 要超過(guò)24小時(shí)。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體 小一些。你可以在 OUTLOOK 中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但 信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。這是經(jīng)研究證 明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英 文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。不主動(dòng)發(fā)起英文郵件 如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。語(yǔ)言的選擇和漢字編碼 英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的 場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)附件 ，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。如果配合圖表加以闡述，收件 人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。合理的提示是必 要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。如果是英文 Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之 類的郵件，這會(huì)讓人很反感。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人 有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！ 正文多用1234之類的列表，以清晰明確。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。最好不要讓人 家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。Email 正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作 為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平
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