職場達人從社交禮儀開始-資料下載頁
2024-11-16 23:11本頁面
【正文】 一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人 對象與場合，切記一定要得體。 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得 疏遠。你可以在 OUTLOOK 中設置多個簽名檔，靈活調(diào)用。，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體 小一些?；貜图记? Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時 間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不 要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么 著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其 他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越 RE 越高，這將導致郵件過于冗長笨拙 而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。5．要區(qū)分 Reply 和 Reply All（區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該 replay all，讓大家都知道； 不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE 來 RE 去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行！ 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。正確使用發(fā)送，抄送，正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分 To 和 CC 還有 BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1． To 的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。2． 而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC 的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果 CC 的人有建議，當然可以回 Email。3． 而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC 的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。4．TO，CC 中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都 可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不 要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人。如果有需要 還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將 RE 了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
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