第15章：秘書工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)(參考版)
2024-11-16 23:05本頁面
【正文】 3報價單制作。禮品包裝。2Madeinchina網(wǎng)站、Marketing及Info郵箱國外查詢盤轉(zhuǎn)發(fā)、統(tǒng)計。2每周二內(nèi)務(wù)會議議前準(zhǔn)備工作。2送機、調(diào)機人員對外工作服務(wù)態(tài)度考核。2夏季謝生辦公室內(nèi)空調(diào)排水清倒。每周謝生辦公室外內(nèi)白板筆檢查是否有水。18其它日常工作等。16辦公用品、謝生辦公室和總經(jīng)辦飲品及日常物品申購及領(lǐng)用等。14日常文件的存檔整理。12協(xié)助DAVID處理并追蹤各分廠事務(wù)（機械廠、印塑廠、香港及上海）。10客戶資料的管理（展會搜集的名片輸入，營業(yè)一部已有客戶資料的輸入）并歸類整理等。收發(fā)傳真、復(fù)印、分發(fā)相關(guān)的文件。維持冰箱內(nèi)（謝生辦公室及總經(jīng)辦內(nèi)兩個冰箱）有足夠的必備飲料。謝生辦公室雜志、彩頁的更新、添加及新增等，每日更換報紙夾上面的報紙?？腿藖碓L時沏茶（冬天沏茶；或個別外國客人需求咖啡）客人走后臺面的清理。，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。（三）商務(wù)談判，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。，提高團隊的工作效率。，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。、接機等迎賓工作。一、商務(wù)溝通（一）接待工作，為來賓接待工資做好準(zhǔn)備。第三篇：秘書工作職責(zé)秘書的工作職責(zé)及分工秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實施提高服務(wù)的人員。他們有的年齡不大口氣倒很大，無怪乎被人說“領(lǐng)導(dǎo)好見，秘書難搪”。有人反映某些單位官僚主義嚴重。說它是“窗口”，是因為內(nèi)外聯(lián)系，來信來訪，各方商洽工作，大都由秘書機構(gòu)出面辦理，人們往往把它們看成是代表領(lǐng)導(dǎo)的。五、領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的門面作用秘書機構(gòu)素有“關(guān)口”、“窗口”之稱。領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，秘書還要在貫徹、落實決策過程中，將執(zhí)行的情況、成績、經(jīng)驗以及存在的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的耳目。也就是說，掌握的信息面要廣、量要大，但反映給領(lǐng)導(dǎo)的則要少、要精，信息不在于字多字少，話多話少，而在于是否抓到了點子上。其信息來源主要有兩方面，一是來自下面的實際工作情況和動態(tài)反映，二是來自上級的指示精神和外地區(qū)、外單位的經(jīng)驗。當(dāng)然，這還不夠，還應(yīng)包括主動開展工作，把領(lǐng)導(dǎo)的意圖傳達出去，進行信息反饋。這項任務(wù)十分繁重，須花大力氣才能做好。所以有的書說：“秘書部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。秘書機構(gòu)掌握著大量的、各種各樣的信息，上級的精神通過這里傳達下去，基層的動向通過這里反饋上來。秘書機構(gòu)在這個網(wǎng)絡(luò)中處于中心位置，起著樞紐作用。參謀作用體現(xiàn)在秘書工作各個方面，如幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好工作布局；為一定時期的重點工作、重要會議和活動制定措施、步驟，供領(lǐng)導(dǎo)考慮；文件來了不是原封不動送交領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)二傳手，而是事先經(jīng)過研究，提出參考意見(最好提出兩種以上供領(lǐng)導(dǎo)選擇)；對要辦的事，除根據(jù)了解到的情況確定應(yīng)怎么辦外，還可設(shè)計幾種做法，估量帶來怎樣的效果，然后請領(lǐng)導(dǎo)定奪。二、領(lǐng)導(dǎo)參謀的作用在實現(xiàn)秘書工作的四個轉(zhuǎn)變中，第一個轉(zhuǎn)變是，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻策，這就要求秘書首先要注意發(fā)揮參謀作用。第四節(jié) 秘書工作的作用一、領(lǐng)導(dǎo)助手的作用秘書工作之所以重要，是因為它直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接關(guān)系和影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作，起著領(lǐng)導(dǎo)助手的作用。秘書人員要認識到只有搞好事務(wù)工作，部門內(nèi)部秩序井然，與外單位渠道暢通，才能使部門職能正常發(fā)揮，立于不敗之地；只有搞好事務(wù)工作，才能使單位領(lǐng)導(dǎo)人從事務(wù)中擺脫出來，集中時間和精力想大事，干實事，更高效地進行領(lǐng)導(dǎo)。收發(fā)登記，起草文書，打印校對，接聽電話，迎來送往，派車買票，安排食宿，都得一件一件去辦，而辦事又總與“細”、“繁”、“雜”、“忙”連在一起。所有這些，秘書人員都應(yīng)當(dāng)嚴守機密，嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密制度，對不應(yīng)公開的情況守口如瓶，對內(nèi)部研究的問題如領(lǐng)導(dǎo)中的不同意見不私下散布，引用文件要適用密級把文件的保密把關(guān)作為一個必要的手續(xù)過程，以免漫不經(jīng)心造成差錯。四、機密性秘書工作是為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，它是各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常參與研究各種機密問題，又負責(zé)各種機密文件的起草和保管工作，因而秘書工作具有高度的機密性?，F(xiàn)代秘書機構(gòu)作為溝通上下左右的部門，上情下達，下情上達，內(nèi)外疏通，各方平衡，離不開它；管理的、經(jīng)濟的、科學(xué)文化的，各項工作離不開它。如前所述，現(xiàn)代秘書機構(gòu)屬綜合性機構(gòu)，它不像業(yè)務(wù)部門那樣各司其職，各負其責(zé)，分管某個方面的工作，但要對各部門工作有所了解，協(xié)調(diào)其間的關(guān)系，將其聯(lián)系成一個有機的整體，并對整個單位或整個企業(yè)工作負責(zé)。無論有事沒事，秘書人員都應(yīng)時刻堅守崗位，準(zhǔn)備執(zhí)行任務(wù)。雖然在有的情況下，秘書人員也能主動做一些事情，主動提出一些建議，主動安排一些工作，但是從總的來講，秘書工作是被動的。二、被動性秘書工作的被動性，是由秘書工作的從屬性特點和服務(wù)宗旨所決定的，也是一個客觀存在。雖然秘書與領(lǐng)導(dǎo)的職位不同，但在輔助時不是站在上一級層次或下一級層次上，而是與領(lǐng)導(dǎo)處于同一層面上。它表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴大或延伸到哪里；其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)成員的各種會議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地
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