【正文】 公文格式樣板見附件。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進(jìn)行歸檔。催辦時，應(yīng)附催辦單。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應(yīng)及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商處理。第二十四條承辦：已批辦的文件須按領(lǐng)導(dǎo)批示交由主辦單位承辦。批辦時間一般不超過三天，并答復(fù)來文單位。若遇到緊急公文，可先通知主辦單位按文件要求做準(zhǔn)備，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。學(xué)院收到的來文，屬國務(wù)院、國家教育部、陜西省教育廳、陜西省政府、西安市政府的，編“政”字號，其它部委和單位的，編“綜”字號，簡報類的，編“簡”字號，院內(nèi)各單位的，編“內(nèi)”字號。第二十一條編號、登記：按照來文單位及類別進(jìn)行分類，并按照收文時間先后進(jìn)行編號，然后將公文標(biāo)題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進(jìn)行登記。黨政服務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)院行政收文處理。第十八條需要辦理的公文，有關(guān)部門及人員應(yīng)及時按學(xué)院有關(guān)規(guī)定督查、督辦。第十六條利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。由擬稿單位負(fù)責(zé)按規(guī)定的份數(shù)和范圍發(fā)送。擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細(xì)則規(guī)定加蓋印章。爾后按照規(guī)定的公文格式排版繕印。公文正式印制前，負(fù)責(zé)該文的文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。簽發(fā)人如認(rèn)為須送其他負(fù)責(zé)人（或上級領(lǐng)導(dǎo)）事先閱知時，可注明“請先送閱后再發(fā)”。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)?！拔靼步煌ù髮W(xué)城市學(xué)院文件”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”版頭制發(fā)的公文，由院長、常務(wù)副院長或主管副院長簽發(fā)。緊急公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi)，可以通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補(bǔ)辦簽發(fā)手續(xù)。公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。需要由院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，注明“請簽發(fā)”。一般由擬稿人送審，凡以學(xué)院名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，必須送黨政服務(wù)中心審稿。會稿部門如有不同意見，應(yīng)明確表述，若只簽姓名，則視為同意。會稿一般由擬稿人送審，由會稿單位負(fù)責(zé)人完成。核稿的重點(diǎn)：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學(xué)院有關(guān)規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細(xì)則規(guī)定；是否需要其他單位會稿。第九條核稿。9．公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。8．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡稱。6．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。3．公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：、方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章等規(guī)定。凡屬職能部門業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。第七條擬稿。需公開張貼的公文用紙大小，可根據(jù)時間需要確定。第五條文字從左至右橫寫、橫排。在公文末頁下方最后一行，應(yīng)當(dāng)注明公文的印發(fā)單位和印發(fā)時間。公文如需抄送個人，應(yīng)排在單位名稱之后。抄送機(jī)關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞?！罢埵尽鳖惞母鶕?jù)需要在附注處標(biāo)明聯(lián)系人的姓名和電話。（4）當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。（3）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（1）上報的公文和其他對外行文：不署名，只蓋發(fā)文單位印章。，包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。附件一般不加印章。，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱（如“附件：1.”），并與所附附件順序和名稱相一致。主送單位較多時，應(yīng)按單位類別集中排列。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。第三條文干部分包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章落款等。發(fā)文單位代字應(yīng)使用規(guī)定的代字，重要發(fā)文都應(yīng)有發(fā)文字號。、年份和序號組成。（2）“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務(wù)歸口管理部門詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項；向院外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復(fù)有關(guān)事項等；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的重要文件；印發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要講話；就全院帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。我院的發(fā)文版頭包括“西安交通大學(xué)城市學(xué)院文件”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院會議紀(jì)要”，印制時應(yīng)采用小標(biāo)宋體字，字號為14mm10mm。3．發(fā)文單位標(biāo)識（以下簡稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，也可以只用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，紅色套印。，一般情況下，行政公文無需標(biāo)明。第一章公文格式第一條公文通常由文頭、文干和文尾三大部分組成。第九條 文書的發(fā)送由行政管理部負(fù)責(zé)。第六條行政管理部在對文件及“收文簿”加以審核后，作出分發(fā)。第五條收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。第三條在部室中設(shè)文件負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。第十四章文書收發(fā)制度第一條 本公司文件（本公司之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。第十一節(jié) 附則第三十三條 集團(tuán)公司各部室、各公司各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)帶頭執(zhí)行本辦法，并認(rèn)真督促檢查本辦法的貫徹落實(shí)，對違反本辦法造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)嚴(yán)肅處理。其他部門和個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。工作人員調(diào)離工作崗位時，不得將個人保管或借用的公文帶走，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定移交、退還。第九節(jié) 公文管理第二十九條 行政公文的傳閱、復(fù)印、銷毀由行政管理部統(tǒng)一管理，復(fù)制的公文應(yīng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。十、核發(fā)是指行政管理部在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號、確定分送單位和印制份數(shù)。它貫穿于公文辦理的各主要環(huán)節(jié)中。承辦公文一般要在三日內(nèi)做出處理。八、承辦是指有關(guān)部室、公司和人員對公文的具體辦理。有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的公文批示文件必須妥善保存、歸檔；批示意見須其他領(lǐng)導(dǎo)閱知或須有關(guān)人員辦理時，由行政管理部人員統(tǒng)一分送，不得橫傳，防止丟失或延誤。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)注明送傳時間，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。時限性強(qiáng)的公文要及時分送，以免延誤。四、擬辦主要指行政管理部負(fù)責(zé)人對收文提出初步處理意見，注請主管領(lǐng)導(dǎo)批示或注送有關(guān)職能部室辦理，并提供背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)審批時參考。一般公文由行政管理部人員啟封；寫明領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”的封件，應(yīng)交本人啟封。各部室、各公司要指定人員按時負(fù)責(zé)公文的取送簽收。一、簽收公文要逐件清點(diǎn)，重要公文要逐頁查點(diǎn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文單位查詢并采取相應(yīng)的處理措施。第八節(jié)公文辦理第二十七條 公文辦理為收文辦理和發(fā)文辦理。公文用紙幅面規(guī)格一般用A4紙型，左側(cè)裝訂，頁數(shù)多的公文在左冊兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。十五、當(dāng)發(fā)文單位署名頁無正文時，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文單位名上方標(biāo)明“（此頁無正文）”。十四、印制版記包括打字人、校對人和印刷份數(shù)。除主送單位外，對其他需要了解公文的主管單位或部門用“抄報”，同級單位和不相隸屬單位用“抄送”。主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或詞性詞組組成，標(biāo)注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月，端正清楚。密級和緊急程度標(biāo)注在公文首頁左上角。十、公文的秘密等級分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，緊急公文為“特急”、“急”。八、發(fā)文單位名稱應(yīng)使用全稱，寫在正文的下面偏右側(cè)，一般不得省略。六、正文是公文的主體部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。公文標(biāo)題位于發(fā)文單位標(biāo)識和發(fā)文字號下方居中。三、簽發(fā)人姓名標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)適當(dāng)位置。二、發(fā)文字號由單位代字、發(fā)文和發(fā)文