【正文】 第十九條 因工作需要，查閱檔案資。第十七條 發(fā)現檔案丟失，損壞要及時報告。第十五條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。第十四條 整理檔案應在辦公區(qū)內進行。第十二條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。第十條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第八條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。第七條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。（四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個月內由公司綜合管理部檔案室歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購臵部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。各部門、辦事機構和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設備管理、財務會計、基本建設；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。第二節(jié) 管理體制和職責第二條 公司設臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。附加說明——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準人：劉繼友——本辦法2010年首次發(fā)布，原XG/SB0052006《設備技術檔案管理辦法》同時廢止。第十四條 對于歸檔范圍內的歸檔資料各單位各部門負責收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時報告主管領導。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。第十一條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。第四章 檔案的利用第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。第八條 借出的檔案材料務必定期歸還。七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。五、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。四、本企業(yè)所屬單位和派出機構應報本企業(yè)的文件材料；五、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料；六、本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料；七、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第六條 歸檔的時間:一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。三、會計檔案歸檔具體包括：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計賬簿?？⒐を炇諘h決議文件、驗收證書及驗收委員會明冊、簽字。財務、器材管理：工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明。設備安裝調試、測定數據、性能鑒定。工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件、變更價格審查、支付審批、所賠處理文件。協(xié)調會審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報、備忘錄，各項測控量成果及復核文件、外觀、質量、文件等檢查、抽查記錄。監(jiān)理文件、資料：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細則，施工及設備器材供應單位資質審核、設備、材料審批。項目管理文件：征用移民文件，計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件，招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議，專項申請、批復文件。設計基礎資料： 工程地質、水文地質、勘探報告、地質圖、勘探記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明，地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重點設備安裝測量定位觀測記錄。一、本企業(yè)內部形成的文件材料； 黨委：本企業(yè)員工參加各級代表大會、重要發(fā)言、提案等；黨委會議記錄；黨委換屆選舉任免文件；黨、團工作總結、計劃；表彰先進黨組織、優(yōu)秀黨員材料；紀檢、監(jiān)察中形成的重要材料；工會總結、會議記錄；企業(yè)年鑒 辦公室：辦公會議、領導班子會議記錄；組織機構改革；上級領導、機關來企業(yè)視察檢查形成的提詞、講話、聲像等形成的材料；本企業(yè)重要的工作會議、討論通過的決議材料；本企業(yè)各部門編制調整、名稱變更，啟用、更換印章；本企業(yè)重大的體制改革形成的材料；工作總結和計劃、長遠規(guī)劃；領導班子離任審計材料；本企業(yè)規(guī)章制度；本企業(yè)與下屬部門及外單位簽訂的有長遠利用價值的合同、協(xié)議；1辦公室主辦，擬定、起草的請示、報告與上級機關的指示、批復；1本企業(yè)編制的年報（大事記）；1上級機關或同級機關制發(fā)貫徹執(zhí)行的文件。第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。第二章 檔案管理第二條公司設備工程部檔案室負責全公司科技、財務、文書檔案的管理職能。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。所借檔案資料，借閱人無權復印、更改，如需復印長期使用，由檔案室統(tǒng)一辦理。九、檔案資料借閱制度：公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準備。嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符?？茖W地編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。七、檔案保管制度公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。（五）商務部：公司客戶資料，供應商資質資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設備、物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。包括質量管理、技術引進、技術研發(fā)、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。（二）銷售部：包括企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。（6）因私出國人事關系保留協(xié)議書及相關材料。（4）職工崗位、薪資異動資料。（2）計劃生育有關文件。包括員工二級檔案、人員調配、人員工資、人員培訓、公務會議等工作中形成的各種文件材料。（12）公司內部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。（10）處理來信來訪材料。（8）公司開業(yè)、歇業(yè)、撤并材料。（6）反映公司經營活動的各種合同、協(xié)議及文件。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責、崗位職責。（2）公司工作計劃、總結；公司半年工作計劃、總結；公司各部門工作計劃、總結。兼職檔案員如進行調整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。五、檔案管理：立卷完畢后，兼職檔案員應按照不同的保管期限，內容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內容和具體過程。（2）不同內容要分卷立案。三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須完整。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負責，并對本公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導；各部門設立兼職檔案員負責本部門文件材料的立卷、歸檔工作。實行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾?，同時履行移交手續(xù)。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。（二）對于施工單位自行采購的材料，應提供材質證明書（合格證）的原件。不同幅面的工程圖紙應按《技術用圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609．3—1989）統(tǒng)一折疊成整齊、規(guī)范的A4圖幅（210mm297mm），做到圖面在里，圖標欄露在外面，并預留10～15mm的保護邊。文字材料用紙應采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強的紙張，并應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。第十八條 工程竣工技術資料的質量要求QG/PG0097—2016（一）工程竣工技術資料應為原件，所使用的表格和填寫的內容以及簽字、蓋章均須為原件，且內容必須真實、準確，與工程實際相符合。（二）實行總承包的工程項目，由總承包單位全面負責整理交付竣工技術資料。第四章 工程竣工技術資料的編制第十七條 工程竣工技術資料的編制原則和編制責任工程竣工資料編制應滿足《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 503282014）及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 282002）要求。（六）外部配套建設或協(xié)作的有關資料，包括原、燃材料、輔助供應、設備供應、動力供應等方面的協(xié)議、合同、會議紀要、與44QG/PG0097—2016 此有關的上級和地區(qū)有關文件、指示、建設條件、進度、資源情況、資金來源等。（五）外事活動資料。（四）工程建設前期資料。（三）三類文字材料：主要指測量成果。具體包括：圖紙會審紀要；變更通知單（包括變更設計的電傳等在內，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；業(yè)務聯系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；設備處理委托單（含設備制造單位派駐工程現場代表現場處理單）；其它形式的變更材料。第三章 工程竣工技術資料的組成第十三條 工程竣工圖 第十四條隨機技術資料QG/PG0097—2016 隨機技術資料包括引進設備及國內設備的出廠合格證、裝箱單、開箱記錄、說明書、操作規(guī)程（手冊）、參數值表、設備圖紙（含設備現場處理資料）等。第十一條 公司及子分公司（單位）的檔案管理部門負責復審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術資料，并在工程結算單和工程監(jiān)理結算材料上簽字蓋章。第十條 工程使用單位（包括使用單位的工程管理部門和檔案管理部門）負責初審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術資料（含光盤），并在“工程竣工資料驗收認可證明書”上簽字認可。第八條 工程質量監(jiān)督部門負責審查施工單位提交的工程質保資料，并出具工程質量評定證書。第六條 竣工驗收文件建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。第四條 施工資料指施工單位在工程施工過程中形成的資料。它由一個或若干個具有內在聯系的工程所組成。QG/PG0097—2016 附件8：工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則第一章 術語、定義及縮略語第一條 工程竣工技術資料指工程項目在其建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理和交、竣工驗收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。第十六條 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。QG/PG0097—2016第六章 電子檔案的鑒定銷毀第十四條 到期電子檔案的鑒定銷毀，按國家和公司關于紙質檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。第十二條 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。第十條 利用時使用拷貝件。第四章 統(tǒng)計檔案管理部門應及時按年度對電子文件歸檔情況、管理、保護、利用等情況進行統(tǒng)計，并納入檔案統(tǒng)計項目。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。第八條 保管期限的劃分QG/PG0097—2016 電子檔案保管期限的劃分，可參照國家和公司關于紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行（見附件11）。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1光盤。第七條 電子檔案的編號檔案管理部門在對電子文件進行整理時應在對應的紙質檔案數據庫中增加一個“光盤號”字段，以建立紙質檔案與電子檔案的唯一標識（無紙質的電子檔案做法相同）。第二章 整理第五條 檔案管理部門在接收電子檔案后，應該進行必要的加工整理，分類、編號，而后入庫保管。第三條 歸檔份數一式兩份，一份用以長期保存，一份用以提供利用。QG/PG0097—2016（十三）檔案管理部門應對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內容進行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應退回文件形成部門重新制作。（十一）存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫光盤編號。（九）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一同收集。QG/PG0097—2016（六）由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式，否則應將相關軟件一并收集歸檔。（三）用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.DWG”。（二）用掃描等設備獲得的圖像電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。QG/PG0097—2016 附件7