【正文】 便函的感情色彩不宜過(guò)分強(qiáng)烈，便要措詞得體，用語(yǔ)禮貌。便函與書(shū)信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字?jǐn)?shù)較少，且可不用封文。托事條雖無(wú)需標(biāo)題，但仍應(yīng)詳實(shí)說(shuō)明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。即委托他人幫忙辦理某事時(shí)寫(xiě)的條據(jù)。尤其是當(dāng)雙方從未打過(guò)交道時(shí)，更應(yīng)詳實(shí)告訴對(duì)方自己的姓名、身份及聯(lián)絡(luò)方式。書(shū)寫(xiě)留言條時(shí)不必加標(biāo)題，正文中應(yīng)當(dāng)多用禮貌用語(yǔ)，不可因未見(jiàn)到對(duì)方而有所抱怨。留言條是指在專(zhuān)程拜訪他人時(shí)因故未能與其見(jiàn)面，或是不能久候他人而先行離去時(shí)撰寫(xiě)的，向?qū)Ψ秸f(shuō)明并道清事由的條據(jù)。正文結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌地寫(xiě)上“望予以批準(zhǔn)”、“懇請(qǐng)準(zhǔn)假”之類(lèi)的話語(yǔ)。請(qǐng)假條除應(yīng)寫(xiě)上標(biāo)題外，其余格式與書(shū)信相似。請(qǐng)假條應(yīng)由本人親自撰寫(xiě)，若因故由他人代寫(xiě)的，應(yīng)加以說(shuō)明。條據(jù)開(kāi)頭都有稱(chēng)謂，隨后的正文、致敬語(yǔ)和落款一應(yīng)俱全，與一般書(shū)信相同。因此說(shuō)明性條據(jù)具有更強(qiáng)的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語(yǔ)甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。（一）說(shuō)明性條據(jù)說(shuō)明性條據(jù)，又稱(chēng)函件式條據(jù)，通常指用來(lái)傳遞信息、道明原委的條據(jù)。發(fā)條往往限于零擔(dān)小賣(mài)的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢(qián)物，僅是一種收付錢(qián)物的簡(jiǎn)單憑證。發(fā)條即機(jī)關(guān)單位在發(fā)放錢(qián)物時(shí)寫(xiě)給領(lǐng)取者的條據(jù)。如果是代替他人領(lǐng)取錢(qián)物，則應(yīng)注明“代領(lǐng)”二字，并寫(xiě)上代領(lǐng)者與被代領(lǐng)者的姓名。此類(lèi)收條亦被稱(chēng)為“代收條”。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報(bào)銷(xiāo)憑證。收條有時(shí)或稱(chēng)收據(jù)，指在收到其他個(gè)人或單位的錢(qián)物后，專(zhuān)門(mén)立下的憑據(jù)，交給對(duì)方。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。如果借方在歸還所借錢(qián)物時(shí)，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應(yīng)立下欠條。向公家借錢(qián)借物還應(yīng)寫(xiě)明其用途。借條上應(yīng)標(biāo)明“借條”二字。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢(qián)物后，由立據(jù)者收回或當(dāng)場(chǎng)銷(xiāo)毀。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實(shí)或契約發(fā)生前寫(xiě)作完畢，并交由接收者作為一種信譽(yù)的保證和憑據(jù)加以保存。每一類(lèi)條據(jù)的撰寫(xiě)和使用都應(yīng)當(dāng)遵守一定之規(guī)。事情辦完之后需要銷(xiāo)毀條據(jù)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地當(dāng)著收據(jù)者的面予以銷(xiāo)毀?；鶎庸珓?wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。（四）條據(jù)保管任何條據(jù)都是用來(lái)證明或說(shuō)明某項(xiàng)事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價(jià)值。立據(jù)時(shí)最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍(lán)黑色墨水或墨汁書(shū)寫(xiě)。對(duì)于條據(jù)寫(xiě)作時(shí)所用的紙筆，雖不必過(guò)于挑剔，但也須有所選擇。在書(shū)寫(xiě)金額數(shù)量時(shí)，應(yīng)采用大寫(xiě)漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫(xiě)漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯?dāng)?shù)字。尤其是涉及到關(guān)鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務(wù)必要保持整潔，不能有任何涂改。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡(jiǎn)語(yǔ)言是最適宜的語(yǔ)言。一般情況下，一張條據(jù)只能說(shuō)明一件事，切勿一據(jù)多事。條據(jù)實(shí)質(zhì)是對(duì)書(shū)信的簡(jiǎn)化。（二）立據(jù)語(yǔ)言條據(jù)的語(yǔ)言應(yīng)符合簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確兩大要求。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負(fù)責(zé)。執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認(rèn)真立據(jù)。但本著“認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無(wú)憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。一、基本的要求基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說(shuō)明性的，都必須嚴(yán)格遵守一些共同的規(guī)范性要求?；鶎庸珓?wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說(shuō)明性條據(jù)兩大類(lèi)。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)是基層公務(wù)員接觸較多的一種應(yīng)用文體。條據(jù)即是便條的正式稱(chēng)謂。所用語(yǔ)言應(yīng)懇切、熱誠(chéng)，文字須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、文雅。落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。稱(chēng)謂即被請(qǐng)者的單位名稱(chēng)或姓名，另起一行或一頁(yè)頂格書(shū)寫(xiě)，姓名之后寫(xiě)上職務(wù)、職稱(chēng)等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文、落款四部分組成。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。文字簡(jiǎn)練，篇幅須短小。要根據(jù)不同對(duì)象用不同的寫(xiě)作素材及慰勉用語(yǔ)。二是對(duì)對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。慰問(wèn)函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。在對(duì)方取得突出成績(jī)時(shí)，或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí)，均可以寫(xiě)慰問(wèn)信表示慰勉、鼓勵(lì)、安慰和同情。祝賀信函的發(fā)送要及時(shí)，要趕在有關(guān)活動(dòng)的前邊。祝賀信函的語(yǔ)言要充滿(mǎn)熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵(lì)和希望。上級(jí)寫(xiě)給下級(jí)的可寫(xiě)希望、要求；寫(xiě)給會(huì)議的，則可用“祝大會(huì)圓滿(mǎn)成功”等話語(yǔ)。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。標(biāo)題即在首行正中位置書(shū)寫(xiě)的“賀信”兩字。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫(xiě)作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格遵守。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，銷(xiāo)毀信函應(yīng)經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)登記在冊(cè)。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準(zhǔn)，基層公務(wù)員不得將公函進(jìn)行公開(kāi)傳閱或發(fā)表。（二）妥善管理每一封公務(wù)信函都可算是各級(jí)行政機(jī)關(guān)開(kāi)展公務(wù)的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價(jià)值。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意?；鶎庸珓?wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時(shí)確實(shí)無(wú)法及時(shí)回復(fù)，則必須先電告對(duì)方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧颍缓笤俪闀r(shí)間予以回復(fù)。如告訴對(duì)方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。為盡早消除對(duì)方的擔(dān)憂(yōu)之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循“照舊”原則，即以函復(fù)函。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂(yōu)心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無(wú)誤地送到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。二、回復(fù)與管理對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫(xiě)；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。直式信封的郵票應(yīng)粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應(yīng)貼在右上角。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱(chēng)呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱(chēng)呼，如“姥爺”、“四叔”等。三是封文稱(chēng)呼。顏色則以深藍(lán)色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書(shū)寫(xiě)。二是封文字體。直式信封以中間印有紅色長(zhǎng)方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。一是信封款式。收信者和寫(xiě)信者的郵編均不必寫(xiě)。如托帶人知道收信者地址，可以不寫(xiě)地址而只寫(xiě)姓名。信封左上角可視具體情況寫(xiě)上“專(zhuān)送”、“面交”等字樣。書(shū)寫(xiě)地址時(shí)應(yīng)自小而大，與國(guó)內(nèi)寫(xiě)法相反。在交付郵寄的國(guó)際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫(xiě)在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫(xiě)在信封正面的左上方或信封背面的上半部。信封的右下方，應(yīng)寫(xiě)清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫(xiě)姓氏）以及郵編。然后另起一行書(shū)寫(xiě)收信者的詳細(xì)地址。（二）封文格式封文，即寫(xiě)在信封上的書(shū)信內(nèi)容。附言力求簡(jiǎn)潔，無(wú)需另用信箋。附言往往以“又”、“另”一類(lèi)詞引出，或不寫(xiě)引出詞，而以“又及”、“再及”一類(lèi)詞結(jié)束。一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫(xiě)月日。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。如果祝詞較多，可單獨(dú)成行，空兩格后書(shū)寫(xiě)。書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)字斟句酌，具體對(duì)象具體對(duì)待。二是問(wèn)候祝福語(yǔ)，即出于禮貌而對(duì)收信人所作的不可缺少的祝頌或問(wèn)候。應(yīng)酬語(yǔ)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔而自然。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。語(yǔ)言的樸實(shí)是基層公務(wù)員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語(yǔ)言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對(duì)交往對(duì)象的尊重。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長(zhǎng)，甚至詞不達(dá)意、文不對(duì)題。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空