【正文】 最后，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，信中所引用的史料、。書信交往，同樣需要以禮待人。其次，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：Enc: ResumeEncls:Grade Certificate（Postscrip, 縮寫為 .）再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上 Miss, Ms.，以便對(duì)方回信時(shí)知道如何稱呼。Yours 一詞有時(shí)也可省略。在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。寫給摯友的信有時(shí)也可用：Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。寫給熟人或朋友的信可用：Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。寫給上級(jí)和長者的信一般可用：Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號(hào)。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 。收信人稱呼先生（男人）Mr./（已婚）（未婚）Miss夫人、 兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses常見的頭銜（漢英對(duì)照）如下：教授Professor博士Doctor(Dr.,.)醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(.)總統(tǒng)或校長President主席或董事長Chairman副主席或副董事長Vice Chairman副總統(tǒng)或副校長Vice President首相Prime Minister總理Premier省長或州長Governor市長Mayor參議員Senator大使Ambassador秘書長Secretary General一秘First Secretary二秘Second Secretary院長Director,Dean副院長Vice Director系主任Dean,Head,Chair館長Chief Librarian,Curator閣下Excellency神甫Father（Body of the Letter）信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。⑥對(duì)君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。③對(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。②對(duì)女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Messrs.。給外國人寫英文信時(shí)，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)：①對(duì)沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：①并列式 KerryPeking UniversityHaidian District, 100871BeijingChina②斜列式 KerryPeking UniversityHaidian District,100871BeijingChina（Salutation）對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號(hào)，英國人用逗號(hào)，但美國和加拿大英語則多用冒號(hào)。日期可有下列幾種寫法：① , 2004② 10 May., 2004③ 3rd June, 2004④ , 2004其中，①最為通用。④寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，??28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ??28th, 29th, 30th, 31lst等。③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①年份應(yīng)完全寫出，不能簡寫。月份和日期之間不可用逗號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。如果寫信人的單位沒有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ荨睿┟?，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號(hào)碼，最后一行寫發(fā)信日期。采用并列式時(shí)，每行開頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。商務(wù)信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。西方國家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。商務(wù)信函信端（Heading）信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。英語書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。對(duì)由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。范例回復(fù)投訴函先生：月日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯(cuò)。不管對(duì)方的投訴理由是否充足，都應(yīng)對(duì)其投訴表示接受，感謝對(duì)方對(duì)己方的工作提出意見。3．提出處理意見。寫作指導(dǎo)投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點(diǎn)。特此函復(fù)。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質(zhì)量不符的產(chǎn)品按降低原成交價(jià)30％的扣價(jià)處理。信中提到部分玻璃茶具的質(zhì)量與樣品不符一事，我方立即進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時(shí)誤裝了部分二等品。寫作理賠函，應(yīng)認(rèn)真研讀索賠函，看看對(duì)方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。②表明己方態(tài)度。副食品公司十七、理賠函概念解說理賠函是指合同爭議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。望鼎力合作。范例包裝還價(jià)函先生你方月日關(guān)于100公斤金華火腿的報(bào)價(jià)函收到，我方對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對(duì)包裝有特別的要求。在此過程中形成的商務(wù)書信稱為包裝磋商函。十六、包裝磋商函 概念解說產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運(yùn)輸包裝兩類。特此函達(dá)，候復(fù)。范例質(zhì)量不符索賠函茶具廠：隨函寄上市檢驗(yàn)所的檢驗(yàn)報(bào)告（95）號(hào)。在寫作索賠函前，應(yīng)先認(rèn)真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細(xì)則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，以分清是非責(zé)任。④陳述對(duì)方違約給自己帶來的損失。②陳述違約事實(shí)。電腦公司 年月日十五、索賠函概念解說索陪函是指合同爭議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。5．第號(hào)檢驗(yàn)單一份。3．第號(hào)裝箱單一份。茲隨函附寄下列裝運(yùn)單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達(dá)時(shí)順利提貨： 1．我方第號(hào)發(fā)票一份。范例裝運(yùn)通知函先生：貴公司第74號(hào)訂購函所訂30臺(tái)打印機(jī)，已于月日交付托運(yùn)，預(yù)計(jì)一周 后到達(dá)市。如果買方要求賣方將貨物裝運(yùn)發(fā)送到指定地點(diǎn)，那么，買賣成交后，賣方就應(yīng)履約，按規(guī)定期限將貨物裝運(yùn)，并立即用電報(bào)、信函等形式通知買方，這就是裝運(yùn)通知函。裝運(yùn)條件包括裝運(yùn)方式和運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)金的支付。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負(fù)責(zé)裝運(yùn)，即負(fù)責(zé)裝車（船），安排裝運(yùn)日期，把貨物發(fā)到買方指定地點(diǎn)。等候佳音。近來各地對(duì)中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請(qǐng)即詢價(jià)。以上一般交易條款已為國其他進(jìn)口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關(guān)的一切事宜，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決。7．索賠：凡有對(duì)裝運(yùn)貨物質(zhì)量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。5．保險(xiǎn)：如按CIF價(jià)格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險(xiǎn)，以中國人民保險(xiǎn)公司的有關(guān)海洋運(yùn)輸貨物保險(xiǎn)條款為準(zhǔn)。4．付款：買方應(yīng)通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準(zhǔn)許轉(zhuǎn)船準(zhǔn)許分期裝運(yùn)的即期信用證，信用證必須于裝運(yùn)月份前15天送達(dá)賣方。每箱毛重公斤，凈重公斤。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。2．包裝：紙箱裝。質(zhì)地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。從來信中獲悉你方對(duì)中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關(guān)情況及我方的貿(mào)易做法。范例交易條款與價(jià)格磋商函公司：月日來信收悉。制衣廠 年月日十三、交易磋商函概念解說指導(dǎo)交易磋商函是交易雙方就某項(xiàng)商品買賣的各種具體交易條件反復(fù)磋商，最后達(dá)成交易所用的商業(yè)信函。如有特殊情況，請(qǐng)即與我廠財(cái)務(wù)科魏聯(lián)系，電話：，郵編：，地址：市路號(hào)。故特致函提醒，請(qǐng)即執(zhí)行結(jié)算，我廠銀行賬號(hào)。范例催款函百貨商場：貴方于年月日向我廠定購真絲襯衫件，貨款金額計(jì)萬元，發(fā)票編號(hào)為。③處理意見，比如，再確定一個(gè)付款期限。寫作指導(dǎo)催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號(hào)，必要時(shí)寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。常常會(huì)出現(xiàn)買方收到貨物后，超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。我們相信此匯票必得承兌。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運(yùn)抵指定地點(diǎn)。同時(shí)，明確告知對(duì)方貨款如何支付。公司 年月日十一、確認(rèn)訂購函