【正文】 便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字數(shù)較少，且可不用封文。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。即委托他人幫忙辦理某事時寫的條據(jù)。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯(lián)絡方式。書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向對方說明并道清事由的條據(jù)。正文結束時應禮貌地寫上“望予以批準”、“懇請準假”之類的話語。請假條除應寫上標題外，其余格式與書信相似。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。條據(jù)開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。因此說明性條據(jù)具有更強的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。（一）說明性條據(jù)說明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據(jù)。發(fā)條往往限于零擔小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。發(fā)條即機關單位在發(fā)放錢物時寫給領取者的條據(jù)。如果是代替他人領取錢物，則應注明“代領”二字，并寫上代領者與被代領者的姓名。此類收條亦被稱為“代收條”。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報銷憑證。收條有時或稱收據(jù)，指在收到其他個人或單位的錢物后，專門立下的憑據(jù)，交給對方。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。向公家借錢借物還應寫明其用途。借條上應標明“借條”二字。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當場銷毀。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽的保證和憑據(jù)加以保存。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應當遵守一定之規(guī)。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應當及時地當著收據(jù)者的面予以銷毀?；鶎庸珓諉T應當對自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。（四）條據(jù)保管任何條據(jù)都是用來證明或說明某項事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價值。立據(jù)時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。對于條據(jù)寫作時所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。在書寫金額數(shù)量時，應采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數(shù)字。尤其是涉及到關鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務必要保持整潔，不能有任何涂改。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡語言是最適宜的語言。一般情況下，一張條據(jù)只能說明一件事，切勿一據(jù)多事。條據(jù)實質是對書信的簡化。（二）立據(jù)語言條據(jù)的語言應符合簡單、準確兩大要求。在署名時應由立據(jù)者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負責。執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據(jù)。但本著“認真負責，嚴肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務員在立據(jù)時必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認真負責。一、基本的要求基層公務員在立據(jù)時，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規(guī)范性要求?；鶎庸珓諉T日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)兩大類。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)是基層公務員接觸較多的一種應用文體。條據(jù)即是便條的正式稱謂。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。文字簡練，篇幅須短小。要根據(jù)不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或對對方所取得的重大貢獻和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。祝賀信函的發(fā)送要及時，要趕在有關活動的前邊。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。每一種特定公函都有相應的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。根據(jù)有關規(guī)定，銷毀信函應經(jīng)過鑒別和主管領導批準，并應登記在冊。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準，基層公務員不得將公函進行公開傳閱或發(fā)表。（二）妥善管理每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價值。即使幫不了忙，也應盡早答復，并致以歉意?；鶎庸珓諉T在收到公函后，如果當時確實無法及時回復，則必須先電告對方，并致以歉意，向對方解釋原因，然后再抽時間予以回復。如告訴對方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發(fā)現(xiàn)。為盡早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復函。公務信函的回復應遵循“照舊”原則，即以函復函。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導致發(fā)信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。公務信函在發(fā)出后能否及時無誤地送到預定對象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。二、回復與管理對于公務信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復和管理。寄航空、掛號等信函時，需加貼標簽。直式信封的郵票應粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。為便于郵局作業(yè)，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封?！跋壬?、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。三是封文稱呼。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。二是封文字體。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。一是信封款式。收信者和寫信者的郵編均不必寫。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。書寫地址時應自小而大，與國內(nèi)寫法相反。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名（有時可只寫姓氏）以及郵編。然后另起一行書寫收信者的詳細地址。（二）封文格式封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。附言力求簡潔，無需另用信箋。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。署名應位于祝詞之后另起一行的右方。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格后書寫。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。二是問候祝福語，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。應酬語應當簡潔而自然。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。語言的樸實是基層公務員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對交往對象的尊重。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行后頂格書寫。公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。稱呼之前，可加一些適當?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之后亦可加一些適當?shù)奶岱Q詞。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨成行。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在于要嚴格遵守信函的書寫格式。本節(jié)擬就公務信函的格式和內(nèi)容、回復和保存等方面需要嚴格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務信函的書寫方法。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。敬上第四篇：祝賀信函dearsirs，neartheclosetoanotheryear，wewouldliketotakethisopportunityofthankingourfriendsandcustomersfortheircontinuedconfidenceandpatronage．wesendyouandyourfamilieso