淺談電算化會計檔案以及系統(tǒng)的內(nèi)部控制(參考版)
2024-10-25 10:59本頁面
【正文】 必須加強(qiáng)會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。隨計算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。其他由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次?？颇繀R總表、帳簿打印時間。轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機(jī)。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管?，F(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。第五篇：會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。6．?dāng)?shù)據(jù)存儲和檢索控制為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ妫阌谡{(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型核驗、重復(fù)輸入校驗等。企業(yè)還應(yīng)建立有效的控制制度以保證計算機(jī)的控制程序能正常運(yùn)行。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時。日常控制包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。5．設(shè)備管理對硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料使用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。此外，會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。3．上機(jī)管理企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情，使計算機(jī)盡可能是專用的。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的與系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核；數(shù)據(jù)錄入與審核記帳；系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。并行運(yùn)行的時間一般不少于三個月。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度，計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。3．人員培訓(xùn)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用計
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