【正文】 （一）答：①7為一個組卷；6為一個組卷②7XX大學是關于50周年校慶文藝晚會的文件材料；6XX省教委、XX大學關于深入人事改革執(zhí)行中層干部競聘上崗的通知決定 ③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；6的組卷特征是：問題特征（二）答：①7為一個組卷；8為一個組卷②7是中央廣播電視大學全國電大關于漢語言文學專業(yè)教學工作的文件；8是關于全國電大工作會議的文件③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；8的組卷特征是：問題特征。總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。否則文秘人員就很容易被淘汰。一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談。5．要與領導在感情上產(chǎn)生共鳴。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內發(fā)揮作用。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區(qū)別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現(xiàn)象發(fā)生。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯(lián)璧合，相映生輝。領導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現(xiàn)。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內容）⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領導當天的交通安排 ⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物第五章秘書的調研與信息工作 一．秘書調查研究工作的特點 ；； 二．調查研究的方法；，正式訪談或隨機訪談；；；； ：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。二是合影。⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。三是約束力不同。二是目的不同。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 ：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等 （二）開展招待工作 、會談的接待⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。目的是表示對對方的重視和禮遇。（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公區(qū)的選址和設計：考慮組織的業(yè)務性質的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質量等因素：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區(qū)的中間位置（二）選擇合理的辦公模式 ：或網(wǎng)絡式辦公室（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類（一）房屋、設備的安全（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防 （一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉接和電話記錄（二）接打電話時的禮儀 （一）郵件的收?。喊凑帐占朔謷话凑帐占块T分揀；按照收件的重要性分揀 ：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件 （二）郵件的寄發(fā)；； 三．印章的管理與使用 ：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 （二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用（三）印章的使用程序和方法： 一．接待工作類型（一）含義：接待工作，是指組織在隊內、對外聯(lián)絡交往中所進行的接洽招待工作。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內容：，任勞任怨；，主動服務；，嚴守機密；，廉潔奉公 一．秘書的心理素質：要求具有外向型和內向型性格之長而棄其短。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。：對未來的發(fā)展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇（二）秘書工作的常用方法 ：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖：請示的對象要準確；請示的內容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）：報告的內容要客觀真實；報告的內容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務控制；注重質量控制：指定時間計劃；合理使用空余時間 第三章 秘書機構：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位） 二．公司企業(yè)的秘書工作（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”特點：全面掌管單位內部的行政管理事務 “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）：就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作二．秘書工作的內容（從總體上分，可分為三類），是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業(yè)的重大決策）服務的綜合性工作：是指帶有專業(yè)性質的常規(guī)工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經(jīng)驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：；，更無決定權；，不能超越職權范圍自作主張：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 ：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 ：體現(xiàn)在對各種事務性工作的處理上：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。一方面，秘書所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、?。ㄊ校┛h、基層；另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機關，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員橫向的分類：是以秘書工作內容或所從事行業(yè)為標準來分類（一）按照服務對象，經(jīng)濟來源：；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務的秘書），黨政、行政、經(jīng)濟、軍事、司法、文教。四轉變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動化，秘書工作內容發(fā)生一些轉變秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)第三篇：秘書學一．秘書：能在授權范圍內作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人。提出秘書工作的“四轉變”，“三服務”。新中國的秘書工作建國初總結秘書工作經(jīng)驗，改革國民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應社會主義國家的秘書工作機構與制度。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規(guī)則。秘書處不僅負責文書工作，還包括會計、統(tǒng)計、人事及其他各種事務。第二次國內戰(zhàn)爭時期的秘書工作秘書廳 秘書科 秘書處 總務處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機要科 長征中僅保留機要科和中央秘書長一職 建立文書工作規(guī)范抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作1937年，黨中央重設了秘書處，下設“機要、文書、材料、會計”四科。十一、中國共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領導下的秘書工作的特點 老一輩革命家非常重視秘書工作秘書機構和秘書工作方式、工作內容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦善于總結經(jīng)驗，形成一些比較成熟的制度建黨初期的秘書工作1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東1926年四屆三中全會決定中央設秘書處，下設五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）?！豆某淌健罚ㄖ彪`法政專門學校編制）國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作 政府、軍隊設立了一整套秘書機構，各級政府都設有專門的秘書工作機構 文官處 秘書處(總務、機要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機構，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機要科 文官長 秘書長 秘書 錄事 事務員 書記官 文書 1927－1945年進行了三次“文書改革”運動。各省都督府設秘書廳（處、局）、文書局（部）貫徹反封建的思想，文書工作進行了各種改革《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書北洋