【正文】 簡稱“三合一”制度。? 換一個角度說：? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；? 第三，10年保管的檔案一般是同級機關、下級機關的文件和上級機關一般的業(yè)務文件，以及本機關一般事務性文件。? 共性文件指機關黨建、文秘、檔案、保密、信訪、計生、綜治、安全保衛(wèi)、理論學習、文明創(chuàng)建、節(jié)能、人事、財務管理等 ?（3）一般事務性文件定為10年。（二）本單位文件3分法：（1）絕大多數定為永久。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、簡單的“2－3－1”保管期限劃分法（一）上級文件2分法：永久、10年。例如：?安陸市檔案局關于安陸市煙草專賣局丟失檔案違法事件的報告?（6）聯(lián)合發(fā)文的，協(xié)辦單位保管30年。例如：?關于中共孝感市檔案局支部委員會的批復?凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。（7）機關編寫的組織機構沿革、大事記、年鑒、志書；（8）有領導重要批示和處理結果的信訪件，機關對人大議案、政協(xié)提案的答復及辦理結果。其中，定期采用標時制分為30年、10年二、劃分文書檔案保管期限的標準――價值凡是反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌、經濟關系和個人利益的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。?六、電子政務協(xié)同辦公平臺運行后文件歸檔要求? ?中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號）? 國家標準?電子文件歸檔與管理規(guī)范?? 都規(guī)定：具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔。? 聲像文件要記錄：時間、地點、人物（含方位）、事件、拍攝者、拍攝背景等6要素?（4）電子文件不完整。?（2）通知不知結果。歸檔文件不齊全完整。?（3）專業(yè)文件材料沒歸檔。? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會議記錄紀要、民主生活會材料、理論學習中心組學習材料等；? 工作規(guī)劃、計劃、總結、各種目標責任狀、責任目標完成情況匯報、領導班子和班子成員述職述廉報告等；? 統(tǒng)計表、報表、登記表、名冊。（1）帳外文件沒歸檔。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書檔案會計檔案（憑證、賬簿、報表、其它）專業(yè)檔案科技檔案（基建和設備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案實物檔案（獎牌，獎杯、錦旗、榮譽證書、字畫、印章、贈品、行業(yè)標志物品，如過去的制服、徽章等）五、在實際工作中，容易出現的問題凡文皆檔。需要歸檔的外單位文件材料有：一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機關為本單位的文件。文件材料一般都要歸檔。例如：孝感市勞保局?企業(yè)職工退休前繳費情況確認表?本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料。無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。無查考利用價值的事務性、臨時性文件。例如：?湖北省檔案局辦公室關于征求?湖北省機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范（修訂）?意見的通知?（鄂檔辦?2011?13號）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”? “以我為主” ：機關文件材料歸檔范圍以本機關文件材料為主，本機關? ? ? ? ? ? ?四、機關檔案門類的劃分（二）本機關文件材料中7種：重份文件。供工作參考的抄件等。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二、機關文件材料不歸檔的范圍（一）上級機關的文件材料中4種：普發(fā)性不需要本機關辦理的文件材料。按照本級、上級及重要程度等順序排列案卷，編寫案卷順序號和案卷目錄。卷內文件按內容聯(lián)系、時間先后、作者次序等排列、編寫張?zhí)枴⒕韮饶夸?。年末或適當的時候，對卷宗內文件材料按其內容聯(lián)系、數量多少結合其他特征進行調整。一般性文件材料分黨委、政府、人大主席團、工青婦四大類目各類目中按上級來文和本級文書分設卷宗；然后按文件材料內容聯(lián)系和數量多少分設若干卷宗。第三篇：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關文件材料歸檔范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關文件材料歸檔范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府、人大主席團、社會團體（以下簡稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關）、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。八、各級機關報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經本單位分管領導審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。編制格式就是這樣三個項目。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。機構合并、分設或職能發(fā)生變化時，各級機關要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。三、各級機關2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進行排列和編目。二、各級機關2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應按期向同級綜合檔案館移交。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內容與本機關的關聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準確地劃定“重要”與“一般”的界線。2．看內容：反映本機關主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務性的重要；反映本機關全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。機關財務預算和財務報告及同級財政部門的批復可以一并劃為永久。處分材料及紀檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結果劃分保管期限：處理結果為警告的劃為30年，處理結果為警告以上的，劃為永久。領導出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。各機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果定為永久。沒有批復的請示劃10年，有批復的請示根據文件的重要程度確定保管期限。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。比如非典、非物質文化遺產、突出貢獻獎等等。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案?！皣屹Y產管理文件材料”很籠統(tǒng)，應寫明“國家資產管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。如“上級方針、政策性文件”的條款，應改為“上級關于某項工作方針、政策的文件材料”。因為表制定后，是不能隨意修改的。國家局8號令是針對全國各級部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應該是清晰的。堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。這里明確一點，對于普發(fā)性文件，除了上級主管業(yè)務部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當遵循的原則嚴格控制普發(fā)文件。第三章 如何擬訂機關文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準備工作建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關科學合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度?！兑?guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個機關來講，按照《規(guī)定》實施的相關程序，一個機關編制的保管期限表要經同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。這條要求各機關在編制保管期限表時，要結合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。各機關編制的期限表，須經同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。這次各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經本機關領導批準后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案。第十二條各機關應根據本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應接收同級機關永久保管的檔案，通過對主辦機關、協(xié)辦機關歸檔的內容相同的文件材料保管期限的調整，來有效控制內容相同檔案的重復進館問題。這條規(guī)定明確了機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關和協(xié)辦機關雖然歸檔內容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。大家知道，原件與副本、復制件在法律地位上是有區(qū)別的。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔這條還規(guī)定了紙質文件材料歸檔的組成要件，在機關文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內容，體現了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應當將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。這里講的元數據，是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。國家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。還有建設部和國家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》標明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。我國現有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內容。（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如關于增加車輛配置的請示與上級的批復、以下總結、單項統(tǒng)計材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計表（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。如一般的業(yè)務研討會、專題座談會、七一聯(lián)歡活動等。如業(yè)務培訓、經費開支等。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀要，黨員、職工名冊，統(tǒng)計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結、統(tǒng)計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構設置、有領導批示的材料等則劃為永久。(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料。所有的人事任免文件。各單位的綜合性的總結、統(tǒng)計報表。(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等。民政工作會、衛(wèi)生工作會，包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局應將其作為永久檔案保管。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這樣要求的目的主要是便于機關對到期檔案進行鑒定銷毀。定期保管的文書檔案主要由機關自己留存，備機關日常查考利用。這一條應該說是我們《規(guī)定》的核心內容，它明確了保管期限的劃分方法。第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。這兩種形式都叫集中管理。二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數據等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實體則分別保存在不同的庫房。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個方面：一是對本單位全部檔案實體實行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。這一條規(guī)定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料