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正文內(nèi)容

幼兒園文件材料歸檔范圍(參考版)

2024-11-15 04:13本頁(yè)面
  

【正文】 各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí),須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份,同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。因?yàn)樾碌谋9芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)編,涉及到每一個(gè)部門,具體編制方法由辦公室牽頭,由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限,交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見(jiàn),討論修改,最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。五、編制要求和格式。其中,屬永久保存的檔案,接續(xù)原永久檔案編寫(xiě)盒號(hào),屬30年、10年保存的檔案,分別從“1”開(kāi)始新編盒號(hào)四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神,結(jié)合本單位職能,重新制定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表,于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。2007年以前形成的文書(shū)檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見(jiàn)2007年3月29日,成都市檔案局根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令,結(jié)合我市實(shí)際,制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國(guó)家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見(jiàn)》一、對(duì)文件材料歸檔范圍的要求國(guó)家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此,我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí),必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案,全部納入進(jìn)去。從根本上說(shuō),我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn),是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證,又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚(yú)龍混雜”。另外,以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要;主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要;直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要;作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1.看作者:在反映同一問(wèn)題的文件中,作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。通報(bào)批評(píng)10年,沒(méi)有結(jié)果的,不歸檔。受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料,為永久;縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。三、劃分保管期限時(shí)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題同一會(huì)議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。還有如請(qǐng)示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。注重文件之間的必然聯(lián)系。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。重大活動(dòng)、重要事件檔案,要納入檔案管理。“本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫(xiě),并且應(yīng)寫(xiě)明關(guān)于什么問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)。條款擬寫(xiě)應(yīng)盡量準(zhǔn)確。擬寫(xiě)條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門的所有工作內(nèi)容,有的工作今年沒(méi)有,但只要是職能范圍內(nèi)的,也一定要寫(xiě)上。一定是內(nèi)容加文種的形式來(lái)表述。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。我們?cè)谥笇?dǎo)工作中,發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了,這就會(huì)造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。要做到以下幾點(diǎn):1、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》,吃透《規(guī)定》的要求,把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神;2、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等;3、結(jié)合本單位實(shí)際情況,體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn),圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行,1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。第十四條本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí),應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限?,F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際,編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表,并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。另外,以各級(jí)黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開(kāi)會(huì)議,確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來(lái)檔案重復(fù)進(jìn)館,同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用?!稒n案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定,檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記,才具有與檔案原件同等效力。無(wú)紙化辦公處理方法:第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快,如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔,一段時(shí)間后,這些電子文件極有可能成為死文件,無(wú)法打開(kāi)。本條主要是對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求。第十條機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。這里還要提醒一下,并不是所有門類的檔案國(guó)家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定,我們具體操作中應(yīng)把握以下原則:國(guó)家有規(guī)定的,按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行,如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案。有的涉及到了檔案保管期限,如財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,既有會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍,又有會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)時(shí)保管期限。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見(jiàn)的復(fù)函。如8號(hào)令,如不需辦理的就不歸檔。如國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。(三)本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。第八條定期保管的文書(shū)檔案主要包括:(一)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。劃分永久時(shí),需要注意以下問(wèn)題:,本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用,重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。如市檔案局報(bào)市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫(kù)面積標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。主要指規(guī)范性文件。以前的“長(zhǎng)期”、“短期”是個(gè)模糊的概念。特別講到的是定期保管的檔案要實(shí)行標(biāo)時(shí)制,必須注明保管年限是10年還是30年,不能標(biāo)“定期”。一般來(lái)說(shuō),永久保管的文書(shū)檔案要按有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館移交,以確保有永久保存價(jià)值的文書(shū)檔案得到有效保管和保護(hù),為國(guó)家積累歷史和文化財(cái)富。定期一般分為30年、10年。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用,第二種形式的集中管理會(huì)越來(lái)越普遍。如將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門的庫(kù)房,科技檔案存放在科研部門的檔案庫(kù)房等。即將各單位經(jīng)過(guò)整理并移交過(guò)來(lái)的檔案,由專人負(fù)責(zé),保管在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi),并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目,排架,按統(tǒng)一的制度提供利用。各機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料,要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料,必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。同第三條不同,歸檔范圍是四款原則規(guī)定,而不歸檔范圍是四條具體的規(guī)定,是具有操作性的,這里需要提醒的是,一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖然不歸檔,但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見(jiàn)和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。這四款原則只是我們判斷機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn),而不是具體的歸檔范圍。《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區(qū)分,原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料。并不是所有貫徹執(zhí)行的都要?dú)w檔。不是主管的上級(jí)部門發(fā)的文件,就要具體分析,與本單位職能無(wú)關(guān)的不存,普發(fā)性的不存。如房屋買賣、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。如總結(jié)、工作大會(huì)、黨組黨委會(huì)記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。按照這個(gè)界定,我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時(shí),就不僅是文書(shū)檔案,同時(shí)還包括其它門類和載體的檔案。這次《規(guī)定》第二條明確了“機(jī)關(guān)文件材料”是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄,對(duì)“機(jī)關(guān)文件材料”的內(nèi)涵有了明確的界定。制定的《規(guī)定》的主要
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