行政前臺助理工作內(nèi)容(參考版)
2024-10-13 19:00本頁面
【正文】 處理領導交代的臨時事務。根據(jù)不同的文件有選擇性的進行打印、復印、傳真、黑白掃描、彩色掃描、合并、壓縮等，處理完后交還回相關人員，文件需在前臺電腦中保存一定時間，以備查用。如有新上司或新同事加入，需對花名冊進行更新，并留意生日時間給予祝福。需采購的物品應做好采購申請單后上報審批，并及時采購補充庫存。定時留意領導的辦公用品和日用品的使用情況，及時為領導增添用品。六、辦公用品、日用品管理每日整理回收紙，若是A3紙張需裁成A4紙的大小，及時放入打印機托盤內(nèi)以備用，隨時添加。五、考勤每天上、下班第一時間監(jiān)督各位同事打卡情況并記錄，確認員工考勤現(xiàn)象的變動，如漏打卡則通知本人給上級主管簽字。收到的傳真對傳真信息進行登記，掃描電子版在前臺存檔，以備日后查閱，最后把傳真文件交給相關人員。及時給魚缸換水，喂魚。三、保潔、花卉工作的跟進和檢查每天留意保潔人員的工作情況，對其工作進行檢查和監(jiān)督，并時刻留意辦公室的清潔狀況及需更換的生活用品。二、電話接聽接聽時需禮貌問好并報出公司名，確認來電人員身份后再轉(zhuǎn)接至相關人員的分機，對于推銷人員禮貌拒絕并不予轉(zhuǎn)接，避免出現(xiàn)不必要的騷擾影響辦公室人員的正常工作；不輕易把電話轉(zhuǎn)進領導辦公室，需確認身份后再決定是否轉(zhuǎn)接，不能隨意透漏領導的手機及個人信息。有人員出入后確認門已關上，保障公司財產(chǎn)的安全。對于外部人員需禮貌詢問身份，如是推銷人員應盡快拒絕，避免影響辦公室人員的正常工作；如是公司客人，則應及時倒茶水并帶領到前臺沙發(fā)處或會議室等候相關人員接待（如等候時間稍長可拿報紙雜志給客人翻閱），領導的客人需詢問后帶往領導辦公室內(nèi)。③如果來訪者是面試，問清所要應聘的職位，請來者填寫“應聘登記表”，填寫完后找相關經(jīng)理給其面試二、辦理入職、離職手續(xù)及名片申請入職：該部門經(jīng)理確認可以辦理入職時間—→前臺處領取并填寫“入職登記表”和相關人事表格 —→填好后連同所需資料交回前臺—→錄入考勤指紋—→領取辦公桌抽屜鑰匙及辦公用品—→閱讀公司《規(guī)章制度》，無疑義后在上面簽字離職前臺處領取填寫“員工離職申請表”和“員工離職匯簽表” —→交回完整工作牌、鑰匙、未使用完的名片等等—→在相應表上簽字確認—→依表內(nèi)容填寫完整，匯簽—→交回前臺處名片申請如需申請名片（已辦理入職手續(xù)的員工）—→前臺出領取并填寫“名片申請表”—→填寫好后本部門經(jīng)理簽字—→交回前臺處三、辦公品申請和庫管申請月底由各部門經(jīng)理填寫“辦公用品請購單”—→前臺依單匯總—→經(jīng)理審核—→購買發(fā)放清點檢查文具店送來的物品—→無誤后到財務室填寫現(xiàn)金或支票報銷表—→付款給送貨文具店—→填寫“辦公品賬本”和入庫單—→依照各部門所需申請量填寫出庫單—→各部門經(jīng)理在出庫單上簽字確認—→發(fā)放庫存發(fā)放完后所剩辦公品整理收回庫房，以備用四、保持接待區(qū)域和培訓室的整潔干凈上班前整理一遍：把桌子擺正、椅子擺齊；煙灰缸清洗透亮若有客戶來訪，客戶走后5分鐘之內(nèi)：收拾紙杯、桌椅歸位；煙灰缸清理附：檢查備用的飲用水的數(shù)量，不夠的話要及時聯(lián)系送水。①如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，或
職業(yè)教育相關推薦
鄂ICP備17016276號-1