行政前臺(tái)助理工作內(nèi)容-資料下載頁(yè)
2025-10-04 19:00本頁(yè)面
【正文】 等候相關(guān)人員接待（如等候時(shí)間稍長(zhǎng)可拿報(bào)紙雜志給客人翻閱），領(lǐng)導(dǎo)的客人需詢問(wèn)后帶往領(lǐng)導(dǎo)辦公室內(nèi)?？腿穗x開(kāi)需及時(shí)為客人開(kāi)門(mén)，禮貌送客，必須面帶微笑，必要時(shí)起身送客。有人員出入后確認(rèn)門(mén)已關(guān)上，保障公司財(cái)產(chǎn)的安全。如有公事需長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)前臺(tái)崗位，向上司匯報(bào)并由交接人員暫時(shí)頂上，不能長(zhǎng)時(shí)間空缺無(wú)人。二、電話接聽(tīng)接聽(tīng)時(shí)需禮貌問(wèn)好并報(bào)出公司名，確認(rèn)來(lái)電人員身份后再轉(zhuǎn)接至相關(guān)人員的分機(jī)，對(duì)于推銷人員禮貌拒絕并不予轉(zhuǎn)接，避免出現(xiàn)不必要的騷擾影響辦公室人員的正常工作；不輕易把電話轉(zhuǎn)進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室，需確認(rèn)身份后再?zèng)Q定是否轉(zhuǎn)接，不能隨意透漏領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)及個(gè)人信息。電話鈴響起3聲后如領(lǐng)導(dǎo)或同事不在座位上需及時(shí)搶接電話，確認(rèn)來(lái)電人員身份后詢問(wèn)是否需要留言或回電，做好記錄后及時(shí)告知相關(guān)人員。三、保潔、花卉工作的跟進(jìn)和檢查每天留意保潔人員的工作情況，對(duì)其工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并時(shí)刻留意辦公室的清潔狀況及需更換的生活用品。關(guān)注花卉的情況，提醒花卉人員更換及修剪花卉，如有新同事則可適當(dāng)添加辦公桌上的小盆栽，保證良好的工作環(huán)境。及時(shí)給魚(yú)缸換水，喂魚(yú)。四、快遞、傳真、備用金登記收發(fā)快遞都需對(duì)快遞信息進(jìn)行登記，以便日后可查閱地址和聯(lián)系方式，收到的快遞登記完后及時(shí)交給收件人；發(fā)送快遞需提前填好快遞單并聯(lián)系快遞人員前來(lái)發(fā)貨，在發(fā)貨后的一到兩天確認(rèn)快遞是否已送達(dá)及已簽收，最后還要告知發(fā)件人快遞的送達(dá)狀況。收到的傳真對(duì)傳真信息進(jìn)行登記，掃描電子版在前臺(tái)存檔，以備日后查閱，最后把傳真文件交給相關(guān)人員。由前臺(tái)支出的公司每項(xiàng)費(fèi)用都需對(duì)備用金使用情況進(jìn)行登記，每項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷,都需要有發(fā)票或小票,妥善保存并且月底粘貼好報(bào)銷單后全部審核上交財(cái)務(wù)報(bào)銷。五、考勤每天上、下班第一時(shí)間監(jiān)督各位同事打卡情況并記錄，確認(rèn)員工考勤現(xiàn)象的變動(dòng)，如漏打卡則通知本人給上級(jí)主管簽字。月底根據(jù)考勤卡統(tǒng)計(jì)月考勤報(bào)表，統(tǒng)計(jì)出勤天數(shù)及遲到處理情況提交給人事部審核。六、辦公用品、日用品管理每日整理回收紙，若是A3紙張需裁成A4紙的大小，及時(shí)放入打印機(jī)托盤(pán)內(nèi)以備用，隨時(shí)添加。妥善保管辦公用品，辦公室人員的辦公用品和日用品領(lǐng)用都需進(jìn)行登記，不可漏記或錯(cuò)記。定時(shí)留意領(lǐng)導(dǎo)的辦公用品和日用品的使用情況，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)增添用品。每月底對(duì)物品庫(kù)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，必要時(shí)對(duì)物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，數(shù)據(jù)上交行政主管審核。需采購(gòu)的物品應(yīng)做好采購(gòu)申請(qǐng)單后上報(bào)審批，并及時(shí)采購(gòu)補(bǔ)充庫(kù)存。七、通訊錄和花名冊(cè)的更新關(guān)注公司全體人員的聯(lián)系方式情況，若有變化要及時(shí)更換，最新的通訊錄通過(guò)郵箱發(fā)給全體人員并說(shuō)明何處有改動(dòng)，紙質(zhì)版的通訊錄替換后需把舊的通訊錄進(jìn)行銷毀。如有新上司或新同事加入，需對(duì)花名冊(cè)進(jìn)行更新，并留意生日時(shí)間給予祝福。八、其他日常行政事務(wù)牢記各領(lǐng)導(dǎo)喜好的茶水，及時(shí)添加茶水，特殊情況下幫老總訂餐。根據(jù)不同的文件有選擇性的進(jìn)行打印、復(fù)印、傳真、黑白掃描、彩色掃描、合并、壓縮等，處理完后交還回相關(guān)人員，文件需在前臺(tái)電腦中保存一定時(shí)間，以備查用。留意飲水機(jī)情況，及時(shí)訂水；保證傳真機(jī)和打印機(jī)的正常使用，及時(shí)添加紙張或更換環(huán)保紙。處理領(lǐng)導(dǎo)交代的臨時(shí)事務(wù)。
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