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辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作(參考版)

2024-10-13 12:33本頁面
  

【正文】 。工作中的溝通與協(xié)調(diào)工作就是從了解到理解,理解到諒解,諒解到信任,信任到支持,支持到和諧,和諧到拓展,拓展到樹立組織的形象,進而達到和諧的過程??傊?,溝通與協(xié)調(diào)是處理好日常工作的基礎(chǔ),也是每一個員工職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)知識、經(jīng)驗閱歷等等綜合的體現(xiàn)。人與人之間的溝通是傳達思想感情和溝通情報信息的過程),而協(xié)調(diào)常常是受命于組織、團體,或受人委托與某一組織、團體,或特定人員進行溝通以達到某種目的,或者說完成某種任務(wù),協(xié)調(diào)常常具有行政性。溝通的過程包含著協(xié)調(diào),溝通是協(xié)調(diào)的前提和基礎(chǔ),協(xié)調(diào)的過程也包含著和諧。⑷要解決他人拒絕時提出的理由堅持要求時,好的方法并不是去直接反駁他人的拒絕,但他們總是接過他人的拒絕話語,加以“軟性”處理,化解他人的拒絕。這種方式不但無效,而且使人心煩。⑶要有靈活多變的策略在“提出要求—拒絕要求—堅持要求”的結(jié)構(gòu)中,堅持要求是“要求”的延續(xù),但不應(yīng)該是“要求”的簡單重復(fù)。這種做法的后果就是直接造成雙方的對抗態(tài)勢,反而會把關(guān)系搞僵。④威脅、恫嚇他人,如:“不行,這項任務(wù)一定要完成,不然就扣發(fā)獎金!”“如果你不答應(yīng)我的要求,后果你看著辦吧?!薄昂?,我這個人你看不上眼呀!”這種說法看起來是自責(zé),實際上是抱怨別人。⑵避開拒絕的鋒芒人們在堅持要求時,常見的錯誤有:①質(zhì)問拒絕的原因,一個勁地問:“為什么你不同意呢?”“我的要求不是很合理嗎?為什么不答應(yīng)呢?”“你完全可以答應(yīng)我,為什么不呢?”這種說法給人的印象似乎是拒絕得沒有道理。如果堅持要求,應(yīng)該如何取恰當?shù)牟呗?,才能獲得好效果呢?有以下技巧能夠幫助我們:⑴要有高度的自信心這是堅持要求的心理基礎(chǔ)與前提。一般情況下,提出要求后,他人要么答應(yīng),要么拒絕。簡言之,協(xié)調(diào)的意義,不僅包括目標與觀點的共識,還包含問題意識與職務(wù)意識的鼓舞及士氣的提升。然而,實際上并非如此,目前管理者的大多時間都有浪費在直接工作以外的活動上,這就是協(xié)調(diào)活動。女人一般的就是美、穿、吃、喝、玩、樂(當然不都這樣,得根據(jù)她的職業(yè),性格,以及教育背景等來判斷)。(4)如果是閑聊,就找出對方的興趣愛好方便聊,就是找對方喜歡說的話題。待人說完后,先給予肯定,然后再以詢問的語氣說出你的觀點。語言的溝通包括口頭語言、書面語言、圖片或者圖形。二)、高效的語言溝通技巧一生中我們用得最多的是語言。此外,整個過程易受到噪音的影響。溝通就是發(fā)送者憑借一定的渠道將溝通意圖經(jīng)編碼而成的信息發(fā)送給既定對象(接收者),并尋求反饋以達到相互理解的過程。我們?nèi)粘;顒拥倪^程,就是最基本的溝通過程。溝通能力是指提高理解別人的能力,增加別人理解自己的可能性。最終達到變革、創(chuàng)新的目的。因此,從自己的感受中自覺地覺察出別人的感受,讓對方理解自己,消除誤會,為信任與合作掃清障礙,變互相不理解為理解,這就是溝通與協(xié)調(diào)過程。會議最后,辦公室全體匯報了近期工作安排,面臨工作任務(wù)重、時間緊的工作性質(zhì),辦公室將進一步做好內(nèi)引外聯(lián),加強協(xié)調(diào)溝通,做到政務(wù)工作務(wù)實高效,事務(wù)工作謹慎細致,逐步推進辦公室各項工作再上新臺階。在信息化系統(tǒng)全面運行之前,需要全司上下的共同努力。三、關(guān)于信息化建設(shè)工作。集團公司辦公室除本部室主辦會務(wù)外,協(xié)助做好全司會務(wù)安排工作。集團公司辦公室為提高文件的嚴謹性和準確性,集團公司辦公室對基層單位《崗位職責(zé)》進行了全面系統(tǒng)的審核,進一步校稿糾錯,維護公文文件的權(quán)威性?;鶎訂挝弧秿徫宦氊?zé)》匯總編制工作,由集團公司辦公室牽頭,其余各部室重點負責(zé)修訂完善。會議由辦公室主任主持,辦公室全體管理人員參會??傊?,相對來說,玉環(huán)電廠廣大干部、職工整體素質(zhì)較高,均有較強的敬業(yè)精神,希望通過掌握適當?shù)臏贤▍f(xié)調(diào)方法,更有助于工作的進一步推進,為圓滿完成全廠的各項工作奠定基礎(chǔ)。具體說,就是做到“恰到好處”,不論是發(fā)表意見的時機、態(tài)度還是強調(diào)的分寸都應(yīng)如此。(十四)掌握“度”處理同事關(guān)系,一定要考慮有“度”。這里,“治已”既是“治人”的前提,又是“治人”的策略。因此,要解決這種矛盾,作為矛盾的雙方,都應(yīng)首先從“治已”開始,調(diào)節(jié)自己情緒,控制自己感情,尋找自身的原因,確定解決矛盾的最佳姿態(tài)。同事之間發(fā)生矛盾,原因是多方面的。如果善于以已之短比他人之長,則會明顯增強同事之間的吸引力,有效防止這類矛盾的發(fā)生。在同事之間,盡管總體工作能力和水平不相上下,但在某一方面卻會有長短、優(yōu)劣。同事之間在思想上如果能堅持以短比長,那么在工作上就自然會以長補短,形成一個團結(jié)互助的集體。即使某人做了對不起自己的事,也不能“以其人之道,還治其人之身”,而應(yīng)該以德化之,以情感之,這樣常常會收到奇效。對此,是以德報怨還是以怨報德,將直接影響同事關(guān)系的發(fā)展趨勢和結(jié)果。以德報怨是征服人心的上策。(十三)處理同級之間矛盾的原則同事之間都渴望有一個良好的人際關(guān)系,與各位成員友好相處,為工作創(chuàng)造舒暢的環(huán)境。對于同事提出的不盡完善的主張和建議,可以將自己的其他同事的合理意見加以綜合,最終形成新的處理意見。同事之間有不同意見和想法,通過“雜交”,也能產(chǎn)生創(chuàng)新思維,促使一種全新的工作模式和同級之間新型的協(xié)作關(guān)系誕生。4.“雜交”。這時候,只需將這些要素調(diào)換一下位置,變換一下結(jié)構(gòu)和順序,就會產(chǎn)生新的結(jié)果。(十二)協(xié)調(diào)同事之間不同意見的方法工作中,需要協(xié)調(diào)同事關(guān)系時,有五種方法很值得借鑒;。當然,什么樣的矛盾與分歧應(yīng)該回避與等待,還需要具體問題具體分析。同事之間發(fā)生的有些矛盾或分歧,常常會在回避與等待中自然化解。特別是當對方“怒火中燒”、頭腦不冷靜時,暫時回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。當同事之間的矛盾或分歧比較嚴重,并且一下子難以解決時,就暫時回避一下。這種“競爭意識”,應(yīng)該是積極的、健康的,具體表現(xiàn)在以下幾點:;,領(lǐng)先時不自滿,落后時不自餒,一如既往,積極進??; 、優(yōu)秀者看齊、學(xué)習(xí); ,奮力創(chuàng)造工作業(yè)績。因此,一味“合作”而不講“競爭”,最終將減弱自己與人“合作”的能力,這種“合作”也不可能持久有效。這樣做,隨著問題的妥善解決,同事之間不但不會傷和氣,反而會在新的基礎(chǔ)上,建立起更加牢固的友誼。在解決這些糾葛和矛盾時,應(yīng)本著顧全大局,維護團結(jié)的良好愿望,對一些無關(guān)緊要的“小事”,采取不予細究,委曲求全的態(tài)度。因此,很有必要站在宏觀立場上,冷靜剖析一下自己和諸多同事,在整個部門管理上分別處于什么位置,他們之間存在有怎樣的工作關(guān)系人際關(guān)系,然后掂量輕重,分清主次,權(quán)衡利弊,鑒別優(yōu)劣,從中篩選出一些與自己的工作沒有直接聯(lián)系的同級,作為自己“一般交往”的對象,而將其中位置重要、影響明顯、聯(lián)系密切、能夠左右全局的同事,作為自己“重點交往”的對象。與同事的交往中,屬于自己向?qū)Ψ教岢龅囊螅际侵鲃邮降?,可控的;屬于對方向自己提出的要求,都是被動式的,不可控的。如AB角互補工作崗位。建立“互相信任、親密合作”的同事關(guān)系,還必須遵循事物發(fā)展規(guī)律,講究一定的方式方法,掌握科學(xué)的合作藝術(shù)。因此,無論工作多忙,也應(yīng)主動向同事提供有用的資料、信息、情況和建議,只要能夠堅持下去,就一定會贏得同事的“感激”和“回報”。(七)經(jīng)常聯(lián)系,溝通情況既然是同事,都屬于整個管理機構(gòu)的一個組成部分,工作上有著密切的聯(lián)系,只有保持經(jīng)常聯(lián)系,及時溝通情況,才可能進行有效的合作。本應(yīng)由自己分管的工作,決不請別人點頭畫圈,本來不應(yīng)該由自己處理的事情,也決不爭著要管。(六)掌握分寸,分清職責(zé)與同事相處,應(yīng)當分清職責(zé),掌握分寸,不爭權(quán)力,不推責(zé)任?;ハ嘀С质腔ハ嘧鹬氐臉酥?,只有互相支持,才能互相配合。(五)主動協(xié)調(diào)、互相配合在工作中,同事之間,常常會遇到一些工作上的交叉,也會有一些需要共同處理的事務(wù)。,都將它看做是同級之間密切配合,共同努力的結(jié)果,而絕不以此為資本,向同事顯示自己的“高明”。一般來說,消除“心理屏障”主要不是靠語言的“表白”,而是靠行為的“顯示”。(四)牢固建立“友好合作”的關(guān)系同事之間,客觀存在著既是天然的“合作者”,又是潛在的“競爭者”這種微妙的人際關(guān)系,因此,作為客觀存在的一種心理反應(yīng),在同級的內(nèi)心世界,必然會產(chǎn)生既渴望“合作”,又警覺“競爭”的復(fù)雜心理。24要注意對方的競爭心理和嫉妒心理,勿使對方感到你是“拆他臺”。避免作出握拳頭、瞪眼睛、皺眉頭等發(fā)怒的動作。,不可在言語態(tài)度上流露出來。要注意肯定對方的長處和成績,增強對方的自尊心和自信心,促使其主動承擔責(zé)任或檢討問題。,不可摻進個人成見?!薄!霸浇纭备缮嫠钦嬲陉P(guān)心他。,有助于消除對方的戒心和敵意。有些錯誤要批評;有些錯誤要容忍;有些錯誤既要批評又要容忍,至少是暫時容忍。如“你不誠實”、“不正派”等。即所謂“醉翁之意不在酒”。,使其明白如果不改進,其他人也會受其拖累,改了對雙方都有益,這雖有些埋怨的意思,但決不會說對方在“多管閑事”。,但要讓他明白別人未必同意。估量改正錯誤的能力。度量情緒成分。對方的反應(yīng)一般包括:分析批評的動機和價值。這有利于對方接受批評。,如果根本不能修正,請免開尊口。同事之間開展批評是非常重要的,但要收到良好的批評效果并不是一件容易的事。在這些情況下,給予及時熱情的支持或幫助,對方是難以忘懷的。當然,我們說“關(guān)鍵時刻送溫暖”并不意味著平時可以不關(guān)心其痛癢,而只是強調(diào)不要忽視放過“關(guān)鍵時刻”。同事之間平時在工作上,生活上互相關(guān)心、支持和幫助,無疑是重要的,但更重要的是當對方遇到困難、挫折或工作上出了“漏洞”,因而最需要幫助的關(guān)鍵時刻,如果能及時給予相應(yīng)的支持和幫助,這是最有價值并最能產(chǎn)生“奇效”的。它是與“雨后送傘”相反的“雪中送炭”。因為“成功常常存在于再堅持一下的努力之中”。有時可轉(zhuǎn)談對方最關(guān)心或最感興趣的問題。,要善于體察對方的心理變化。不論對方態(tài)度如何,都要謙虛、誠懇,并貫穿交談的始終。如果說主動溝通是一個姿態(tài)問題,那么善于主動溝通則是一個藝術(shù)問題。相反,相互之間缺乏主動溝通精神,彼此“各揣心腹事”,最容易發(fā)生心理沖突,造成“僵局”。處理這些矛盾和分歧,既要堅持原則,又要講究藝術(shù)。彼此之間在工作、生活、學(xué)習(xí)中得到支持和幫助,是圓滿完成工作任務(wù)的前提。意思是說,只要真心實意以誠相待地對待別人,就會使人感化,無論是什
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