某學(xué)校檔案管理教材(參考版)
2025-03-10 00:39本頁面
【正文】 聲像、實(shí)物類檔案分別按 載體種類、年度 順序排列。 會計類檔案按 財務(wù)報告、會計帳簿、會計憑證 等二級類目分別排架；在二級類目中分別按 年度順序 排列。即把同一大類的檔案首先按年度分別排列，在各年度內(nèi)，按永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的檔案按問題順序排列。2023 — 001 件號 年度代號 榮譽(yù)證書類代號 實(shí)物類代號 實(shí)物類檔案一般不設(shè)三級類目，如的確需要則可按以上格式設(shè)置 （七） SX1— 001 件號 聲像類代號 錄音帶代號 根據(jù)具體情況可以設(shè)年度為三級類目 五、檔案實(shí)體排列 （一）檔案實(shí)體一般可按管理類、學(xué)籍類、教學(xué)類、校舍類、設(shè)備儀器類、會計類、教職工類、聲像類、電子類、實(shí)物類等大類順序排列。2023 — 001 件或卷號 年度號 憑證類代號 會計類代號 （六） ZP20231 — 001 件或卷號 保管期限代號 年度代號 教學(xué)類代號 也可不設(shè)三級類目 JX2023001 （四） XS2 四、檔號示意 （一） GL 2023 （四）間隔號 阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的類目層次中間用間隔號 “ ? ” 隔離。 校舍、設(shè)備儀器類檔案分別以最低一級類目依次編寫件（案卷）號。 采用阿拉伯?dāng)?shù)字 “ 1”、“ 2”、“ 3” 分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個不同的保管期限。 （二）類目號 一級類目號采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫 GL： 管理 XJ： 學(xué)籍 JX： 教學(xué) XS： 校舍 SB： 設(shè)備儀器 KJ： 會計 JG： 教職工 SX： 聲像類 DZ: 電子類 SW： 實(shí)物類 管理、學(xué)籍、教學(xué)、會計、聲像、電子、實(shí)物、校舍等類二級及二級以下類目號采用 阿拉伯?dāng)?shù)字 編寫； 設(shè)備儀器類檔案， 按使用性質(zhì)設(shè)置二級類目， 有型號的，一般應(yīng)優(yōu)先采用 代號（型號） 進(jìn)行三級類目；無代號的，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 印章 獎狀 獎杯 獎牌 錦旗 證書等 三、檔號的編制 檔號由全宗號、類目（目錄）號、件（案卷）號及間隔號組成。 聲像類檔案一般按 載體形式 設(shè)置二級類目，按年度設(shè)置三級類目。 設(shè)備儀器類檔案一般按設(shè)備儀器使用 性質(zhì)或部門 設(shè)置二級類目，按 單臺（套）設(shè)備儀器 設(shè)置三級類目。 (九 )教職工類 執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定 (十 )實(shí)物類 主要指本校及其教職員工獲得、接收的各種獎杯、獎狀、錦旗、證書、牌匾、書畫等實(shí)物 序 號 歸 檔 范 圍 保管期限 1 本校及其教職工獲得 、 接收的各種獎杯 、錦旗 、 獎狀 、 證書 、 牌匾及其它有紀(jì)念意義和憑證作用的物品等 （ 1） 省級以上的 永 久 （ 2） 市級以下的 長 期 2 本校接收的國外友人 、 友好團(tuán)體 、 校友等饋贈的紀(jì)念品 、 書畫 、文字資料 永 久 二級及二級以下類目的設(shè)置 管理、學(xué)籍、教學(xué)、照片類檔案按 教學(xué)年度 設(shè)置二級類目，需要設(shè)置三級類目的按其 保管期限 設(shè)置。反映本校特點(diǎn)的新舊建筑物、構(gòu)筑物和校園面貌的照片 1本校組織或參加的其它重要活動的照片 1畢業(yè)班集體照片 1學(xué)校、教師、學(xué)生獲各類先進(jìn)稱號和各種競賽獲獎?wù)掌? 錄音帶和錄像帶 主要指學(xué)校在社會活動中直接形成的具有保存價值的錄音和錄像材料 序 號 歸 檔 范 圍 保管期限 1 反映本校教育 、 教學(xué)重要活動的錄音帶 、 錄像帶 長 期 2 本校重大活動 （ 校慶 、 校友會 、 運(yùn)動會 、 教代會 、 上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察 、 外事接待等 ） 照片 、 錄像帶 永 久 3 本校參加校外各級體育比賽的照片 、 錄像帶 長 期 （八）電子類 電子檔案：具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。 A2． 10 技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料。 A2． 8 大修計劃、記錄及變更文件。 A2． 6 設(shè)備安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗(yàn)收報告等。 A2． 4 設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收記錄。 A2． 2 調(diào)研、考察材料。 A1． 12 大修計劃、記錄等。 A1． 10 操作規(guī)定、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)定。 A1． 8 安裝使用說明書。 A1． 6 設(shè)備儀器組裝、調(diào)試、試運(yùn)行記錄
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