檔案管理學(xué)第十一章電子課件(參考版)
2025-02-28 22:00本頁(yè)面
【正文】 使用、移動(dòng)軟磁盤(pán)時(shí)，不要用手觸及磁盤(pán)裸露部分，不要擠壓、彎曲盤(pán)片，要保持磁盤(pán)清潔。已損壞的盤(pán)帶要確保及時(shí)銷(xiāo)毀。軟磁盤(pán)存到一定的時(shí)間，即需將磁盤(pán)帶復(fù)制一次到新帶上。歸檔的軟盤(pán)都必須經(jīng)過(guò)檢查，確認(rèn)沒(méi)有病毒后保管，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如有病毒應(yīng)及時(shí)清除。 環(huán)境溫度選定范圍： 15℃ － 25℃ ；相對(duì)濕度選定范圍： 40％－ 60％ 。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫(kù)房中。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 第七節(jié) 電子檔案的保管 保管要求 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。 （ 4）無(wú)論采用何種利用方法，都應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。 （ 2）依據(jù)電子檔案的密級(jí)，進(jìn)行有效管理，一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用復(fù)制復(fù)制的方式提供利用，對(duì)于提供利用的復(fù)制復(fù)制件制作，必須在有效控制下進(jìn)行。 二、電子檔案利用過(guò)程中的管理工作 審查使用權(quán)限 管理及回收供利用的復(fù)制件 利用中的安全管理 電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)文件多是以字符方式輸入的。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤(pán)（光盤(pán)）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴(lài)性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶(hù)提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴(lài)性造成的外借利用的不足。機(jī)讀文件的產(chǎn)生依賴(lài)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機(jī)讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機(jī)讀文件的外借利用。在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。 ? 5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤(pán)（或磁帶）上，不受磨損和破壞。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。 ? 3．檢索效果好。 ? 2．檢索途徑多元化。機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動(dòng)化，代替了人工檢索繁重的勞動(dòng)。對(duì)特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。 二、電子檔案管理過(guò)程中對(duì)存取、理解和使用的要求 確保電子檔案可存取 確保電子檔案被人理解 確保電子檔案能夠使用 三、電子檔案管理過(guò)程中對(duì)載體性能的要求 電子檔案要選用能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時(shí)還要考慮各種不同載體“壽命”的長(zhǎng)短。 按排列順序編小流水號(hào)。不同事由間按時(shí)間、重要程度等方法排列。 五、歸檔電子文件材料的排列與編號(hào) 排列。對(duì)這些按教學(xué)年度、兵役年度、會(huì)計(jì)年度等安排工作形成的主要業(yè)務(wù)文件，應(yīng)按其專(zhuān)門(mén)年度歸類(lèi)，其他文件則按一般年度歸入相應(yīng)年度 . 如： “鹽城中學(xué)關(guān)于加強(qiáng)２００ 7至２００ 8學(xué)年度教學(xué)重點(diǎn)工作的通知 ” ，歸入２００ 7至２００ 8學(xué)年度； “鹽城中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步做好２００ 7年校內(nèi)安全工作的通知 ” 歸入２００ 7年。 ③“ 形成年度 ” 在以專(zhuān)門(mén)年度安排工作的單位或部門(mén)，主要業(yè)務(wù)文件應(yīng)歸入的年度指的是專(zhuān)門(mén)年度。 一是 跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度，如 2023年至 2023年辦理的某案件文件材料， 2023年結(jié)案后，其歸檔文件材料歸入 2023年。 七是 歸檔文件上沒(méi)有簽發(fā)年度時(shí)，要通過(guò)分析文件內(nèi)容、形式來(lái)考證和推斷文件的簽發(fā)年度，并歸入該年度。 五是 一份文件有多個(gè)年度時(shí)，仍歸入簽發(fā)年度，如干部任免、機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立等文件，有上報(bào)日期、討論通過(guò)日期、文件起草日期、正式發(fā)文日期、公布日期、文件發(fā)出日期、文件收到日期等，應(yīng)歸入正式發(fā)文日期所指的年度。 三是 法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)性等文件不能按執(zhí)行年度歸類(lèi)，如 2023年批準(zhǔn)、通過(guò)、發(fā)布的 2023年執(zhí)行的文件或標(biāo)準(zhǔn)，歸入 2023年。 一是 一般情況下就按簽發(fā)年度歸類(lèi)，如 2023年簽發(fā)的《中共鹽城市委關(guān)于學(xué)習(xí)黨的十六大會(huì)議精神的通知》應(yīng)歸入 2023年。交接雙方應(yīng)對(duì)檢驗(yàn)合格的電子文件填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見(jiàn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894 — 2023）附錄 A的表）。登記可采取程序設(shè)定與手工錄入相結(jié)合的方法，成批設(shè)定、預(yù)置、個(gè)別錄入在同一個(gè)系統(tǒng)中運(yùn)用。電子文件整理后，其電子部分的歸檔信息在計(jì)算機(jī)中排序后，存入光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中即可；歸檔份數(shù)一般為三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存；“雙軌制”中的紙質(zhì)部分要與電子部分的內(nèi)容、排序、編號(hào)等一致；歸檔時(shí)及歸檔后利用較方便。電子文件用計(jì)算機(jī)檢索很方便，因此，在整理時(shí)分類(lèi)的級(jí)次可采用三級(jí)分類(lèi)，也可采用兩級(jí)分類(lèi)，分類(lèi)方案一般為年度 —保管期限 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限 —年度 —機(jī)
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1