【正文】 專案團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)儘一切責(zé) 任以減少重做 . ? 過程調(diào)整 ： 是指作為品質(zhì)控制評(píng)量的結(jié)果而立即進(jìn)行的修正和 預(yù)防行為 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 六 . 績效報(bào)告 ? 績效報(bào)告包括搜集和傳播專案績效的信息，使利害 關(guān)係人了解如何運(yùn)用資源以達(dá)成專案的目標(biāo) . ? 此過程有： ● 現(xiàn)況報(bào)告 說明專案當(dāng)前的狀況 ● 進(jìn)度報(bào)告 說明專案團(tuán)隊(duì)已完成的進(jìn)度 ● 預(yù)測 預(yù)測未來專案的狀況和進(jìn)展 PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 1. 投 入 ? 專案計(jì)劃書 ： ? 工作結(jié)果 ： ? 其他之專案記錄 ： 除了專案計(jì)劃書和專案工作結(jié)果，其他專案文件中 也常常包含有關(guān)專案的信息 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 2. 工具及技術(shù) ? 績效審查 ： 「績效審查」活動(dòng)通常是以會(huì)議形式評(píng)量專案執(zhí)行 狀況或進(jìn)度而舉行的 . ? 變異分析 ： ? 趨勢分析 ： PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 2. 工具及技術(shù) ? 實(shí)獲值分析 ： (EVA) 1. 計(jì)劃值 亦即目標(biāo)值，就是預(yù)定時(shí)間內(nèi)，計(jì)劃 要完成的工作，即 〔 完成該工作之預(yù) 估值 〕 . 2. 實(shí)獲值 指計(jì)劃已完成工作之預(yù)估值，已完成 工作之實(shí)際價(jià)值 . 3. 實(shí)際成本 指已完成工作之成本總和 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 3. 產(chǎn) 出 ? 績效報(bào)告 ： ? 變更請(qǐng)求 ： PMP 專案管理培訓(xùn) 第五章 控制過程 七 . 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控 ? 「風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控」過程通常記錄並執(zhí)行應(yīng)變計(jì)劃中相關(guān) 的風(fēng)險(xiǎn)變動(dòng)，它是一種伴隨著整個(gè)專案生命週期持 續(xù)進(jìn)行的過程 . ? 此過程包括： ● 追蹤已知風(fēng)險(xiǎn) ● 監(jiān)控殘留風(fēng)險(xiǎn)並辨。標(biāo)竿學(xué)習(xí)的步驟是依據(jù)公司產(chǎn)業(yè) 需求及目的而有不同標(biāo)竿學(xué)習(xí)流程 . ● 標(biāo)竿學(xué)習(xí)類型：內(nèi)部型標(biāo)竿學(xué)習(xí)、 外部型標(biāo)竿學(xué)習(xí) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 流程規(guī)劃 ： (魚骨圖 ) 流程圖是顯示系統(tǒng)中各要素之間的相互關(guān)係的圖表 . 流程圖能夠幫助專案團(tuán)隊(duì)預(yù)測可能發(fā)生哪些品質(zhì)問 問題，在哪個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生以利其發(fā)展出一套解決之道 Methods People Materials Equipment Effect Environment Caus Caus Caus Caus Caus Caus Caus Caus 圖 因果關(guān)係圖 來源： Reid Sanders(2023) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 品質(zhì)成本 ： ● 預(yù)防成本：指那些為預(yù)防不良品產(chǎn)生的活動(dòng)的成本 ● 評(píng)鑑成本：為確保品質(zhì)或發(fā)現(xiàn)缺失而設(shè)計(jì)的活動(dòng)的 成本 . ● 失敗成本：指由有缺陷零組件的產(chǎn)品或錯(cuò)誤的服務(wù) 所引起的成本 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 品質(zhì)管理計(jì)劃 ：著重在專案品質(zhì)控制，品質(zhì)確保和 改善 . ? 作業(yè)定義 ：明確描述每個(gè)名詞的定義及如何通過品 質(zhì)控制過程對(duì)它們進(jìn)行衡量 . ? 檢查清單 ：用以確認(rèn)所需執(zhí)行的一系列工作是否已 經(jīng)實(shí)施的檢查工具 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 十二 . 組織規(guī)劃 ? 確認(rèn)專案與任務(wù)角色，規(guī)劃功能職掌與成員間相互 權(quán)責(zé)與關(guān)係 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 1. 投 入 ? 專案界面 ： ● 組織界面：不同的組織單位之間正式的或非正式的 協(xié)調(diào)與互動(dòng)關(guān)係 . ● 技術(shù)界面：不同的技術(shù)層面之間的正式的或非正式 的協(xié)調(diào)與互動(dòng)關(guān)係 . ● 人際界面：在專案中工作的不同個(gè)人之間的正式的 或非正式的協(xié)調(diào)與互動(dòng)關(guān)係 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 用人需求 ：界定在什么樣的時(shí)間範(fàn)圍內(nèi)，對(duì)什么樣 的成員和專案小組，要求具備什么樣的 技能 . ? 限制條件 ：限制專案團(tuán)隊(duì)可選擇的事務(wù) 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 利害關(guān)係人分析 ： ● 對(duì)不同利害關(guān)係人的所需之信息加以分析，以確保 其需要都能充分的獲得滿足 . ● 形成一種系統(tǒng)化及邏輯性的觀點(diǎn)以滿足其需求 . ● 此種分析應(yīng)考慮那些適合於專案且能提供所需信息 的方法和技術(shù)，專案團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)注意避免在不需要的信 息和不適合的技術(shù)上浪費(fèi)資源 . ● 找出最大公約數(shù)，犧牲所有個(gè)人利害關(guān)係 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 角色及責(zé)任指派 ： ● 專案的角色 (誰做什么 )和責(zé)任 (誰決定什么 )必須指派 給適當(dāng)?shù)膶０附?jīng)理人 . ● 角色和責(zé)任可能隨時(shí)間而改變 . ● 專案角色和責(zé)任應(yīng)與「專案範(fàn)疇定義」緊密相連， 有一種「責(zé)任指派矩陣」常用於此 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 表 責(zé)任指派矩陣 來源：貝爾公司 活動(dòng) R S A 活動(dòng) C R N A 活動(dòng) N R N 活動(dòng) R N S A G 活動(dòng) R C S 活動(dòng) N R N A B C D E F G H X Y Z 工作項(xiàng)目 專 案 團(tuán) 隊(duì) 成 員 利害關(guān)係人 R=負(fù)全責(zé)的 S=需要支持的 C=必須向其請(qǐng)教的 N=務(wù)必告知的 A=核準(zhǔn) G=把關(guān)者 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 人力運(yùn)用管理計(jì)劃 ： 闡述人力資源在何時(shí)，以何種方式運(yùn)用在專案團(tuán)隊(duì)中 . 此計(jì)劃可能是正式的，也可能是非正式的；可能非常 詳細(xì)，也可能是簡略的，都基於專案的需要而定 . ? 組織圖 ： ● 顯示專案成員彼此間隸屬及協(xié)調(diào)關(guān)係的一種圖形 . ● 組織分解結(jié)構(gòu)是組織圖的一種特定形式，顯示了工 作分項(xiàng)之負(fù)責(zé)單位 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 十三 . 人員獲得 ? 獲得專案所需的人力資源 (個(gè)人或團(tuán)體 )，並指派其執(zhí) 行專案之任務(wù) . ? 但「最好的」資源並非垂手可得，所以專案管理團(tuán)隊(duì) 需注意確?？色@的資源是否符合專案之需求 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 人力運(yùn)用管理計(jì)劃 ： ? 人力資源庫說明 ：人員之派任，必須考量可獲得的 人員之特性 . ● 先前的經(jīng)驗(yàn) ● 個(gè)人的興趣 ● 個(gè)人的特質(zhì) ● 可獲性 ● 能力及熟練度 ? 招募規(guī)定 ：具有人員運(yùn)用的相關(guān)政策、指導(dǎo)方針或 程序，這些規(guī)定可以被視為「人員獲得」 程序的限制條件 . 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 協(xié) 商 ： ● 人員派用在多數(shù)專案中必須通過協(xié)商進(jìn)行 . ● 專案管理團(tuán)隊(duì)的影響能力在人員派用協(xié)商過程中扮演 著十分重要的角色，就如同組織間的政治角力一樣 . ● 適所適才 ? 先行任用 ：某些況下，可以預(yù)先將人員派任到專案中 . ● 專案起源於一份極具競爭性的計(jì)劃 . ● 專案是一個(gè)內(nèi)部服務(wù)專案，且人員的派任已在專案核 準(zhǔn)証明中有規(guī)定 . 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 勞務(wù)外包 ： ● 專案採購管理可用於執(zhí)行專案工作而取得特定個(gè)人或 團(tuán)隊(duì)的服務(wù) . ● 當(dāng)執(zhí)行組織缺少內(nèi)部工作人員去推動(dòng)這個(gè)專案時(shí)，就 需要臨時(shí)雇用人員，因此勞務(wù)外包成為必要的方式 . 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 專案人員派任 ： ● 專案人員已被確實(shí)地派任到專案中並開始工作時(shí)，專 案人員可以是全職或兼職，視專案之需要而定 . ● 可含工作人員之起迄日期 . ? 專案團(tuán)隊(duì)名錄 ：列出了所有的專案小組成員和其他主要 的專案利害關(guān)係人；它可以是正式或非 正式的 . 3. 產(chǎn) 出 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 十四 . 溝通規(guī)劃 ? 決定每個(gè)專案利害關(guān)係人所需信息之性質(zhì)和溝通需求 、時(shí)機(jī)與方式：誰需要什么信息 ? 何時(shí)需要及給予 ? ? 「溝通規(guī)劃」的過程被視為初期專案階段的一部份， 應(yīng)在專案過程中進(jìn)行定期檢驗(yàn)及做必要的修訂 , PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 溝通需求 ： ● 指專案利害關(guān)係人信息需求的總和 . ● 決定「溝通需求」通常所需要的典型信息有： 1). 專案組織和利害關(guān)係人的責(zé)任關(guān)係 2). 涉及專案紀(jì)律、行政部門和專案所需的專長 3). 專案所需人員的估算以及應(yīng)分配的位置 4). 外部的信息需求 (如與媒體的溝通 ) 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 溝通技術(shù) ： ● 在專案的各要素之間互動(dòng)的信息，所能使用的技術(shù) 和方法可能有差異很大 . ● 可能影響專案溝通的技術(shù)因素有： 1). 信息需求的實(shí)時(shí)性－－專案的成功與否有賴於隨 時(shí)掌握正確及最新的信息 . 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 利害關(guān)係人分析 ： PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 溝通管理計(jì)劃 ： 溝通管理計(jì)劃是一份文件，它提供： ● 彙集資料及建檔結(jié)構(gòu) ● 資料分解結(jié)構(gòu) ● 傳送資料說明 ● 產(chǎn)出時(shí)程 根據(jù)專案的需要，溝通管理計(jì)劃可以是正式或非 正式的，非常詳儘或簡略的 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 十五 . 風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃 ? 風(fēng)險(xiǎn) ：是不確定的事項(xiàng)或情況一旦發(fā)生將對(duì)專案目標(biāo) 造成影響 . ? 風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃是決定如何去設(shè)計(jì)和規(guī)劃一個(gè)專案的風(fēng) 險(xiǎn)管理活動(dòng)的過程 . ? 設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)控管小組，專案經(jīng)理人儘可能參加 . ? 包含人、物、金錢、時(shí)間、資訊知識(shí) . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計(jì)劃過程 ? 專案核準(zhǔn)証明 ： ? 組織之風(fēng)險(xiǎn)管理政策