【正文】 竿學(xué)習(xí)類型：內(nèi)部型標(biāo)竿學(xué)習(xí)、 外部型標(biāo)竿學(xué)習(xí) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 流程規(guī)劃 ： (魚骨圖 ) 流程圖是顯示系統(tǒng)中各要素之間的相互關(guān)係的圖表 . 流程圖能夠幫助專案團(tuán)隊預(yù)測可能發(fā)生哪些品質(zhì)問 問題，在哪個環(huán)節(jié)發(fā)生以利其發(fā)展出一套解決之道 Methods People Materials Equipment Effect Environment Caus Caus Caus Caus Caus Caus Caus Caus 圖 因果關(guān)係圖 來源： Reid Sanders(2023) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 品質(zhì)成本 ： ● 預(yù)防成本：指那些為預(yù)防不良品產(chǎn)生的活動的成本 ● 評鑑成本：為確保品質(zhì)或發(fā)現(xiàn)缺失而設(shè)計的活動的 成本 . ● 失敗成本：指由有缺陷零組件的產(chǎn)品或錯誤的服務(wù) 所引起的成本 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 品質(zhì)管理計劃 ：著重在專案品質(zhì)控制，品質(zhì)確保和 改善 . ? 作業(yè)定義 ：明確描述每個名詞的定義及如何通過品 質(zhì)控制過程對它們進(jìn)行衡量 . ? 檢查清單 ：用以確認(rèn)所需執(zhí)行的一系列工作是否已 經(jīng)實(shí)施的檢查工具 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 十二 . 組織規(guī)劃 ? 確認(rèn)專案與任務(wù)角色，規(guī)劃功能職掌與成員間相互 權(quán)責(zé)與關(guān)係 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 1. 投 入 ? 專案界面 ： ● 組織界面：不同的組織單位之間正式的或非正式的 協(xié)調(diào)與互動關(guān)係 . ● 技術(shù)界面：不同的技術(shù)層面之間的正式的或非正式 的協(xié)調(diào)與互動關(guān)係 . ● 人際界面：在專案中工作的不同個人之間的正式的 或非正式的協(xié)調(diào)與互動關(guān)係 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 用人需求 ：界定在什么樣的時間範(fàn)圍內(nèi)，對什么樣 的成員和專案小組，要求具備什么樣的 技能 . ? 限制條件 ：限制專案團(tuán)隊可選擇的事務(wù) 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 利害關(guān)係人分析 ： ● 對不同利害關(guān)係人的所需之信息加以分析，以確保 其需要都能充分的獲得滿足 . ● 形成一種系統(tǒng)化及邏輯性的觀點(diǎn)以滿足其需求 . ● 此種分析應(yīng)考慮那些適合於專案且能提供所需信息 的方法和技術(shù)，專案團(tuán)隊?wèi)?yīng)注意避免在不需要的信 息和不適合的技術(shù)上浪費(fèi)資源 . ● 找出最大公約數(shù)，犧牲所有個人利害關(guān)係 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 角色及責(zé)任指派 ： ● 專案的角色 (誰做什么 )和責(zé)任 (誰決定什么 )必須指派 給適當(dāng)?shù)膶０附?jīng)理人 . ● 角色和責(zé)任可能隨時間而改變 . ● 專案角色和責(zé)任應(yīng)與「專案範(fàn)疇定義」緊密相連， 有一種「責(zé)任指派矩陣」常用於此 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 表 責(zé)任指派矩陣 來源：貝爾公司 活動 R S A 活動 C R N A 活動 N R N 活動 R N S A G 活動 R C S 活動 N R N A B C D E F G H X Y Z 工作項目 專 案 團(tuán) 隊 成 員 利害關(guān)係人 R=負(fù)全責(zé)的 S=需要支持的 C=必須向其請教的 N=務(wù)必告知的 A=核準(zhǔn) G=把關(guān)者 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 人力運(yùn)用管理計劃 ： 闡述人力資源在何時，以何種方式運(yùn)用在專案團(tuán)隊中 . 此計劃可能是正式的，也可能是非正式的；可能非常 詳細(xì)，也可能是簡略的，都基於專案的需要而定 . ? 組織圖 ： ● 顯示專案成員彼此間隸屬及協(xié)調(diào)關(guān)係的一種圖形 . ● 組織分解結(jié)構(gòu)是組織圖的一種特定形式，顯示了工 作分項之負(fù)責(zé)單位 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 十三 . 人員獲得 ? 獲得專案所需的人力資源 (個人或團(tuán)體 )，並指派其執(zhí) 行專案之任務(wù) . ? 但「最好的」資源並非垂手可得，所以專案管理團(tuán)隊 需注意確?？色@的資源是否符合專案之需求 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 人力運(yùn)用管理計劃 ： ? 人力資源庫說明 ：人員之派任，必須考量可獲得的 人員之特性 . ● 先前的經(jīng)驗(yàn) ● 個人的興趣 ● 個人的特質(zhì) ● 可獲性 ● 能力及熟練度 ? 招募規(guī)定 ：具有人員運(yùn)用的相關(guān)政策、指導(dǎo)方針或 程序，這些規(guī)定可以被視為「人員獲得」 程序的限制條件 . 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 協(xié) 商 ： ● 人員派用在多數(shù)專案中必須通過協(xié)商進(jìn)行 . ● 專案管理團(tuán)隊的影響能力在人員派用協(xié)商過程中扮演 著十分重要的角色，就如同組織間的政治角力一樣 . ● 適所適才 ? 先行任用 ：某些況下，可以預(yù)先將人員派任到專案中 . ● 專案起源於一份極具競爭性的計劃 . ● 專案是一個內(nèi)部服務(wù)專案，且人員的派任已在專案核 準(zhǔn)証明中有規(guī)定 . 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 勞務(wù)外包 ： ● 專案採購管理可用於執(zhí)行專案工作而取得特定個人或 團(tuán)隊的服務(wù) . ● 當(dāng)執(zhí)行組織缺少內(nèi)部工作人員去推動這個專案時，就 需要臨時雇用人員，因此勞務(wù)外包成為必要的方式 . 2. 工具及技術(shù) PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 專案人員派任 ： ● 專案人員已被確實(shí)地派任到專案中並開始工作時，專 案人員可以是全職或兼職，視專案之需要而定 . ● 可含工作人員之起迄日期 . ? 專案團(tuán)隊名錄 ：列出了所有的專案小組成員和其他主要 的專案利害關(guān)係人；它可以是正式或非 正式的 . 3. 產(chǎn) 出 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 十四 . 溝通規(guī)劃 ? 決定每個專案利害關(guān)係人所需信息之性質(zhì)和溝通需求 、時機(jī)與方式：誰需要什么信息 ? 何時需要及給予 ? ? 「溝通規(guī)劃」的過程被視為初期專案階段的一部份， 應(yīng)在專案過程中進(jìn)行定期檢驗(yàn)及做必要的修訂 , PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 溝通需求 ： ● 指專案利害關(guān)係人信息需求的總和 . ● 決定「溝通需求」通常所需要的典型信息有： 1). 專案組織和利害關(guān)係人的責(zé)任關(guān)係 2). 涉及專案紀(jì)律、行政部門和專案所需的專長 3). 專案所需人員的估算以及應(yīng)分配的位置 4). 外部的信息需求 (如與媒體的溝通 ) 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 溝通技術(shù) ： ● 在專案的各要素之間互動的信息，所能使用的技術(shù) 和方法可能有差異很大 . ● 可能影響專案溝通的技術(shù)因素有： 1). 信息需求的實(shí)時性－－專案的成功與否有賴於隨 時掌握正確及最新的信息 . 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 利害關(guān)係人分析 ： PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 溝通管理計劃 ： 溝通管理計劃是一份文件，它提供： ● 彙集資料及建檔結(jié)構(gòu) ● 資料分解結(jié)構(gòu) ● 傳送資料說明 ● 產(chǎn)出時程 根據(jù)專案的需要，溝通管理計劃可以是正式或非 正式的，非常詳儘或簡略的 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 十五 . 風(fēng)險管理規(guī)劃 ? 風(fēng)險 ：是不確定的事項或情況一旦發(fā)生將對專案目標(biāo) 造成影響 . ? 風(fēng)險管理規(guī)劃是決定如何去設(shè)計和規(guī)劃一個專案的風(fēng) 險管理活動的過程 . ? 設(shè)立風(fēng)險控管小組，專案經(jīng)理人儘可能參加 . ? 包含人、物、金錢、時間、資訊知識 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 ? 專案核準(zhǔn)証明 ： ? 組織之風(fēng)險管理政策 ： 組織可能會先訂定規(guī)劃方法於風(fēng)險分析及響應(yīng)上，減 少風(fēng)險的發(fā)生 . ? 定義角色和責(zé)任 ： 預(yù)先定義辨識決策上的角色，責(zé)任歸屬和授權(quán)的決策 . ? WBS 1. 投 入 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 規(guī)劃會議 ： 專案團(tuán)隊舉行規(guī)劃會議去發(fā)展出風(fēng)險管理規(guī)劃來 , 與會的人包括專案經(jīng)理人專案、團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)人等 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 風(fēng)險管理計劃 ： PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 十六 . 風(fēng)險辨識 ? 辨識哪些風(fēng)險可能影響專案進(jìn)展 . ? 具體記錄風(fēng)險的各方面特征 . ? 風(fēng)險辨識包括辨識內(nèi)在風(fēng)險和外在風(fēng)險 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 1. 投 入 ? 風(fēng)險類別 ： 風(fēng)險會影響專案變得更好或更差且要被歸納和組織 於風(fēng)險類別中，風(fēng)險類別包含下列各項目： ● 技術(shù)，品質(zhì)或效能的風(fēng)險 像未經(jīng)驗(yàn)証的，不切 實(shí)際的，不被信賴的 . ● 專案管理風(fēng)險 像不當(dāng)?shù)臅r間和資源分配，不合 適的專案計劃品質(zhì) . ● 組織的風(fēng)險 像時間、成本和範(fàn)疇目標(biāo)內(nèi)部不一致 ● 外部風(fēng)險 像法律和管理環(huán)境的變動，災(zāi)害災(zāi)難 . PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 2. 工具及技術(shù) ? 文件審查 ： 執(zhí)行一個專案計劃及假設(shè)事項的結(jié)構(gòu)化分析，包含 先前的專案檔案，和其他信息 . ? 圖解技術(shù) ： ● 因果分析 ● 流程圖或系統(tǒng) ● 影響圖：顯示系統(tǒng)的事件之時間順序，因果影響 PMP 專案管理培訓(xùn) 第三章 計劃過程 3. 產(chǎn) 出 ? 風(fēng)險 ： ? 風(fēng)險征兆 ： ● 代表一個風(fēng)險可能已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生 . ● 專案執(zhí)行中的里程碑如沒有被按時完成，可能是 即將專案時程延誤的早期警訊 . ? 其他過程之投入 ： 風(fēng)險的辨識在其他領(lǐng)域中，可以協(xié)助確認(rèn)是否采取