【正文】 62 公文處理流程 – 平行文 相關(guān)部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 審查，登記 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，依照擬訂人和簽發(fā)人要求分發(fā)（郵寄）到相關(guān)部門 審批 審批 是否在權(quán)限范圍？ 是 否 審閱 注： 重要的文件，總經(jīng)理還需報董事會審批或?qū)忛啞? ?對重要文件、保密文件建立收回、銷毀制度。文件辦公室保存，沒 有充分利用 。辦公室根據(jù)經(jīng)驗對來 文進行審查、篩選或剔 除、上報。職能部門收到來文， 直接報送到主管領(lǐng)導。 5 沒有文件的收回、 銷毀制度 動作問題 對重要文件、保密文件建 立收回、銷毀制度。 4 文件辦公室保存， 沒有充分利用 動作問題 文件應(yīng)在有關(guān)人員處有備 份。 動作問題 制訂文檔篩選制度 利用 MIS系統(tǒng)永久存儲來文 目錄及摘要，事后可以根據(jù) 記錄設(shè)法重新獲取相關(guān)信息 。 根據(jù)來文性質(zhì)、緊急情況 應(yīng)相應(yīng)分別采取報送辦公 室由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)或暫先報 主管領(lǐng)導而后補報到辦公 室備案的做法。 存檔 開始 存檔 執(zhí)行 結(jié)束 60 流程診斷與建議－－公文處理 (平行文 )流程 (可選 ) 序號 流程問題 問題屬性 解決方案 備注 1 職能部門收到來文 ，直接報送到主管領(lǐng)導。 是否在權(quán)限范圍？ 是 否 辦公室先進行篩選，根據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)，將文件交給分管的領(lǐng)導。將來可以通過 MIS系統(tǒng)，實現(xiàn)文件信息的分級授權(quán)共享，從而使信息利用更加充分 總經(jīng)理認為重要和必要的文件，應(yīng)抄閱給董事長和董事。 建議：可以考慮凡需要法人或法人代表簽署的文件由總經(jīng)理審批，其他除特殊重大事項外，都由分管各部門的主管副總審批。在 MIS系統(tǒng)建立后，可以將所有文件的目錄或內(nèi)容在MIS系統(tǒng)保存，使所有文件都可以追查跟蹤。 審批 審批 外來文件辦公室進行審查，認為與公司業(yè)務(wù)無關(guān)或明顯不重要的文件就不上報。 接收文件 偶爾會發(fā)生職能部門收到通知，直接找主管副總審批，從而使文件脫離控制。 質(zhì)量 成本 時間 ? 通過適當?shù)年P(guān)鍵控制點的設(shè)立來降低營運風險 風險 57 今日議題 流程和 業(yè)務(wù)流程重組定義、流程類別 流程圖基本元素介紹 流程圖畫法 流程重組的必要性、方法和步驟 流程重組示例 58 執(zhí)行人方面 動作方面 時限方面 邏輯關(guān)系方面 改進建議 改進建議 改進建議 改進建議 流程重組示例 59 公文（平行文）處理流程圖 相關(guān)部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 辦公室主任審查，簽字 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，分發(fā) （郵寄）到相關(guān)部門 對普通文件和保密文件進行區(qū)分。 物流 流程改進 52 企業(yè)流程常見問題歸類 4 大 類 問 題 執(zhí)行人 動作 邏輯關(guān)系 ? 部門權(quán)限不清、權(quán)力過大、過小 ? 部門職責不清不清、責任過大、過小 ? 崗位權(quán)限不清、權(quán)力過大、過小 ? 崗位職責不清、責任過大、過小 ? 部門動作繁瑣或者缺少相應(yīng)的環(huán)節(jié) ? 手工操作過多或者部門之間來回動作繁瑣 ? 動作缺乏相應(yīng)的規(guī)范約束 ? 順序動作過多，缺乏并行動作 ? 信息不能正常流轉(zhuǎn)、信息不共享 ? 物流在途時間、在途線路過長 ? 資金流周轉(zhuǎn)較慢或者產(chǎn)生沉淀 ? 等待時間長 ? 操作時間長 類型 常見問題 時限 53 流程重組的基本方法 —— ESIA 刪 除 ? 過度控制 ? 重疊環(huán)節(jié) ? 等待時間 ? 過度生產(chǎn) ? 內(nèi)部運輸 \重復加工 \存儲 ? 轉(zhuǎn)換格式 簡 化 ? 形式 ? 程序 ? 溝通渠道 ? 處理過程 ? 表格 ? 問題區(qū)域 集 成 ? 工作 ? 部門 ? 客戶 ? 供應(yīng)商 自動化 數(shù)據(jù)收集 數(shù)據(jù)傳輸 數(shù)據(jù)分析 乏味工作 E S I A 成本最低、時間最短、附加值最大、風險最低 業(yè)務(wù) 流程 重組 的思 路和 方法 方法 思路 54 流程重組設(shè)計步驟 1. 收集分析職能部門主要管理與業(yè)務(wù)流程相關(guān)信息 2. 為現(xiàn)有管理與業(yè)務(wù)流程建模 1)當前流程的輸入、輸出信息和制約因素、監(jiān)控要點； 2)流程運行各步驟的主要任務(wù)、實施活動、實施職位、結(jié)果； 3)流程運行各步驟的處理時間、停留時間、傳遞流向、相關(guān)步驟； 4)流程的使用范圍、監(jiān)控指標。在企業(yè)內(nèi)部主要是通過提升財務(wù)、會計、采購、銷售部門的工作效率，來改變資金流動狀況。 分析現(xiàn)代物流手段的利用價值，比如建立自動貨倉及零部件配送體系。進行物流分析的具體方法包括： 分析是否能用信息流代替物流，比如為客戶直接發(fā)貨到生產(chǎn)現(xiàn)場。 公文旅行、文牘主義存在于各個企業(yè) ?對公文、報告、表格的檢查、校對及控制是企業(yè)工作極其重要的基礎(chǔ)工作，可以壓倒一切，大量的人力、物力投放在這上面，他們都忘了企業(yè)的真正生存目的是什么！ 51 業(yè)務(wù)流程重組或改進分析的方法 ?實施 BPR首先可以從分析企業(yè)的信息流著手，找到阻礙企業(yè)的決策體系和執(zhí)行體系有效發(fā)揮作用的地方，找到那些使企業(yè)信息流不通暢的環(huán)節(jié)，便能很好地規(guī)劃出進行業(yè)務(wù)流程重組的目標，也能為企業(yè)信息化找到建設(shè)發(fā)展的入口。 職能部門以專業(yè)劃分，在企業(yè)中形成一個個的利益中心 所有員工追求的是升遷 一旦目的達到，地位、名義、薪酬均將“舊貌換新顏”，否則“人微言輕”，一切名義、待遇無從談起。 每個員工取悅的是自己的上司 為了加強內(nèi)部管理，企業(yè)建立大量制度及審批手續(xù) 但幾乎找不到幾條是為了更好、更快地向顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的條款，基本上全部是監(jiān)督內(nèi)部職工的。這里顧客也包括企業(yè)內(nèi)部與之發(fā)生工作關(guān)系的其他部門或員工，而不再是傳統(tǒng)意義上的外部客戶。 財務(wù)檔案在財務(wù)部保存。進入付款流程 31 采購部 質(zhì)量管理部 財務(wù)部 儲運部 采購員與供應(yīng)商洽 談、簽訂采購合同 藥品采購流程 采購員生成電子采購 預(yù)報單 采購合同 電子采購預(yù)報單 按照電子采購預(yù)報單 要求驗收藥品 ,打印驗 收報告單 驗收報告單 保管員 填寫倉位 ,藥品入庫 收集藥品信息錄入系統(tǒng) 電子驗收信息 采購員確認驗收信息 采購員打印進倉單 進倉單 記帳 在途商品帳 提供增值稅發(fā)票、與 進倉單進行勾兌 打印待記應(yīng)付申請單 記帳 應(yīng)付賬 要求供應(yīng)商送貨 貸記應(yīng)付申請單 , 增值稅發(fā)票 是 是否屬急調(diào) 不備庫存品種 否 按照有關(guān)要求驗收藥品 打印驗收報告單 , 填寫臨時倉位 藥品入庫 藥品付款流程 文件存檔 7天 1天 1天 2天 7天 1天 1天 3天 2天 3天 3天 30天 30天 32 元素介紹及格式規(guī)定（標題 20號字 ,宋體 ) 部門間隔線 ,虛線 , 白色底板 是 判斷 * *,任務(wù)、工作 否 開始或結(jié)束 * A 流程遷移 ,* 33 流程名稱：檔案保管流程 流程編號： 006 一、目的：明確集團公司檔案建立、保管、銷毀的基本程序，規(guī)范檔案管理工作 二、原則：過程清晰，涉及部門職責明確 三、適用范圍：總經(jīng)理、辦公室、各部門、各單位 四、流程說明： 五、相關(guān)報告 《 各類檔案 》 、 《 銷毀文件清冊 》 、 《 檔案借閱登記表 》 序號 執(zhí)行人 內(nèi)容 1 各部門 /各單位 移交相關(guān)檔案 2 辦公室 收集檔案，審查、整理、歸類、編號、存檔 3 辦公室 保存期滿整理銷毀文件清冊，上報 4 總經(jīng)理 審批 5 辦公室 銷毀 檔案保管流程說明 34 檔案保管流程 辦公室 各部門 /各單位 按要求移交相關(guān)檔案 審批 經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，可由主管副總審批。重組流程推動了企業(yè)生產(chǎn)效率和效益的提高，IBM公司通過重組流程減少了九成的作業(yè)時間，并大大降低了人工成本，而且增加了 100倍的業(yè)務(wù)量。 企業(yè)再造將直接導致組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，扁平化成為替代的傳統(tǒng)金字塔型結(jié)構(gòu)的新模式，改造后的企業(yè)中主要以流程小組為主，小組中的成員必須是復合型的專業(yè)人才，需要具備全面知識，綜合觀念和敬業(yè)精神，這一客觀要求推動員工不斷學習，實現(xiàn)挑戰(zhàn)性的目標。恢復了流程的整個面貌，帶來的直接好處就是使每位負責流程的人員充分意識到，流程的出口就是向顧客提供較高的價值。 顧客 Customer 變革 Change 競爭 Competition 企業(yè) 7 流程再造的三個基本思想 （ 1）以顧客為中心 。越來越多的管理者終于醒悟：必須對現(xiàn)有的企業(yè)管理觀