【正文】 真正生存目的是什么！ 51 業(yè)務(wù)流程重組或改進(jìn)分析的方法 ?實施 BPR首先可以從分析企業(yè)的信息流著手，找到阻礙企業(yè)的決策體系和執(zhí)行體系有效發(fā)揮作用的地方，找到那些使企業(yè)信息流不通暢的環(huán)節(jié)，便能很好地規(guī)劃出進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組的目標(biāo)，也能為企業(yè)信息化找到建設(shè)發(fā)展的入口。 對物流的分析是著手業(yè)務(wù)流程重組的重要手段，在引入新的庫房管理系統(tǒng)比如自動貨倉、新建倉庫或建立物流配送中心的同時，企業(yè)便需要圍繞這些變動的資源展開業(yè)務(wù)流程重組，把原來不合理的、資源消耗大的流程改變過來。進(jìn)行物流分析的具體方法包括： 分析是否能用信息流代替物流，比如為客戶直接發(fā)貨到生產(chǎn)現(xiàn)場。 分析是否需要就近存放，縮短為客戶供貨的時間，比如在客戶所在的租用庫房。 分析現(xiàn)代物流手段的利用價值，比如建立自動貨倉及零部件配送體系。 信息流 資金流 資金流分析首先要找出那些出現(xiàn)資金沉淀或阻礙的環(huán)節(jié)，引起的原因主要包括信息不暢、不全面，或作業(yè)效率低下等等。在企業(yè)內(nèi)部主要是通過提升財務(wù)、會計、采購、銷售部門的工作效率，來改變資金流動狀況。在企業(yè)外部主要是監(jiān)管應(yīng)收應(yīng)付款的往來，比如規(guī)定應(yīng)收款的回款周期。 物流 流程改進(jìn) 52 企業(yè)流程常見問題歸類 4 大 類 問 題 執(zhí)行人 動作 邏輯關(guān)系 ? 部門權(quán)限不清、權(quán)力過大、過小 ? 部門職責(zé)不清不清、責(zé)任過大、過小 ? 崗位權(quán)限不清、權(quán)力過大、過小 ? 崗位職責(zé)不清、責(zé)任過大、過小 ? 部門動作繁瑣或者缺少相應(yīng)的環(huán)節(jié) ? 手工操作過多或者部門之間來回動作繁瑣 ? 動作缺乏相應(yīng)的規(guī)范約束 ? 順序動作過多，缺乏并行動作 ? 信息不能正常流轉(zhuǎn)、信息不共享 ? 物流在途時間、在途線路過長 ? 資金流周轉(zhuǎn)較慢或者產(chǎn)生沉淀 ? 等待時間長 ? 操作時間長 類型 常見問題 時限 53 流程重組的基本方法 —— ESIA 刪 除 ? 過度控制 ? 重疊環(huán)節(jié) ? 等待時間 ? 過度生產(chǎn) ? 內(nèi)部運(yùn)輸 \重復(fù)加工 \存儲 ? 轉(zhuǎn)換格式 簡 化 ? 形式 ? 程序 ? 溝通渠道 ? 處理過程 ? 表格 ? 問題區(qū)域 集 成 ? 工作 ? 部門 ? 客戶 ? 供應(yīng)商 自動化 數(shù)據(jù)收集 數(shù)據(jù)傳輸 數(shù)據(jù)分析 乏味工作 E S I A 成本最低、時間最短、附加值最大、風(fēng)險最低 業(yè)務(wù) 流程 重組 的思 路和 方法 方法 思路 54 流程重組設(shè)計步驟 1. 收集分析職能部門主要管理與業(yè)務(wù)流程相關(guān)信息 2. 為現(xiàn)有管理與業(yè)務(wù)流程建模 1)當(dāng)前流程的輸入、輸出信息和制約因素、監(jiān)控要點(diǎn)； 2)流程運(yùn)行各步驟的主要任務(wù)、實施活動、實施職位、結(jié)果； 3)流程運(yùn)行各步驟的處理時間、停留時間、傳遞流向、相關(guān)步驟； 4)流程的使用范圍、監(jiān)控指標(biāo)。 3. 進(jìn)行管理與業(yè)務(wù)流程重組設(shè)計 55 流程重組設(shè)計重點(diǎn)環(huán)節(jié) 重排環(huán)節(jié) 增加環(huán)節(jié) 流程任務(wù)自動化 ? 臟活、累活、險活以及乏味的工作 ? 數(shù)據(jù)的采集與傳輸 ? 數(shù)據(jù)的分析 ? 企業(yè)用以規(guī)避風(fēng)險的關(guān)鍵點(diǎn) ? 企業(yè)用以強(qiáng)化控制的關(guān)鍵點(diǎn) ? 有利于提升客戶滿意度的流程環(huán)節(jié) ? 可以減少重復(fù)、提升效率的環(huán)節(jié)調(diào)整 ? 可以縮短時間、降低成本的環(huán)節(jié)調(diào)整 消除非增值活動 任務(wù)整合 簡化活動 ? 過量生產(chǎn) ? 活動間等待 ? 不必要的運(yùn)輸 ? 反復(fù)的加工 ? 同一崗位承擔(dān)多項工作 ? 與客戶進(jìn)行整合 ? 與供應(yīng)商進(jìn)行整合 ?過于復(fù)雜的表格 ?過于復(fù)雜的技術(shù)系統(tǒng) ?過于專業(yè)分工的程序 ?缺乏優(yōu)化的物流 ?復(fù)雜的溝通形式 ?以更低廉方式進(jìn)行分包的非核心工作 ? 重復(fù)的活動 ? 反復(fù)的檢驗 ? 跨部門協(xié)調(diào) ? 過量的庫存 重排環(huán)節(jié) 增加環(huán)節(jié) 流程任務(wù)自動化 消除非增值活動 任務(wù)整合 簡化活動 56 最終達(dá)到對公司運(yùn)營風(fēng)險、成本、速度和質(zhì)量的優(yōu)化和控制 ? 用適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)控制滿足并超越客戶現(xiàn)在和將來的服務(wù)期望（如 ,增加項目的一次性成功率，與客戶合作等） ? 縮短業(yè)務(wù)處理時間，增加業(yè)務(wù)機(jī)會，超越客戶需求，降低成本，提高質(zhì)量（如縮短付款單據(jù)處理時間及服務(wù)和交付時間） ? 降低資源消耗，爭取競爭機(jī)遇（如 ,降低每次付款和發(fā)票處理的成本，進(jìn)行采購合并，增加折扣）， 良好的 流程設(shè)計可以使流程成本大幅度下降，其幅度會遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)削減成本的做法。 質(zhì)量 成本 時間 ? 通過適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵控制點(diǎn)的設(shè)立來降低營運(yùn)風(fēng)險 風(fēng)險 57 今日議題 流程和 業(yè)務(wù)流程重組定義、流程類別 流程圖基本元素介紹 流程圖畫法 流程重組的必要性、方法和步驟 流程重組示例 58 執(zhí)行人方面 動作方面 時限方面 邏輯關(guān)系方面 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 流程重組示例 59 公文（平行文）處理流程圖 相關(guān)部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 辦公室主任審查，簽字 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，分發(fā) （郵寄）到相關(guān)部門 對普通文件和保密文件進(jìn)行區(qū)分。 對保密文件建立收回，銷毀制度。 接收文件 偶爾會發(fā)生職能部門收到通知，直接找主管副總審批，從而使文件脫離控制。應(yīng)明確所有的文件先匯到辦公室，而后再分別發(fā)放。 審批 審批 外來文件辦公室進(jìn)行審查，認(rèn)為與公司業(yè)務(wù)無關(guān)或明顯不重要的文件就不上報?，F(xiàn)在這主要依靠人的主觀判斷，沒有明確的制度。在 MIS系統(tǒng)建立后，可以將所有文件的目錄或內(nèi)容在MIS系統(tǒng)保存，使所有文件都可以追查跟蹤。 哪些文件簽署在主管副總權(quán)限中，哪些不在沒有明確的規(guī)定。 建議：可以考慮凡需要法人或法人代表簽署的文件由總經(jīng)理審批，其他除特殊重大事項外，都由分管各部門的主管副總審批。 形成文件后，在辦公室歸檔保存，相關(guān)部門和主管副總、總經(jīng)理處沒有復(fù)印件，從而使信息沉淀，沒有得到充分利用。將來可以通過 MIS系統(tǒng)，實現(xiàn)文件信息的分級授權(quán)共享，從而使信息利用更加充分 總經(jīng)理認(rèn)為重要和必要的文件，應(yīng)抄閱給董事長和董事。這點(diǎn)可以在 MIS系統(tǒng)中實現(xiàn)。 是否在權(quán)限范圍？ 是 否 辦公室先進(jìn)行篩選，根據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)，將文件交給分管的領(lǐng)導(dǎo)。 副總簽發(fā)的文件，抄報到總經(jīng)理。 存檔 開始 存檔 執(zhí)行 結(jié)束 60 流程診斷與建議－－公文處理 (平行文 )流程 (可選 ) 序號 流程問題 問題屬性 解決方案 備注 1 職能部門收到來文 ，直接報送到主管領(lǐng)導(dǎo)。 動作問題 平行文來文集中到辦公室 備案（前置和后置）。 根據(jù)來文性質(zhì)、緊急情況 應(yīng)相應(yīng)分別采取報送辦公 室由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)或暫先報 主管領(lǐng)導(dǎo)而后補(bǔ)報到辦公 室備案的做法。 2 辦公室根據(jù)經(jīng)驗對 來文進(jìn)行審查、篩 選或剔除、上報。 動作問題 制訂文檔篩選制度 利用 MIS系統(tǒng)永久存儲來文 目錄及摘要，事后可以根據(jù) 記錄設(shè)法重新獲取相關(guān)信息 。 3 副總和總經(jīng)理文件 簽發(fā)權(quán)限不明確 邏輯關(guān)系 問題 明確總經(jīng)理對副總的授權(quán) 范圍。 4 文件辦公室保存， 沒有充分利用 動作問題 文件應(yīng)在有關(guān)人員處有備 份。 可以利用 MIS系統(tǒng)實現(xiàn)信息 分級共享。 5 沒有文件的收回、 銷毀制度 動作問題 對重要文件、保密文件建 立收回、銷毀制度。 61 執(zhí)行人方面 動作方面 時限方面 邏輯關(guān)系方面 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 改進(jìn)建議 流程 問題與建議 。職能部門收到來文， 直接報送到主管領(lǐng)導(dǎo)。 。辦公室根據(jù)經(jīng)驗對來 文進(jìn)行審查、篩選或剔 除、上報。 。文件辦公室保存，沒 有充分利用 。沒有文件的收回、銷 毀制度 ?平行文來文集中到辦公室備案（前置和后置） ?制訂文檔篩選制度 ?文件應(yīng)在有關(guān)人員處有備份。 ?對重要文件、保密文件建立收回、銷毀制度。 ?副總和總經(jīng)理文件簽發(fā)權(quán)限不明確 ?明確總經(jīng)理對副總的授權(quán)范圍。 62 公文處理流程 – 平行文 相關(guān)部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 審查，登記 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，依照擬訂人和簽發(fā)人要求分發(fā)（郵寄）到相關(guān)部門 審批 審批 是否在權(quán)限范圍？ 是 否 審閱 注： 重要的文件，總經(jīng)理還需報董事會審批或?qū)忛啞? 保密文件到期收回，統(tǒng)一銷毀 存檔 結(jié)束 開始 接收文件 存檔 執(zhí)行 63 流程繪制練習(xí) 64