【正文】 22 / 22。 (7)會后立即發(fā)出感謝信，并支付開支和酬金。 (5)在會議前幾天就用電話與發(fā)言來賓再次確定和澄清最后的細節(jié)。 (3)考慮發(fā)言人的個人需要——務(wù)必做到預(yù)定旅館房間和當?shù)亟煌ò才攀沁m當?shù)?，發(fā)言人不會在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，并且在講話前有休息時間和準備時間。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。 ④指定的具體講題和規(guī)定的時間。 ②主辦單位的名稱、背景和目的。向發(fā)言人提供出席人員的詳細情況及會議的目的。一旦你選定發(fā)言人，如果遵循下列預(yù)防措施，就可以收到與發(fā)言人關(guān)系較好和使會議開得更好的效果。 知名人士和權(quán)威人士會增加對會議的事前興趣和吸引更多的出席者。 ⑥向授權(quán)機構(gòu)報告出席人數(shù)和活動經(jīng)過。 ④支付帳單，結(jié)清帳目。 ②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。⑥把場所移交場地經(jīng)理的代表。 ④向有關(guān)服務(wù)人員致酬。 ②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。)10使發(fā)言人及表演娛樂節(jié)目的人員熟悉環(huán)境，因為為了最大限度的舒適，可能有必要做小的調(diào)整。⑧落實酒吧的服務(wù)安排使主人的烈酒控制措施得以實現(xiàn)，再次與酒吧領(lǐng)班確定酒吧結(jié)束時間。 ⑥視聽設(shè)備就位后，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音系統(tǒng)適當，放映機焦距準確)。 ④檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。 ②通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項要求說明。 ⑦安排出現(xiàn)意外情況時的代替節(jié)目。 ⑤匯集資料和訂購復(fù)制品(印刷的節(jié)目單、菜單、座位表和委員會名單。 ③與場地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動或添置。 第二階段(宴會前幾個月)： ①訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。 12安排預(yù)定辦法，包括確定、截限和取消日期。 10 約請發(fā)言人、表演娛樂節(jié)目的人、致詞的人，以及其他執(zhí)事人員。 ⑧向簽訂合同者提供詳盡說明、會場平面圖和座位計劃、菜單和服務(wù)要求等。 ⑥招標承辦場地和宴會。 ④編列暫定的邀請名單，估計出席人數(shù)。 ②確定時間和日期。受項目經(jīng)理委派，負責計劃、組織和指導(dǎo)宣傳活動；與新聞媒介保持聯(lián)系；可以協(xié)助項目的開發(fā)和登記。受項目經(jīng)理委派，負責物品和服務(wù)的安排，包括與宴會承辦人或場地管理部門磋商、聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，監(jiān)督集會場所的準備和食物與飲料的供應(yīng)，以及訂購、運輸、安置、保管和處置所有與活動有關(guān)的特殊器材和供應(yīng)品。負責計劃、組織、推動和全面指導(dǎo)及協(xié)調(diào)工作；負責監(jiān)督項目全部人員的活動，器材和設(shè)施，批準全部開銷和簽訂的協(xié)議。下列核對細則可以協(xié)助你制定你自己的計劃表。 (7)安排宴會后的結(jié)束工作。征求各發(fā)言人的意見并協(xié)調(diào)各表演節(jié)目的人，使他們都有機會熟悉環(huán)境和安排，因為小的調(diào)整可能是必要的。安排服務(wù)員收集就餐券(假如適用的話)，并安排服務(wù)員在上甜點和咖啡以后即刻離去(由在場助手催促服務(wù)員離去是個好辦法)。 (5)總管。確定酒吧服務(wù)的安排能使主人控制烈酒的意圖得到實現(xiàn)。假如用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號碼分開放在不同的信封里，不要依靠服務(wù)員分發(fā)座位卡。 (3)特定的座位安排。檢查家具確已按照計劃放好，而且適合活動的實際需要。室溫在開始時可以稍為涼一些，要指定不在臺上就座的某人與管理部門聯(lián)系調(diào)節(jié)空調(diào)。需要特別考慮的一些項目包括： (1)通風和溫度。 活動前的幾小時，項目經(jīng)理必須到現(xiàn)場檢查。管理這類性質(zhì)的活動，涉及許許多多細節(jié)，沒有一個人能單獨完成。除非這個人真正有負責設(shè)計和指揮復(fù)雜集會的經(jīng)驗，否則他將永遠不了解工作量和對眾多細節(jié)的關(guān)心程度，而這些都是進行真正成功活動的要求。有經(jīng)驗的雞尾酒會管理人員為25～100人的招待會安排一名酒吧服務(wù)員和1～2名服務(wù)員；假如人數(shù)在300人以上，就計劃雇用3名酒吧服務(wù)員和4名或更多的服務(wù)員。 為使賓客欣賞招待會，服務(wù)和時間的掌握是重要的考慮因素。假如雞尾酒會在宴會之前，一般認為45分鐘到一小時是最大的極限。結(jié)束酒吧的信號應(yīng)該是秘密的，這樣可以使無禮的賓客不去設(shè)法延長宴會。決不要依賴宴會承辦人或餐館主動結(jié)束酒吧服務(wù)。很多公司認為購買按照標準配方大量調(diào)配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開會前調(diào)配。 一般可取的辦法是要求所有的飲料經(jīng)過計量。(空瓶應(yīng)在最后點清時才挪走。有經(jīng)驗的招待會管理人員一般認為最好按瓶訂購烈酒。事實上，不可能準確地數(shù)清招待會上的飲料消耗數(shù)字。4有關(guān)烈酒的一些令人清醒的事實 從管理部門的觀點看，計劃中有關(guān)供應(yīng)烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準備和控制。正上熟菜的時候，不要打亂。 (4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且并不會更貴。甜點放在“華麗的大燈臺”上端上來的“動人景象”，是最容易的辦法之一。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜點心。菜單不必精致或昂貴，以使賓客為出席而高興。要記住，想象并不是代價很高的因素。 以上所有各項應(yīng)列入宴會經(jīng)理的核對細則。 (8)安排由宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館提供錄音帶或現(xiàn)場的伴奏音樂和任何其它娛樂節(jié)目。 (6)可能需要補充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴音系統(tǒng)操作員、保安警察、額外的衣帽間服務(wù)員和其他人員，包括每人應(yīng)在崗位的具體時間。 (4)安排小費或服務(wù)費以支付食品和酒吧服務(wù)員、衣帽間的服務(wù)員和其他人員。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐項具體說明名稱和數(shù)量。假如你需要時間去安裝特別的視聽設(shè)備、裝飾品、餐桌紀念品和座位卡，商定提前使用就特別重要。然而你必定仍然愿意和宴會承辦人訂立盡可能詳細的書面協(xié)議。大多數(shù)專業(yè)的宴會承辦人能根據(jù)這些主要條件開展整個活動。有經(jīng)驗的總管或宴會廳領(lǐng)班有許多辦法來保證公司宴會的成功。 最好的服務(wù)和安排，一般可得自與公司有經(jīng)常而大量業(yè)務(wù)的人。但有時候在公司自有建筑物之外舉行會議而支出額外開銷是正當?shù)摹? 2訂立承辦宴會和服務(wù)的合同 自由參加的招待會或周年慶祝會，往往可以通過把車庫或倉庫改裝成宴會或特別招待會的場所，進行戲劇性的安排。 (9)安排節(jié)目應(yīng)使賓客最多坐兩個半小時。 (8)介紹來賓發(fā)言人或文娛節(jié)目應(yīng)在賓客過于疲勞而無力欣賞以前。(熱茶一定要熱上，而不是半涼不熱的。假如75%的客人已入席，就不要等晚來的人和散漫的人。 (4)盡可能使用最舒適的座位，安排的方式要把背對講臺的人減少到最低限度。) (3)富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加費用。 (2)假如宴會前舉行雞尾酒會，要肯定對酒會的掌握和截止時間均有明確的規(guī)定。成功的場合計劃得如此好，組織得如此好，管理得如此好，以致賓客并不意識到詳盡的計劃。在決定這種舉動以前，公司必須認識到所將取得的大部分價值是無形的和遙遠的。 如果公司打算得到宴會或雞尾酒會費用的全部回報，則計劃必須是現(xiàn)實主義的?！?招待和宴會 宴會的含義被定為“有目的的進餐”。 ④要求工作人員核實全部發(fā)票、發(fā)言人的報酬和其它債務(wù)。 ②向發(fā)言人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感謝。 ⑦把所有場地移交安全巡邏隊。 ⑤監(jiān)督和徹底檢查清理工作。 ③拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。 第四階段(會后立即進行)： ①親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻者致謝。 ⑧核查專用電話裝置和其他交通工具。 ⑥再一次確定發(fā)言人的計劃，需要的協(xié)助，黑板、粉筆、黑板架、指示器和視聽設(shè)備均已備齊。 ④檢查以下各地方是否都恰當?shù)匕仓昧藰擞洠航哟?、參觀、登記處、方向、陳列室、救護、失物招領(lǐng)處和停車場。 ②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當?shù)怯浄椒?、電話、布告欄、一般和緊急通知。 22為萬一發(fā)生“臨時空場”而安排應(yīng)急發(fā)言人(或娛樂節(jié)目)。 20 建立與本地報紙、雜志、電視臺和無線電臺的聯(lián)絡(luò)。 18預(yù)定證章、邀請信、小冊子、入場券和其它印刷品。 16指派和訓(xùn)練各主持人，各向?qū)?，各示范表演人，以及停車場、失物招領(lǐng)處、衣帽存放間和登記處的服務(wù)人員。 14預(yù)定視聽設(shè)備、黑板、法蘭絨板和其它提供真實性效果的用具。 12準備專門設(shè)施。 １０訂購指示牌、裝飾品、旗子或花。 ⑧為場地、食品、娛樂節(jié)目、額外桌椅，以及專門設(shè)備訂立合同。 ⑥著手宣傳方案。 ④完成最后方案。 ②確定組織機構(gòu)計劃及權(quán)力分工。⑨聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。 ⑤估計費用。 ③考慮暫定方案。 第一階段(開會日期的數(shù)月前)： ①確定宗旨和目標。 (6)食品和娛樂經(jīng)理。 (5)設(shè)施經(jīng)理。 (4)項目公共關(guān)系經(jīng)理。 (3)規(guī)劃經(jīng)理。 (2)項目指導(dǎo)人。 4全公司大會的核對細則 對人員配備的要求： (1)會議總主持人。 (3)安排一些娛樂節(jié)目，喧鬧的集會往往可以通過關(guān)閉酒吧、改為演出而使之安靜。 (2)安排在聚會開始不久就供應(yīng)足夠數(shù)量的食物。公司圣誕節(jié)聚會比公司其它集會更可能供應(yīng)含酒精飲料。有一位總裁把在參觀結(jié)束時向每一位訪問者致意作為他自己的任務(wù)，他認為最后的印象是最有意義的。主人和迎候者是重要的，但是員工有機會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。 (7)擬定禮儀。標明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標記，在等候的地方提供增設(shè)的座位。 (6)準備各項設(shè)備。把情況簡介寫成摘要提供給向?qū)?。召集所有部門的負責人和第一線管理人，向他們解釋最后計劃并爭取他們的協(xié)助。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計五顏六色的標記，以表明對每一個主要設(shè)備項目的投資額、提供一個職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。要求職工提出他們希望邀請的補充名單。 (3)發(fā)請柬。費用取決于公司款待的程度。要避免和其它社團活動或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務(wù)日程和一年中各項設(shè)施使訪問者最感興趣的時間。 假如有人負責以下細節(jié)，這些舉動就會更成功，每個有關(guān)的人負擔也就更小： (1)規(guī)定日期。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來。要正確地觀察會議的全面影響。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在員工個人利益方面，在工會計劃方面，在生產(chǎn)進度方面，在可用場地方面，在假日安排方面。 (4)起草暫定議程并且指派一個代表委員會進行審查。 (2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰能對計劃貢獻特殊才干和能力。 1初步計劃 由于費用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及管理部門處于員工的嚴密檢查和評判之下，全公司大會需要非常謹慎和詳盡的計劃。 許多主管人員認為個人接觸是全公司大會最重要的一環(huán)?！?全公司大會 全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進工作成員之間團結(jié)一致的感情提供機會。當委員會的看法將導(dǎo)致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。作會議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機會表達自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。 (5)倉促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會的功能。提出其它方面新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默感甚或暫時休會可能有幫助。主持人必須找到自由討論變成爭論之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個人，辦法或許是提出一個相關(guān)的事項。另一個辦法就是重申目標或問題，歸納那些可能已達成一致的意見，并澄清有待進行的事項。主持人必須有能力在關(guān)鍵時刻介入，以引導(dǎo)討論避開如下的失誤： (1)假如小組改變了原始的目標，老練的領(lǐng)導(dǎo)人可能設(shè)法重申話題或目標，并通過投票決定繼續(xù)討論是否適宜。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質(zhì)、動機、個人保障和表達能力都會有極大差異。 (9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法