【正文】 對于必須在任何環(huán)境下計劃或主持會議的任何人來說，本著作將證明自己是他們的無價之寶。s Guide to Effective Meetings是有關(guān)計劃和主持同事專業(yè)人員將希望參加的會議的實際指導(dǎo)。Barbara J. Manager39。Frances A. Another Meeting!A Practical Guide for Facilitating Effective Press, 1999.使用這些關(guān)于創(chuàng)建日程、準(zhǔn)備會議以及巧妙地開始和結(jié)束會議的指南，將效率低下的會議轉(zhuǎn)變?yōu)楦挥谐尚У臅h。著作 Harvard Business School Manager39。按照此檢查表確保您的會議贏得贊揚并產(chǎn)生有用的成果，而不是招致厭煩和譴責(zé)。作者探索了高效率的公司使用哪些方法來充分利用高級管理者在一起合作的時間，例如：將戰(zhàn)略會議與集中討論運營的會議分開；在召開會議之前先通過書面溝通來探討問題，以便將會議時間完全用于決策；制定日程時根據(jù)各事項為公司創(chuàng)造價值的潛力來排定它們的重要性等級。Paul D. Lovett.Meetings That Work: Plans Bosses Can Approve.Harvard Business ReviewOnPoint Enhanced : Harvard Business School Publishing, 2000.您有一個很好的想法，那么您應(yīng)該如何在計劃會議中將它提出來以獲得上司的認(rèn)可？許多管理者的計劃書中都充斥著大量無關(guān)緊要的信息，或是提供的信息不充分。關(guān)鍵在于了解如何介入及何時介入。在最嚴(yán)重的情況下，它可能會使會議偏離軌道并阻斷會議的正常進程?！度绾巫屆總€會議開得有意義》。另請參見 主持會議: 核心概念, 結(jié)束事項 要查看在線文章，請訪問相應(yīng)主題中的“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”部分。 在關(guān)鍵決策者必須離開時結(jié)束會議，這不是一個好的時機。另請參見 主持會議: 核心概念, 會后的跟進 知道何時結(jié)束會議與知道如何準(zhǔn)備或主持會議一樣重要。 寫跟進備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情況。另請參見 主持會議: 核心概念, 會后的跟進 會后分發(fā)跟進備忘錄有助于最大程度地擴大會議的影響。這樣還可以確保所有干系人都知曉該決策或信息，并有助于確保所有的人得到的是相同的信息。 行動和溝通計劃應(yīng)具備三個要素：什么、何人與何時。何人負(fù)責(zé)各項任務(wù)。另請參見 主持會議: 核心概念, 在什么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？ 如果會議結(jié)束時沒有制定出任何行動計劃和溝通計劃，離開會議室后就不會有實際行動。 盡管您確實應(yīng)強調(diào)，如果兩個人無法控制他們的脾氣，您可能不得不讓他們到會議室外去討論他們的觀點，但在實踐中，作為領(lǐng)導(dǎo)者，您并不想行使讓某人離會的這一職權(quán)。為了鼓勵富有成果的爭論與討論，您需要加強正面引導(dǎo)。另請參見 主持會議: 核心概念, 團隊如何決策 建設(shè)性沖突可能會成為獲得最佳答案的關(guān)鍵。 在制定關(guān)鍵政策與標(biāo)準(zhǔn)時，通常采用的決策制定方法是達(dá)成一致意見。另請參見 主持會議: 核心概念, 在什么情況下，好心安排的會議卻事與愿違？ 到了該決策的時候，團隊可以通過投票或達(dá)成一致的方式進行決策，也可以由領(lǐng)導(dǎo)做出決策。 這些選項中有一個或多個都有助于挖掘其他觀點。您知道還有其他方面的觀點，且這些觀點也需要聽取。另請參見 主持會議: 核心概念, 主持會議 設(shè)想一下，您正在主持一個會議，其主題是一個有爭議的話題。 在掛紙板或者白板上記錄下要點或問題并在整個會議期間讓人們看到它們，這種做法可以為成員創(chuàng)造一個焦點并確保每個人同意上面的內(nèi)容。另請參見 主持會議: 核心概念, 主持會議 在許多會議中，人們會提出許多想法與觀點。 這些規(guī)則可以包括：對每個話題的討論設(shè)定時間限制、協(xié)定處理意見沖突的方法，約定準(zhǔn)時開始和結(jié)束會議。另請參見 主持會議: 核心概念, 準(zhǔn)備會議 有關(guān)召開會議的建議技巧是：按時開始、按照議程進行、堅持目標(biāo)（必要時可調(diào)整）、回顧或者設(shè)立會議“基本規(guī)則”。3. 將互相牽扯的議題分類。對討論議題進行排序的建議方法包括：1. 將傳達(dá)信息的議題與解決問題的議題分開。 一開始就討論最有爭議性的議題不是個好辦法，最好從一個相對輕松的議題開始，然后逐漸過度到最復(fù)雜的問題。另請參見 主持會議: 核心概念, 準(zhǔn)備會議 當(dāng)您建立了一份會議日程后，您就可以將議題排序以便逐個討論了。準(zhǔn)確地說，對于一個小型的團隊工作會議，建議的合理時間長度是多長？ 對小型團隊工作會議來說計劃三十分鐘到不超過兩小時。有關(guān)詳細(xì)信息，請訪問此在線活動。 為會后要處理的問題保留一份單獨的列表（有時被稱作“停車場”）。 記錄頭腦風(fēng)暴會議期間的每一個發(fā)言。 使用掛紙板或白板以幫助您跟蹤要點和決策。 對每個人的到會表示感謝。 保證會后跟進。 結(jié)束會議的技巧 寫下后續(xù)步驟或制定一個行動和溝通計劃以向與會者和其他干系人傳達(dá)會議要點和決策。 通過中立地回應(yīng)想法與團隊步調(diào)不一致的發(fā)言人來認(rèn)可其發(fā)言的正當(dāng)性，從而營造一個安全的參與和創(chuàng)造環(huán)境。 提醒成員注意基本規(guī)則和前面的協(xié)定，從而保證討論的正常進行。 在關(guān)鍵時刻介入的技巧 返回原地（即將問題推回提出此問題的人）以暗示領(lǐng)導(dǎo)者不會單獨負(fù)責(zé)回答所有問題。 對打斷他人講話的人您可以說“請讓艾麗絲把話說完。 請他們耐心聽完他人的想法和觀點。 向被打斷的人確認(rèn)完成他們發(fā)言的人是否準(zhǔn)確陳述了他們想表達(dá)的意思。如果他們的意見或支持至關(guān)重要，應(yīng)設(shè)法在會后獲取他們的意見或支持。 使用掛紙板或白板將他們的注意力重新集中到正在討論的主題上，并記錄他們對該主題分歧的實質(zhì)。 攻擊他人的成員 如果他們攻擊其他參與者，應(yīng)詢問問題所在。 要求團隊更換角色，以便讓沉默的人發(fā)言，并讓一直在發(fā)言的人暫停一會兒。 少數(shù)成員在談話中發(fā)言過多 如果您站著，那么請盡可能地靠近他們。 竊竊私語 要求只關(guān)注一個中心，例如，可以問“我們在這里可以只開一個會議嗎？” 詢問竊竊私語的與會者他們是否可以與大家分享談話或稍后再完成談話。 在休息期間與他們交流。 如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，應(yīng)要求他們予以控制。 在休息期間，巧妙地指出這種行為具有破壞性。” 如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，您可能必須請此人離開會場。 對于說“那是蠢話”之類的話或使用身體語言暗示否定性判斷的人，您可以說“等一下。 要求團隊同意在所有想法發(fā)表完畢之前不評論他人觀點。 將此話題擱置到未來討論。 不斷重復(fù)一個話題的成員 在掛紙板上指出他們的發(fā)言。 在會議一開始，詢問是否每個人都能呆到指定的結(jié)束時間。 會后私下詢問此人遲到的原因。 找出可以激勵遲到的人員準(zhǔn)時到會的辦法。 告訴他們前進的方向、目前所處的位置以及走過的路線。 征求每個人的意見。 隨后再討論較困難的事項，但要確保預(yù)留足夠的時間來處理它們。 從簡單的問題開始。 收集會議所需的任何相關(guān)數(shù)據(jù)或文件。 對于小型團隊工作會議來說計劃三十分鐘到兩個小時，并且始終應(yīng)低估團隊可以實現(xiàn)的目標(biāo)。 擬定日程。 對于較大的團隊，應(yīng)提供更多的結(jié)構(gòu)。如果您需要縮短日程以適應(yīng)分配的時間，則應(yīng)讓團隊確定哪些事項可以稍后處理，或者哪些事項可以委派給可以在下次會議中匯報的任務(wù)組。 每個問題的期望結(jié)果是什么，成員需要多少時間來處理每個問題？2. 根據(jù)團隊頭腦風(fēng)暴所產(chǎn)生的事項創(chuàng)建日程。3. 我們認(rèn)為此問題的原因是什么？4. 有哪些解決此問題的方案？每種方案有何后果或好處？如果問題得不到解決，會有哪些后果？5. 我們?nèi)绾芜x出一個方案？有哪些關(guān)鍵因素（如時間、資源、財務(wù)和價值等等）？6. 就某個方案達(dá)成一致。大家最終將更多得根據(jù)您的行動而不是您的語言來評判您的工作。按照會議中所做的任何決策盡快地采取行動。如果您無法提供資源，應(yīng)解釋原因。確保讓參與者獲得完成其分配到的任務(wù)所需的資源。您還可以安撫那些您可能長期需要他們支持的參與者的自尊心。會議期間，應(yīng)留意成員對所做決策感到不滿意的信號，并在會后找這些人溝通。寫跟進備忘錄的目的在于讓沒有到會的人了解會議的情況。會前 會中 會后 11. 通過包含會議記錄的備忘錄快速跟進。還要將該計劃發(fā)給那些沒有到會但需要得到相關(guān)信息的人員。它還可以確保讓所有干系人了解決策或信息，并有助于確保他們獲知的是相同的訊息。o 何時必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實地對計劃安排做出承諾，以確保任務(wù)真正得到落實。行動和溝通計劃應(yīng)具備三個要素：什么、何人及何時。制定行動和溝通計劃通常是最容易忽略的步驟，并且可能成為與會者和其他未到會的干系人抱怨的根源。在這種情況中，有必要讓所有成員感覺到領(lǐng)導(dǎo)聽取了他們的觀點。o 領(lǐng)導(dǎo)者決策通?？稍谧疃痰臅r間內(nèi)實現(xiàn)。這種方法通常不適合緊急情況或領(lǐng)導(dǎo)者個人應(yīng)對決策負(fù)責(zé)的情況。o 團隊一致通過通常更加困難且要花更多的時間。o 投票可在較短時間內(nèi)得出結(jié)果。要做出決策，團隊可以通過投票或達(dá)成一致（相互同意）的方式，也可以由領(lǐng)導(dǎo)者做出決策。o 不要倉促投票或做出決策。邀請尚未發(fā)言的人發(fā)言。o 請某人做唱反調(diào)的人。o 為獲取每個人的意見，您可以在會議室走動以詢問每個人的意見。o 當(dāng)您感覺到大家對討論某個要點興趣濃厚時，應(yīng)關(guān)注想發(fā)言的每個人并聆聽他們的想法。o 如果有參與者批評或攻擊他人的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。o 對打斷他人講話和發(fā)言過多的人進行控制；為沉默寡言的人提供發(fā)言的機會。8. 讓每個人都發(fā)言。如果您在會議之初說明會議的目的和目標(biāo)，則可以最大程度地避免參與者離題或介紹無關(guān)的材料。o 分發(fā)日程和相關(guān)的背景信息。o 鼓勵參與者做好準(zhǔn)備工作并讓他們知道您對他們的想法很感興趣。o 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。6. 準(zhǔn)備要做出的討論和決策。花時間討論您希望他們與其他參會人員分享的觀點。包括以下列表中的適當(dāng)內(nèi)容：o 會議的目的o 目標(biāo)或期望的結(jié)果o 日期、時間和地點o 會議的召集者o 集會團隊的名稱或參與者的姓名o 參與者的角色o 會議形式的特殊之處o 任何外部參與者o 涉及的日程事項、相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和分配的時間o 任何可用于準(zhǔn)備工作或有助于縮短會議時間的背景材料o 會議要花多長時間5. 預(yù)先試探關(guān)鍵的參與者。同時，要向他們說明他們將在會議上扮演特定的角色，而且還要強調(diào)他們參加會議的好處。3. 邀請合