【正文】 2. 采購部在接到申請單后應(yīng)填具專門送至供貨單位的報價單，通知供貨單位的負責人對所購物品進行報價和提供貨品的有關(guān)資料。進口物料的采購；按物業(yè)公司規(guī)定，所有的進口物料的采購必須通過正常渠道按有關(guān)的正式手續(xù)去進行。訂貨單和合同的核查：采購部應(yīng)根據(jù)到貨情況檢查每張采購定單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購事項的跟進，已完成的訂貨文件應(yīng)按供應(yīng)商區(qū)分存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應(yīng)將收貨記錄和相關(guān)的采購申請單首聯(lián)和有關(guān)訂貨文件在送成本控制組前先交到采購部進行核查。訂貨單和合同的發(fā)出：在采購申請單獲得必需的批準簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發(fā)； 首聯(lián)－－收貨部 二聯(lián)－－采購部 三聯(lián)－－會計部 四聯(lián)－－申請部門 主題：采購制度及程序 生效日期：其中的三聯(lián)和四聯(lián)應(yīng)在完成登記后即時發(fā)給會計部和申請部門，首聯(lián)及二聯(lián)則交采購部經(jīng)理進行分派，按每張采購申請單的性質(zhì)，制作采購訂貨單（一般市場和百貨項目）和采購定單（進口，或大批量訂貨，或?qū)Ψ讲唤邮苡嗀浐贤瑔挝坏亩ㄙ彛┗虿少徍贤?。采購申請單的收單記錄：所有各部門送交的采購單應(yīng)統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價，議價，采購等具體工作。為了使采購部經(jīng)理能順利執(zhí)行以上8項指標：采購經(jīng)理享有以下的工作職權(quán)：1. 接受及辦理行政辦及財務(wù)審批同意的采購申請單的采購工作2. 拒絕及退回不符合規(guī)定的采購申請單3. 拒絕未經(jīng)批準的采購要求4. 核查采購申請單，進行采購，報價工作，選擇及建議選定供貨商5. 在獲得財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準后，才能簽訂采購合同及采購確認文件6. 安排采購人員的采購工作7. 督導并評估采購人員的工作表現(xiàn)8. 嚴格要求采購人員遵守物業(yè)公司各項規(guī)章制度及采購紀律9. 控制及檢查采購物料的質(zhì)量，數(shù)量10. 拒絕接受不符合采購訂單或其他采購文件指定標準的物料采購部的人員編制結(jié)構(gòu)采購部經(jīng)理 食品采購 物品采購采購部的工作流程：市場資料搜集：應(yīng)盡可能在平時多做市場調(diào)查，掌握市場信息，對物業(yè)公司的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價格，避免在使用部門提出要求后方才開始尋找貨源和有關(guān)資料的被動情況。2. 嚴禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益3. 職員嚴禁與供應(yīng)商除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動外）往來4. 職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇5. 職員除獲物業(yè)公司批準外，不得兼任其他任何職務(wù)，6. 職員在任職期間，禁止經(jīng)營或以任何形式參與經(jīng)營牟利或牟利之商業(yè)活動7. 職員應(yīng)主動與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，密切配合營業(yè)運作，要主動尋找貨源8. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨家經(jīng)營的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源比較主題：采購制度及程序 生效日期：9. 要對本身的工作有投入感，盡量做到對各項物料的來源和價格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本，購入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場資料應(yīng)有充分的掌握，10. 對客商和物業(yè)公司的員工要保持友善和禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項采購任務(wù)。當贖回現(xiàn)金時必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。采購部應(yīng)與廚房，成本控制，每十日進行一次市場調(diào)查，用以檢查前十日的定價和對未來十日的定價的參考，主題：采購制度及程序 生效日期：每次市場調(diào)查所得的價格資料應(yīng)編成報表，連同供應(yīng)商的報價，附在每期的十日議價單的后面存檔備查，經(jīng)采購部經(jīng)理簽署后，此十日定價單應(yīng)發(fā)給收貨部，成本控制部和餐廳。 選擇供貨商＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝大數(shù)量食物和飲料的購買可采用合約形式，固定價格，并可確保貨源，采購部，廚房，餐廳和成本會計部，必須合作，進行價格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商。 雜貨 雜貨之采購申請需填寫每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用）a. 倉務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長，主題：采購制度及程序 生效日期：b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再把需求數(shù)量填上并交回采購部，c. 采購部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價格填上，并由采購部經(jīng)理簽署， 如不采用雜貨訂貨表，可用采購申請單代替，d. 此表然后再經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準后，采購部便可以購貨。因為食物飲料需要每天都有不同種類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營業(yè)情況比較復雜，申請購買的手續(xù)也跟其他方法不同。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。e. 供應(yīng)商記錄：當選擇供應(yīng)商時，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時，服務(wù)水準，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評價。c. 價目記錄：每類貨品備有一份詳細的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商，價 目，采購日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。 檔案儲存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細細則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購制度及程序 生效日期：b. 工程合同細則應(yīng)詳細列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標準及驗收標準和方法 —其他費用－雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔 —完成工期和工程進度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定 —工程進度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購合同細則應(yīng)列明： —詳細的采購項目標的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運輸方法及交貨地點 —付款細則和驗收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費 —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤當定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 主題：采購制度及程序 生效日期：以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責任 采購定單的取消a. 物業(yè)公司欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法給財務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。 采購定單采購定單乃物業(yè)公司正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價格必須與已批準之采購申請表相同。a. 小數(shù)值的購買主題：采購制度及程序 生效日期：b. 唯一供應(yīng)的來源c. 法律規(guī)定的價格d. 已定折扣之價目表e. 緊俏的市場商品8. 決定＝＝＝＝＝＝＝＝當一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應(yīng)商之報告交給財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。主題：采購制度及程序 生效日期：報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購外，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。 過多存貨引起的問題有：a. 流動資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險費及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產(chǎn)生缺項，令到客人不滿或令整個預定的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和物業(yè)公司形象b. 匆忙的定單導致價格或品質(zhì)上的不可預控，4. 供應(yīng)商＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得：a. 營業(yè)代表的來訪主題：采購制度及程序 生效日期：b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告d. 展覽會e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持物業(yè)公司貨品水準，數(shù)量及交貨期有一定的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合物業(yè)公司要求的物品，令物業(yè)公司保持一貫穩(wěn)定水準，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險費用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合物業(yè)公司要求，選擇供應(yīng)商便選擇價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合物業(yè)公司要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與物業(yè)公司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 簽署核對檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。 采購申請單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務(wù)部存檔（應(yīng)付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意的事項：a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明c. 此申請單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報價，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應(yīng)用。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報告”給財務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。7. 急用和零星用品二．貨艙存貨補充，部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請及程序1. 采購申請＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補充各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補充線，在存量接近或低于補充線時，即需要補充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料：貨品名稱a. 平均每月消耗量b. 庫存數(shù)量c. 最近一次訂貨數(shù)量d. 最近一次訂貨數(shù)量建議e. 提供本次訂貨數(shù)量建議f. 若有可能應(yīng)隨附樣品有關(guān)部門查閱后需回復該項貨品是否需要取消或補充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。4. 物品和飲料供應(yīng)－－食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購外，亦有每天補充用料的每日市場采購。2. 部門新增的物品－－運作部門在業(yè)務(wù)所需時，須要新增設(shè)備或添加物料 時，所需的采購工作在各部的采購申請獲得行政辦批準后，由采購部門進行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。采購部要提供最新的市場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應(yīng)商來配合物業(yè)公司的政策，采購人員必須對所有物品的數(shù)量、質(zhì)量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質(zhì)優(yōu)、價廉的貨品從而達到最大限度的降低進貨成本提高利潤，節(jié)約資金之目的。職位要求1 具有物業(yè)公司餐廳收款經(jīng)驗2 具有職業(yè)高中培訓經(jīng)歷及中專以上的學歷3 有會計證崗位責任1 自覺遵守財經(jīng)紀律和財務(wù)制度，做好餐廳結(jié)算工作2 監(jiān)督服務(wù)員遵守物業(yè)公司規(guī)定及財務(wù)制度3 每日收入的現(xiàn)金必須與帳單核對相符，切實執(zhí)行 “長繳短補”的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)長短款及時向領(lǐng)導反映4 按規(guī)