【正文】 (4)設(shè)備工程外部聯(lián)系文件，如國家和地方的相關(guān)法律法規(guī)、項目立項(審批或備案)文件、可行性研究等。 (2)資源供給約束與資源需求沖突?？梢詮囊韵聨讉€方面分析和識別協(xié)調(diào)的需求。為了規(guī)范監(jiān)理工作，應(yīng)制定統(tǒng)一的協(xié)調(diào)工作表格用于書面記錄協(xié)調(diào)情況。設(shè)備工程監(jiān)理機構(gòu)主要工作協(xié)調(diào)程序如下： 1)設(shè)計變更協(xié)調(diào)處理程序； 2)投資、進度、質(zhì)量目標(biāo)調(diào)整協(xié)調(diào)控制程序； 3)索賠協(xié)調(diào)處理程序； 4)其他協(xié)調(diào)程序。 (2)設(shè)備工程參與方之間的協(xié)調(diào)程序 說明監(jiān)理機構(gòu)針對設(shè)備工程各參與方(如業(yè)主、承包商、分包商等)之間的沖突如何進行協(xié)調(diào)及協(xié)調(diào)責(zé)任人。 三、監(jiān)理機構(gòu)的協(xié)調(diào)規(guī)劃 在設(shè)備工程監(jiān)理過程中，監(jiān)理機構(gòu)事先做好“協(xié)調(diào)規(guī)劃”是有效開展協(xié)調(diào)工作的前提和基礎(chǔ)。 (5)監(jiān)理機構(gòu)與政府有關(guān)部門之間的組織協(xié)調(diào) 政府有關(guān)部門對設(shè)備工程進行宏觀控制與管理，并監(jiān)督各參與方的行為，體現(xiàn)的是政府職能。應(yīng)本著嚴格監(jiān)理、熱情服務(wù)的原則處理好雙方的關(guān)系。總監(jiān)理工程師應(yīng)與業(yè)主建立良好的溝通渠道，保持信息暢通，及時了解業(yè)主意圖。總監(jiān)理工程師應(yīng)與監(jiān)理單位保持密切的聯(lián)系，了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并積極尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持。在工作安排和部署上做到職責(zé)明確，及時調(diào)節(jié)和消除設(shè)備工程監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部的矛盾和沖突。 2．監(jiān)理機構(gòu)的關(guān)系協(xié)調(diào) 在設(shè)備工程監(jiān)理過程中，監(jiān)理機構(gòu)除認真做好上述“組織協(xié)調(diào)的具體任務(wù)”外，為了更好地開展監(jiān)理工作，確保提供的服務(wù)令業(yè)主滿意，監(jiān)理合同得以恰當(dāng)履行，總監(jiān)理工程師還應(yīng)格外注意協(xié)調(diào)好下列關(guān)系。 值得指出的是，合同協(xié)調(diào)不僅僅是單個合同細致周詳?shù)臈l款，更需要不同合同間的匹配和協(xié)調(diào)。因此，在解決設(shè)備工程的物流沖突時，協(xié)調(diào)的主要方法和手段是合同和計劃。 物流不暢會導(dǎo)致設(shè)備工程系統(tǒng)沖突，如窩工、倉儲積壓、資金周轉(zhuǎn)困難。 在設(shè)備工程的各個過程中，物流運行的基本準則是準時間、準地點、準數(shù)量、準質(zhì)量和準標(biāo)準，即：設(shè)備工程中各項物質(zhì)(包括設(shè)計圖紙、技術(shù)資料、原材料、零部件等有形物質(zhì)，也包括技術(shù)服務(wù)、勞動力和信息等無形資源)，按照合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準、質(zhì)量水平和數(shù)量要求，按時準確地到達中轉(zhuǎn)站和目的地。物質(zhì)的變換轉(zhuǎn)移在時間和空間上自然存在協(xié)調(diào)問題，這就是所謂的物流協(xié)調(diào)。從設(shè)計承包商的圖紙和技術(shù)資料到供應(yīng)商提供的材料及半成品，再到制造承包商加工制造的零部件或單元設(shè)備，及至安裝調(diào)試承包商的安裝調(diào)試，整個過程就是物質(zhì)變換的過程。這就要求監(jiān)理機構(gòu)充分利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，幫助業(yè)主及時調(diào)整項目目標(biāo)系統(tǒng)，采取必要的措施，協(xié)調(diào)投資、進度和質(zhì)量的關(guān)系。 3)及時協(xié)調(diào)設(shè)備工程項目目標(biāo)間的沖突 設(shè)備工程項目是一個多目標(biāo)系統(tǒng)，至少存在投資、進度和質(zhì)量三個子目標(biāo)。 注意，總承包商與分包商的利益沖突不屬于這里所說的不同承包商相互之間的利益沖突。他們的工作可能因為物流供應(yīng)或時空關(guān)系而相互干擾，進而產(chǎn)生利益沖突。這些承包商相互之間是平行或并列關(guān)系?？偙O(jiān)理工程師對處于沖突當(dāng)中的業(yè)主與承包商之間的利益分配進行協(xié)調(diào)是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容。然而在合同的履行過程中會產(chǎn)生現(xiàn)實結(jié)果與合同承諾的差異，導(dǎo)致實際結(jié)果的不公平，使業(yè)主與承包商之間產(chǎn)生利益沖突。 1)協(xié)調(diào)業(yè)主與承包商之間的利益沖突 在設(shè)備工程活動中，業(yè)主與承包商之間的利益沖突很少可以通過自我調(diào)理得到解決，因為業(yè)主與承包商的利益相關(guān)但方向相反。 廣義的組織協(xié)調(diào)包括設(shè)備工程各參與方自身的內(nèi)部協(xié)調(diào)和各參與方之間的組織協(xié)調(diào)；狹義的組織協(xié)調(diào)僅指監(jiān)理機構(gòu)作為第三方對設(shè)備工程各參與方之間的矛盾和沖突(尤指業(yè)主與承包商之間的利益沖突)所進行的協(xié)調(diào)。 (3)監(jiān)理機構(gòu)組織協(xié)調(diào)的具體任務(wù) 在設(shè)備工程中，監(jiān)理機構(gòu)除了需要協(xié)調(diào)自身內(nèi)部的矛盾與沖突外，其主要的協(xié)調(diào)任務(wù)是解決設(shè)備工程各參與方之間，尤其是業(yè)主與承包商之間的利益沖突。這就是通常所說的設(shè)備工程的組織協(xié)調(diào)。外部協(xié)調(diào)解決的是兩個或兩個以上的組織之間的矛盾和沖突，常常需要第三方的介入，因為相對獨立的組織之間的利益沖突很少可以通過自我調(diào)理得到解決。比如，總承包商與分包商的沖突，屬承包商內(nèi)部問題，解決過程仍屬于內(nèi)部協(xié)調(diào)的范疇，由承包商的項目經(jīng)理負責(zé)，原則上業(yè)主和設(shè)備監(jiān)理工程師不便干預(yù)，必要時只能給其一定的咨詢和建議。內(nèi)部協(xié)調(diào)的主體都是他們自身的負責(zé)人，而非組織外的第三方。 (2)設(shè)備工程中協(xié)調(diào)的層次 與管理層次相對應(yīng)，協(xié)調(diào)工作視其作用的范圍可以分為組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)和組織間的協(xié)調(diào)：業(yè)主的項目管理機構(gòu)、承包商的項目部以及監(jiān)理機構(gòu)均存在內(nèi)部協(xié)調(diào)問題；業(yè)主、承包商、監(jiān)理機構(gòu)以及社會環(huán)境等之間還存在組織間的外部協(xié)調(diào)問題。承包商是設(shè)備工程本體的賣方，他所關(guān)注的是怎樣才能既提供符合業(yè)主要求的設(shè)備工程本體，又使自己賺到滿意的利潤。 針對同一個設(shè)備工程項目，從項目管理的角度看，業(yè)主的項目管理、承包商的項目管理以及監(jiān)理單位的項目管理三者的內(nèi)容和范圍、深度和側(cè)重以及目標(biāo)并不完全相同。依據(jù)監(jiān)理合同的委托和授權(quán)，監(jiān)理單位對承包商實施監(jiān)督和管理。業(yè)主與承包商、業(yè)主與監(jiān)理單位的關(guān)系是以合同為紐帶的經(jīng)濟交易關(guān)系。業(yè)主是設(shè)備工程項目的發(fā)起人，他通過發(fā)包合同雇傭承包商(如設(shè)計單位、供貨商、儲運人、制造商及安裝調(diào)試單位等)為其提供相應(yīng)的產(chǎn)品或服務(wù)。 由圖中可知，設(shè)備工程的直接參與者主要是業(yè)主、承包商和監(jiān)理單位。 (1)設(shè)備工程的管理層次 設(shè)備工程的管理層次與設(shè)備工程的管理模式(詳見第一章)密切相關(guān)。糾紛、沖突和矛盾在設(shè)備工程實施過程中不可避免。不僅有業(yè)主和承擔(dān)不同任務(wù)的相關(guān)承包商及設(shè)備工程監(jiān)理單位(設(shè)備工程監(jiān)理機構(gòu))，還有保險機構(gòu)、金融機構(gòu)及政府、公眾、其他組織等諸多單位。約束關(guān)系的協(xié)調(diào)：包括了解和遵守國家和地方的法規(guī)等。 供求關(guān)系的協(xié)調(diào)：通過協(xié)調(diào)解決資源(包括人、財、物、技術(shù)、信息等)供求平衡。 4．組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容 就項目管理而言，組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容和側(cè)重點大致可歸納為以下幾類： 人際關(guān)系的協(xié)調(diào)：人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要解決人員之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。適當(dāng)滿足每個成員作為人的基本需要(生理的需要、安全的需要、愛與被愛的需要、被尊重的需要和自我實現(xiàn)的需要)，引導(dǎo)大家把自我實現(xiàn)的需要上升為合作的愿望，從而大大改善和協(xié)調(diào)人際關(guān)系，緩和人際沖突。 (5)改善人際關(guān)系 改善人際關(guān)系是協(xié)調(diào)的一個重要方面。為促使相關(guān)人員保持良好的合作愿望，可以采取行政組織措施、經(jīng)濟刺激等有形手段，也可以采用精神方法，如友情、親情、機會和其他社會獎勵等。 (3)協(xié)商 協(xié)商，實際就是談判，是指當(dāng)事人通過討價還價的方式就某事取得共識或達成協(xié)議。 2)書信：書面(包括電子文檔)的交流溝通。協(xié)調(diào)需要信息溝通，信息溝通不限于語言、文字、符號，也包括姿態(tài)和行為。協(xié)調(diào)需求很大一部分與缺乏有效的信息溝通有關(guān)。 3)根據(jù)才職相稱原則，適時調(diào)整組織內(nèi)部成員的崗位和職責(zé)，及時清除團隊的破壞者。組織協(xié)調(diào)常用的措施包括： 1)明確劃分管理責(zé)任與分工，避免出現(xiàn)責(zé)任重疊和責(zé)任真空。 協(xié)調(diào)的目的就是取得共識，使協(xié)作各方密切配合，協(xié)同一致，齊心協(xié)力，實現(xiàn)目標(biāo)。 在現(xiàn)實工作中，根據(jù)不同情景，協(xié)調(diào)可能是當(dāng)事人的主動自覺行為，也可能由第三方出面協(xié)商、調(diào)解、調(diào)?；蛭有?。界面管理指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)和信息交換以實現(xiàn)目標(biāo)的活動。協(xié)調(diào)管理又稱為截面管理。對組織屬性的傳統(tǒng)描述之一——“組織是協(xié)調(diào)體系”也道出了“協(xié)調(diào)”是組織的基本功能，是組織工作的主要目的。 2．協(xié)調(diào)的概念 “協(xié)調(diào)”作為形容詞，意思是“配合適當(dāng)，步調(diào)一致”；“協(xié)調(diào)”作為動詞用時，表述差是“消除(對象間)的沖突，使之配合得適當(dāng)，發(fā)揮出系統(tǒng)優(yōu)勢”。設(shè)備工程的參與各方主要依靠合同關(guān)系聯(lián)系起來，雖然工作對象都是設(shè)備工程本體，但各參與方的目標(biāo)不盡一致，甚至相互沖突。設(shè)備工程項目協(xié)調(diào)的需求可能來源于： (1)設(shè)備工程的各參與方項目管理班子的內(nèi)部沖突。可以說，糾紛、沖突和矛盾在設(shè)備工程中不可避免。所有這些重建公平或平衡狀態(tài)的過程其實也就是協(xié)調(diào)的過程。對組織內(nèi)部而言，協(xié)調(diào)是提高組織效率的重要途徑和方法。要消除對抗，和諧發(fā)展，就需要協(xié)調(diào)。沖突可分為利益沖突、文化沖突、角色沖突和心理沖突等。盡管團隊建設(shè)過程會使所有涉及到的人付出精力，但回報是相當(dāng)大的。隨著舊問題的識別和解決，新問題會不斷出現(xiàn)。最后，一個團隊成員對另一個團隊成員所做的有害行為，可能是表明存在值得引起注意的團隊內(nèi)部問題的信號。有時，調(diào)整工作節(jié)奏、適當(dāng)休息或宣傳短期目標(biāo)都可作為重新鼓舞員工士氣的手段。這些變化可能是更為嚴重的問題的征兆。團隊負責(zé)人要不斷地監(jiān)控團隊的功能和表現(xiàn)，以發(fā)現(xiàn)需要何種修正行動來避免或解決各種問題。 (2)管理團隊的建議 ①消除團隊成員的顧慮； ②培養(yǎng)團隊成員的歸屬感； ③及時清理不稱職成員。③需要在項目開始時就告訴管理層需要何種資源。缺乏上級管理層的支持①團隊負責(zé)人的一個主要目標(biāo)就是保持高層領(lǐng)導(dǎo)對其項目的持續(xù)興趣和承諾。④團隊負責(zé)人應(yīng)該與客戶和高層建立定期而全面的聯(lián)系，重點應(yīng)放在就關(guān)鍵問題和書面協(xié)議的書面或口頭聯(lián)系上。②召開適時會議，鼓勵個別團隊成員之間的交流。⑤加強團結(jié)，增強團隊的凝聚力。③分配／協(xié)商任務(wù)并注意在項目生命周期中未曾預(yù)料的任務(wù)沖突。 團隊核心人物親和力差①在項目前期，盡早詢問團隊成員他們認為自己最適合從事項目的哪項工作。 ④團隊領(lǐng)導(dǎo)盡快干預(yù)和協(xié)調(diào)團隊成員的沖突。 ③不安全感是缺乏責(zé)任心的主要原因。團隊成員缺乏責(zé)任心①充分解釋項目的范圍和順利完成項目可能帶來的獎賞，宣傳“團隊”概念并解釋職責(zé)，設(shè)法使個人興趣與整個項目的目標(biāo)相一致。④高層管理者必須幫助建立團隊負責(zé)人職責(zé)。②團隊負責(zé)人需要具備團隊成員期望的領(lǐng)導(dǎo)能力，樹立理想決策者的形象。④清楚明白的備忘錄和其他形式的書面媒體，使團隊統(tǒng)一。②通過明確界定任務(wù)、職能和責(zé)任強化團隊意識。⑤預(yù)測項目所處環(huán)境的變化并制定應(yīng)急計劃是至關(guān)重要的。 ③與上級管理層和客戶進行明確而頻繁的交流，同時讓高層管理者和客戶了解無根據(jù)的變化帶來的不利后果。表4—3解決團隊發(fā)展障礙的方法影響團隊發(fā)展的障礙消除(至少是最小化)障礙的建議目標(biāo)不明確①適宜的團隊名稱有助于強化項目目標(biāo)。組建團隊時，應(yīng)注意選擇那些有益于團隊建設(shè)的人員，回避那些有損團隊的破壞者。團隊領(lǐng)導(dǎo)的能力要求可能包括： (1)組建團隊的能力：選擇團隊成員、建立組織機構(gòu)； (2)領(lǐng)導(dǎo)團隊的能力：人事協(xié)調(diào)、溝通交流、把握全局； (3)處理沖突的能力：平衡與協(xié)調(diào)、公平公正的裁決； (4)技術(shù)能力：對項目的理解和相關(guān)技術(shù)的把握； (5)計劃能力：過程安排與控制； (6)組織能力：確定報告關(guān)系、責(zé)任分配、信息流程； (7)管理能力：運用會議、報告、檢查控制團隊的能力； (8)資源分配和調(diào)整的能力：協(xié)調(diào)項目的成本和進度。選擇一個稱職的項目經(jīng)理，．就等于項目管理成功了一半。團隊領(lǐng)導(dǎo)可以充當(dāng)教練和后盾的角色，為團隊提供指導(dǎo)和支持。高效團隊必須努力爭取一個良好的外部支持環(huán)境。團隊成員間互補的角色和技能有助于調(diào)動每一個隊員的積極性和創(chuàng)造性；讓每一個隊員都能實現(xiàn)自我價值，為實現(xiàn)團隊的目標(biāo)發(fā)揮出自己的