會(huì)議流程和服務(wù)安排細(xì)節(jié)(參考版)
2025-06-25 18:31本頁面
【正文】 每次會(huì)議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對會(huì)議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進(jìn)行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時(shí)用。，話筒、空調(diào)等，帶好會(huì)議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開會(huì)場。（如會(huì)議室超過兩天沒有使用，需及時(shí)的檢查會(huì)議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會(huì)議室隨時(shí)可以使用。組織會(huì)場的后期整理和清潔工作。配合拍攝人員工作，并組織與會(huì)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場清理工作。會(huì)議結(jié)束時(shí)，工作人員應(yīng)及時(shí)打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說“慢走、再見”。在會(huì)議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會(huì)場，要保持并維持會(huì)場秩序，使會(huì)議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。會(huì)議中間休息時(shí)，工作人員要盡快整理會(huì)場，補(bǔ)充和更換各種用品。在會(huì)議過程中，遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，請其稍等，然后立即向上一級報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。如果會(huì)議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人根據(jù)會(huì)議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找問題所在，并迅速解決。通常會(huì)議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應(yīng)及時(shí)更換，會(huì)場中均使用托盤服務(wù)。可根據(jù)實(shí)際情況（領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量）來靈活掌握倒水時(shí)間。二、會(huì)議過程中在與會(huì)人員距會(huì)議室門2米處主動(dòng)拉門讓其進(jìn)入，同時(shí)根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語）。如與會(huì)者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。1準(zhǔn)備工作完成后如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開啟。會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場，檢查會(huì)場整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分
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