立卷方法與要求ppt課件(參考版)
2025-05-15 12:47本頁面
【正文】 交接雙方根據(jù)案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，逐卷進(jìn)行清點(diǎn)、核對、檢查、驗(yàn)收合格后，雙方分別在移交（接收）案卷目錄上簽字。 有電子文檔的文件材料，必須匯交與紙質(zhì)文件材料內(nèi)容一致的電子文檔，電子文檔的載體一般要用光盤，采用磁帶或硬磁盤匯交的，應(yīng)事先征得情報(bào)中心的同意。 6）服務(wù)中心、西峰寺培訓(xùn)中心負(fù)責(zé)將房地產(chǎn)檔案在辦理權(quán)屬登記工作完成之日起 10日內(nèi)，對房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料按歸檔要求整理，送交北京市房地產(chǎn)檔案館，并把移交目錄和其它文件材料兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 4)服務(wù)中心、西峰寺培訓(xùn)中心負(fù)責(zé)將基本建設(shè)檔案在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 2)科技外事與項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)將地質(zhì)項(xiàng)目檔案（專題性、成套性）在項(xiàng)目完成或告一段落后歸檔。 6. 房產(chǎn)檔案：采用辦理權(quán)屬登記后的年度。 4. 儀器設(shè)備檔案：綜合管理用自然年度，每項(xiàng)儀器設(shè)備購置年代。 2. 科研（地質(zhì)項(xiàng)目）檔案：綜合類用自然年度，項(xiàng)目類用完成年度。 6）案卷不裝訂時(shí)其歸檔文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。 4) 案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，每個(gè)檔案盒中均應(yīng)放置備考表，并填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，如無需要說明的內(nèi)容，也應(yīng)將檢查人的姓名以及歸檔時(shí)間寫上。一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件歸檔文件的裝訂。歸檔文件的裝訂需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料加以裝訂。 頁數(shù) :即卷內(nèi)實(shí)有檔案文件的總頁數(shù) 。 年度 :即該案卷的所屬年度 。 ▲ 密級 ,根據(jù)保密規(guī)定填寫 . c)檔號項(xiàng) :由檔案人員填寫 ,在此不需說明 . (數(shù)量 )表 用于逐卷登計(jì)案卷封面上的基本信息 .每一案卷的 登錄內(nèi)容由下面表格項(xiàng)目構(gòu)成 . 案卷目錄 (數(shù)量 )表 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內(nèi) 網(wǎng)中獲取 ) 案卷 (順序 )號 題名 年度 頁數(shù) 期限 備注 案卷 (順序 )號 :用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫 。 ▲ 編制日期 :指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期 。 日 期： 歸檔文件整理完畢的日期。 整理人： 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目 包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 備注 :用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。 日期 :指該份文字材料或圖樣的編制日期 。 編號 :指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號 。 (c)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號 . 情況說明 : 某些科技文件 ,如成套圖樣 、說明書 、計(jì)算書等 ,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁號 ,不必另行編號 .只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號 ,或者編號順序不連貫 ,或者排列次序不連貫 ,或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí) ,才需要編頁號或重新編頁號 . ● 案卷內(nèi)科技文件目錄 ,是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表 .它對于管理和使用案卷具有重要作用 . ● 成套圖樣或科技文字材料 ,一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄 ,編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄 .如果在科技文件形成時(shí)沒有編制目錄 ,或原有目錄不適用時(shí) ,則要編制或重新編制目錄 . 案卷內(nèi)科技文件目錄 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取 ) 序號 責(zé)任者 編號 題名 日期 頁次 備注 表格的名詞解釋 序號 :指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號 。 備注 :用于說明某些特殊情況 ,如卷內(nèi)文件字跡已擴(kuò)散、模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況 . a)填制會(huì)計(jì)憑證封面 (對照實(shí)物講解 ) b)填制會(huì)計(jì)帳簿 (報(bào)表 )封面 填寫項(xiàng)目 : 編報(bào)單位名稱 、 會(huì)計(jì)帳簿 (報(bào)表
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