立卷方法與要求ppt課件-資料下載頁
2025-05-12 12:47本頁面
【正文】 內(nèi)容項目 ▲ 編制單位 (責任者 ):指案卷內(nèi)科技文件是由何人 ﹑何部門編制的 。 ▲ 編制日期 :指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期 。 ▲ 保管期限 :填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限 。 ▲ 密級 ,根據(jù)保密規(guī)定填寫 . c)檔號項 :由檔案人員填寫 ,在此不需說明 . (數(shù)量 )表 用于逐卷登計案卷封面上的基本信息 .每一案卷的 登錄內(nèi)容由下面表格項目構(gòu)成 . 案卷目錄 (數(shù)量 )表 (采用 excel表格 ,統(tǒng)一表格到院內(nèi) 網(wǎng)中獲取 ) 案卷 (順序 )號 題名 年度 頁數(shù) 期限 備注 案卷 (順序 )號 :用阿拉伯數(shù)字書寫 。 案卷標題 (題名 ):應與按案卷封面上的標題完全一致 ,不允許隨意改動或增減文字 。 年度 :即該案卷的所屬年度 。 保管期限 :即該案卷的保管期限 。 頁數(shù) :即卷內(nèi)實有檔案文件的總頁數(shù) 。 備注 :用于說明某些特殊情況 ,如卷內(nèi)文件字跡已擴散 、 模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況 . ﹑ 裝盒的要求 (辦法的十九條 ) 1)歸檔文件可采用裝訂和不裝訂兩種形式。歸檔文件的裝訂需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料加以裝訂。 2)歸檔文件應按件裝訂，裝訂前應將件內(nèi)的各頁按一定方式對齊，去掉文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應復制并放在原件之后。一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件，去文與復文為一件歸檔文件的裝訂。 3)歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致。裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，每個檔案盒中均應放置備考表，并填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，如無需要說明的內(nèi)容，也應將檢查人的姓名以及歸檔時間寫上。檢查人應是歸檔單位負責人。 4) 案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。 5）長期保存的案卷裝訂時必須取掉金屬物。 6）案卷不裝訂時其歸檔文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。 1. 文書檔案（行政 ﹑ 黨群 工作類）：年度采用檔案形成的自然年度。 2. 科研（地質(zhì)項目）檔案：綜合類用自然年度，項目類用完成年度。 3. 基建檔案：綜合管理用自然年度，工程項目用竣工年代。 4. 儀器設備檔案：綜合管理用自然年度，每項儀器設備購置年代。 5. 會計檔案：年度采用檔案形成的自然年度。 6. 房產(chǎn)檔案：采用辦理權(quán)屬登記后的年度。 五 .各類檔案年度號的確定原則 六 .檔案歸檔時間和歸檔手續(xù) (辦法的第二十五條 ) 1)辦公室負責將文書檔案在次年六月底以前歸檔。 2)科技外事與項目管理處負責將地質(zhì)項目檔案（專題性、成套性）在項目完成或告一段落后歸檔。 3)設備管理處負責將５萬元以上的設備的檔案保存二年后歸檔。 4)服務中心、西峰寺培訓中心負責將基本建設檔案在每項工程竣工驗收后兩個月內(nèi)歸檔。 5）院財務處負責院機關(guān)財務，服務中心、中元公司、西峰寺培訓中心、地質(zhì)環(huán)境咨詢評估中心財務分別負責將本部門會計檔案，在會計年度終了，暫由財會部門保管 1年后，于每年 6月份歸檔。 6）服務中心、西峰寺培訓中心負責將房地產(chǎn)檔案在辦理權(quán)屬登記工作完成之日起 10日內(nèi)，對房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料按歸檔要求整理，送交北京市房地產(chǎn)檔案館，并把移交目錄和其它文件材料兩個月內(nèi)歸檔。 (辦法的第二十六條 ) 檔案歸檔時，要同時提供紙質(zhì)案卷目錄一式三份及案卷目錄（包括卷內(nèi)目錄）的電子文檔（文檔格式采用 EXCEL）。 有電子文檔的文件材料，必須匯交與紙質(zhì)文件材料內(nèi)容一致的電子文檔，電子文檔的載體一般要用光盤，采用磁帶或硬磁盤匯交的，應事先征得情報中心的同意。 檔案歸檔在情報中心檔案室進行。交接雙方根據(jù)案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，逐卷進行清點、核對、檢查、驗收合格后，雙方分別在移交（接收）案卷目錄上簽字。
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