【正文】 34 / 34。9制定工作程序以明確工作日的結束標志，避免工作侵占您的休息時間。8保持與在辦公室工作的主管、同事和下屬的經常性聯(lián)系。7即使整天都是一個人，也應著工作裝。請勿在工作時間查看私人訊息。4為家庭辦公開辟單獨的空間，最好是獨立房間。3安裝獨立的辦公電話。2保持一定的靈活性。6將遠程辦公人員納入更大的團隊以避免孤立和缺乏團隊認同感第五節(jié) 在家工作的技巧 1保持固定的家庭辦公時間。4對于遠程辦公將妨礙員工晉升及其他獎勵機會的顧慮，應該加以引導。2考慮法律、法規(guī)、保險和技術方面的問題。6確保會議達成決議或得到與會者采取具體行動的承諾7支持與會者為自己的行動任務負責。為了最有效地利用時間，您應該聽取每位與會人員的意見。一旦談話脫離主題，應立即將話題引導回議程。人們也將失去守時的動力。2即使某些與會者遲到，也應準時開始會議。如果目的地的會議在上午召開，那么您可以利用其余時間訪問客戶或業(yè)務伙伴。3利用在飛機上的時間深思冥想：規(guī)劃，運用頭腦風暴法激發(fā)創(chuàng)意，或瀏覽新聞?！钡诙?jié) 最大限度地利用差旅時間的技巧 1隨身攜帶充足的文件，有效利用候機和打車所耗費的時間。10監(jiān)督進度、給予反饋。9應盡可能授權完整的項目或職能，而避免部分授權。8針對那些技能薄弱的員工，首先委以結構性較強的任務，以幫助他們建立信心。6將公司中備受矚目的職能授權給下屬，為下屬提供職業(yè)機會。您的下屬將更愿意承擔新的項目。3鼓勵下屬向您報告他們?yōu)樾马椖款A留的時間。 第四章 技巧第一節(jié) 授權的技巧 1識別需要磨礪授權技能的信號，例如您的收件箱總是塞滿郵件，您必須定期加班處理那些“非您莫屬”的任務，以及經常干預其他人負責的項目等。 4. 與上司面談并說明這個附加項目將如何危及您的目標。 2. 贏取時間來尋找答案。 6. 監(jiān)督并改進您的時間管理策略。 4. 辨別并消除常見的“時間浪費因素”。 2. 將目標分解為易管理的任務。鼓勵他們不斷實踐和增強技能，幫助他們更有效地利用時間，這也將使整個公司受益匪淺。 幫助您的下屬制定日程表并有效利用任務列表。 經常與員工就他們的目標交換意見，并說明明確目標是時間管理的良好開端。分享您自己的日志和心得，以提供示例。 與下屬討論所學的時間管理知識。您必須幫助員工消化所學的知識并將其轉化為長期的自覺行為?？梢钥紤]通過在線學習或傳統(tǒng)的研討會形式，來提供時間管理原則和實踐方面的培訓。如果您的企業(yè)不提供這些服務，可以建議負責相關政策的管理人員加以考慮。 提供節(jié)省時間的便利。另請參見在家工作的技巧。一些人可以在每年的業(yè)務旺季每周工作 60 個小時，而其他時間則為 30 個小時。 創(chuàng)建靈活的工作日程表。另請參見有效使用遠程辦公的技巧。設定明確的目標并監(jiān)督進度。確保遠程辦公人員具備合格的素質，例如具有獨自工作的能力并且無需監(jiān)督。此外，遠程辦公人員通常更具有效率，投入的工作時間更長，與現(xiàn)場辦公的員工相比，他們對企業(yè)的忠誠度更高。 考慮遠程辦公。這樣您將如期完成工作并 讓員工按時下班。 鼓勵更有效的工作方式。員工同樣是具有個人喜好、家庭和公民義務的個體，僅僅表現(xiàn)出對此的認同就能增強平衡工作與個人生活的重要性，并提高員工的士氣和動力。 注重結果而不是完成工作的方式、地點和時間。保持工作/生活平衡 與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調工作和家庭生活的員工的精力更加充沛，對公司也更忠誠。在 IT 部門的幫助下，進行幾次試點會議。參與者無需更改關鍵任務的安排，僅利用日程中零散的閑暇時間即可完成培訓。 在線培訓。不同地點的人們借助這種技術可以查看、共享文件，他們利用攝像頭可以通過顯示器看到對方。該技術使相隔遙遠的會議參與者相互見面并對話。第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時間 作為管理者，您在幫助下屬有效管理時間的方面可以發(fā)揮重要的作用。當您能夠成功管理工作和個人時間時，您將成為同事、朋友、家人和下屬的榜樣。您必須對這些東西進行整理，尋找合適的地點保存，定期清潔和維護等等。 減少混亂。您承擔的義務對自己和他人是否具有真正的價值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價值是否相稱？如果這些問題的答案是否定的，就應考慮取消這些義務，將時間投入到更重要的活動中。通過合理的膳食和長期的身體訓練計劃，您的精力和體力都將獲得長足的進步。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關系，以至耗盡了您的時間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價值的回報？如果是這樣，請考慮結束這種關系。例如：5. 尋找釋放個人時間的機會。 如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個人時間的活動日志。 不要將個人時間安排得太緊，以免無法應對意外事件和機會。在任務列表中加入“向上司提出假期計劃”，然后付諸行動。 您已經明確了最高目標和完成它們所需的任務，現(xiàn)在要在日程表中留出時間。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請鄰居臨時代管自己負責的社區(qū)志愿活動。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。請回顧上面家庭度假的例子：3. 明確實現(xiàn)最高目標所必須完成的任務。因此，請確定它們的優(yōu)先級?！?. 區(qū)分目標的優(yōu)先次序。怎么做呢？可運用與管理工作時間類似的方法：1. 澄清您的個人目標。您必須平衡二者的關系。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。 通信技術的進步。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們愿意在自己的工作中投入更多的時間和精力，但這往往對其家庭生活造成了損害。 更富吸引力的工作。第九節(jié) 平衡工作需要和個人時間 您的工作生活是否滲透到了您的個人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行對社區(qū)的承諾以及追求個人興趣的時間越來越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。您一定不希望他們占用寶貴的時間思考如何糾正您的習慣。例如，如果相對于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請尊重這些偏好。 不要將問題推給上司處理。 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務，就要避免頻繁地要求上司介入?？紤]您在哪些方面可能浪費上級的時間 抱怨上司浪費時間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費了上司的時間卻極為難得。多數(shù)上級都會對提高效率感興趣。例如，明確哪些任務可以不經“瓶頸”就能自行開展。2. 與您的上司面談，討論評估結果并尋求補救措施。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個工作停滯不前。消除瓶頸 某些上司需要事事批準后，才允許員工采取進一步行動來完成任務。 如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽電話或容許其他與會議無關且乏味的行為，那么您就準備一些可以利用這些時間完成的額外工作。指出召開不必要會議的成本，說明如果將這些時間用于實現(xiàn)您與上司達成共識的目標將獲得更多收益。 在會議開始之前，要求調整議程以突出會議的重點。如果您的上司所主持的會議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適的與會者以及最終的決策或行動計劃。例如，一些管理者總是在會議期間接聽電話。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。5. 重復以上過程直至上司批準您的計劃。您的意見如何？”3. 根據(jù)上司的反饋修訂計劃。以下步驟有助于您扭轉這種狀況：1. 當上司安排您處理項目時，起草一個初步計劃，說明您打算如何處理這項任務。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨立處理項目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。 定期與上司會面，討論您的進展并對照目標做出必要的調整。 將目標整理為書面材料。如果缺乏必要的技能和資源，請申請額外的培訓或資源。 請求與上司會談以討論您的目標。結果將如何？結果只能是導致耗盡管理者時間的混亂活動。以下是扭轉這種狀況的對策：向上司闡明您的目標 如果您與上司未能完成如下工作：就目標達成一致、為目標賦予時限并確保它們對公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無法確定一系列的任務，也無法制定相應的日程表。第八節(jié) 與浪費時間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費了很多時間。許多管理者在改進時間管理系統(tǒng)時面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。例如，假設您改進計劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復時間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。如果這些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統(tǒng)需要實踐與耐心。當有半個小時 意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費用報表。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘 的空閑時間，他將利用這段時間安排會面，書寫簡單的工作筆記，或更新他的日程表。您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。如果那些困擾您的“時間浪費因素”和計劃問題也同時困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。或在新的日程表中預留更多的“空閑時間”以便處理意外事件。一旦發(fā)現(xiàn)計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。 學以致用。您的目標是什么？是要不斷改進管理時間的方式。大多數(shù)管理者都需要調整他們的時間管理方式。 各種干擾浪費時間 習慣性地對任務所需時間估計不足例如，如果您無法按時完成任務，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。根據(jù)您對上述問題的回答，決定是要對時間管理系統(tǒng)進行徹底改革還是進行微調。 “我是否完成了今天安排的任務？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務所需的時間？許多管理者每天早晨和下班之前進行這項工作。這樣，您才能明確問題并發(fā)現(xiàn)不斷改進時間管理系統(tǒng)的方法。第七節(jié) 日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進度以確保正確的工作方向。 培養(yǎng)在機遇或危機出現(xiàn)的時刻主動放棄計劃任務的意識。 在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關鍵任務及最終期限。 在每天的日程表中預留更多的“空閑時間”。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應工作的需要。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關鍵任務創(chuàng)建“思維導圖”。是否還有未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務？如果有，必須重新進行安排，但首先您要考慮為什么 沒有按計劃完成任務。運用以下策略可以充分利用任務列表：