【正文】 哈佛管理導(dǎo)師系列課程——時間管理目 錄第一章 主題概述 ………………………………………………………………………3第一節(jié) 如果是您，您會怎么做？ …………………………………………………3第二節(jié) 主題列表 ………………………………………………………………………3第三節(jié) 主題摘要 ………………………………………………………………………5第四節(jié) 導(dǎo)師簡介 ………………………………………………………………………5第五節(jié) 主題使用說明 …………………………………………………………………5第二章 核心概念 …………………………………………………………………………7第一節(jié) 為何要管理時間？ ………………………………………………………………7第二節(jié) 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 ……………………………………………8第三節(jié) 將目標(biāo)分解成任務(wù) ………………………………………………………………11第四節(jié) 分析您是如何利用時間的 ………………………………………………………14第五節(jié) 判別和消除常見的“時間浪費因素” …………………………………………17第六節(jié) 更有效地安排您的時間 …………………………………………………………20第七節(jié) 監(jiān)督和改進(jìn)您的時間管理策略……………………………………………………23 第八節(jié) 與浪費時間的上司打交道 ………………………………………………………25第九節(jié) 平衡工作需要和個人時間 ………………………………………………………28第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時間 …………………………………………………29第三章 步驟 …………………………………………………………………………………32第一節(jié) 管理時間的步驟 ……………………………………………………………………32第二節(jié) 對上司說“不”的步驟 ……………………………………………………………32第四章 技巧 …………………………………………………………………………………33第一節(jié) 授權(quán)的技巧 …………………………………………………………………………33第二節(jié) 最大限度地利用差旅時間的技巧 …………………………………………………33第三節(jié) 取得最佳會議成果的技巧 …………………………………………………………33第四節(jié) 有效使用遠(yuǎn)程辦公的技巧 …………………………………………………………34第五節(jié) 在家工作的技巧 ……………………………………………………………………34第一章 主題概述第一節(jié) 如果是您，您會怎么做？下午 5 點，馬里索從她的辦公桌上抬頭看到同事們正在收拾東西準(zhǔn)備回家。以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。盯著她的任務(wù)列表，她沮喪地嘆了口氣。還剩下三項關(guān)鍵任務(wù)。自己這一整天都做了些什么？為什么這些任務(wù)還完不成？她回顧了自己的一天。上午，她與托尼一起討論他的月度報告。午餐時間則用來回復(fù) 20 多封電子郵件。然后被一個客戶服務(wù)請求占去了一下午時間，而這件事本該由其他人來處理。如果她沒有完成確實需要處理的工作，那她的任務(wù)列表和精心規(guī)劃又有何意義呢？如果是您，您會怎么做？這時您會怎么做？ 馬里索應(yīng)該從檢查自己的長期組織目標(biāo)開始。通過評估最重要的目標(biāo)并排列優(yōu)先次序，馬里索能夠弄清楚應(yīng)該在哪里或不應(yīng)該 在哪里花費時間。接下來就是將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)，列出完成各項任務(wù)的所有必需步驟。然后，她應(yīng)該估算每項任務(wù)或活動所需要的時間，并設(shè)定最后完成期限。她應(yīng)該在日程表上安排出大量時間，以確保能夠有時間來完成這些任務(wù)。最重要的是，她應(yīng)該盡量避免任何中斷，因為這會浪費她的時間或者使她偏離主要目標(biāo)。在本主題中，您將學(xué)會如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時間花費在最關(guān)鍵的任務(wù)上，而不要浪費在不重要的事情上。了解了本主題中闡述的各種觀點后，請點擊“練習(xí)”，參與互動場景練習(xí)、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。第二節(jié) 主題列表 主題概述 如果是您，您會怎么做？ 主題列表 主題摘要 導(dǎo)師簡介 主題使用說明 核心概念 為何要管理時間？ 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 將目標(biāo)分解成任務(wù) 分析您是如何利用時間的 判別和消除常見的“時間浪費因素” 更有效地安排您的時間 監(jiān)督和改進(jìn)您的時間管理策略 與浪費時間的上司打交道 平衡工作需要和個人時間 幫助您的員工管理他們的時間 步驟 管理時間的步驟 對上司說“不”的步驟 技巧 授權(quán)的技巧 最大限度地利用差旅時間的技巧 取得最佳會議成果的技巧 有效使用遠(yuǎn)程辦公的技巧 在家工作的技巧 練習(xí) 說明 工具 目標(biāo)確定及排序工作表 將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表 日?；顒尤罩颈?時間浪費因素判別及評估工作表 任務(wù)列表 自測 說明 學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章 文章 著作 第三節(jié) 主題摘要 本主題將幫助您： 分析您目前的時間安排，并尋找改進(jìn)機會 確定哪些任務(wù)對實現(xiàn)您的長期目標(biāo)最為關(guān)鍵 使用計劃工具來有效地計劃時間 控制時間浪費因素實施您的日程表，在實施過程中進(jìn)行評估，并根據(jù)需要進(jìn)行修改第四節(jié) 導(dǎo)師簡介 大衛(wèi)?史道弗 (David Stauffer) 大衛(wèi)?史道弗是一位商務(wù)作家，是企業(yè)寫作公司 Stauffer Bury Inc. () 的老板。他創(chuàng)作了四部有關(guān)企業(yè)成功的作品，全部由 John Wiley amp。 Sons 出版，而且他還為Harvard Management Update、Across the Board、《華爾街日報》及其他出版物撰寫了許多工商管理方面的文章。作為企業(yè)與商業(yè)協(xié)會的簽約作家，大衛(wèi)撰寫了幾百份年度報告、投資指南、行業(yè)介紹以及管理信息簡訊等。第五節(jié) 主題使用說明 主題架構(gòu) “時間管理”主題分成下列幾個部分。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。主題概述 點擊“主題概述”可查看對這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會怎么做？”中的虛擬場景，然后查看“這時您會怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點地圖”，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接。 核心概念 點擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。學(xué)習(xí)如何確定目標(biāo)的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務(wù)，分析如何更有效地安排與使用時間，監(jiān)控您的時間管理戰(zhàn)略，以及判別常見的“時間浪費因素”。步驟 點擊“步驟”可獲得有關(guān)如何更有效地管理時間的指南，并可了解在上司的要求與您的最高優(yōu)先級目標(biāo)沖突時如何拒絕他。技巧 點擊“技巧”可獲得關(guān)于如何更有效地分配任務(wù)、如何充分利用差旅時間和會議時間、如何進(jìn)行遠(yuǎn)程工作和在家辦公等問題的信息。練習(xí) 點擊“練習(xí)”，可參與互動場景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。工具 點擊“工具”可獲取相關(guān)表格，幫助您確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序；將目標(biāo)分成多項任務(wù)；記錄日常活動；判別時間浪費因素；創(chuàng)建任務(wù)列表；以及評估您的日程表。自測 點擊“自測”，可了解自己對所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。您將會獲得針對您所做選擇的即時反饋。摘要頁面列出了參考資料的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。同時，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡要的介紹。主題導(dǎo)航 點擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部內(nèi)容： 從左到右點擊頂部的鏈接，訪問本主題的各個部分。 從上到下點擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 在“練習(xí)”部分中，點擊“下一頁”可繼續(xù)場景練習(xí)。在需要選擇答案時，請選擇一個選項，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再嘗試其他選項，以了解更多信息。再次點擊“下一頁”繼續(xù)。 在“工具”部分中，點擊圖標(biāo)可打開相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來以便脫機使用。或者，您也可以在線填寫工具，并將其保存到您的硬盤。 最后，參加“自測”中的測驗，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個主題的學(xué)習(xí)。第二章 核心概念第一節(jié) 為何要管理時間？ 當(dāng)您身陷電子郵件、語音郵件、會議、以及文書工作等瑣碎的事務(wù)中，而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來問題時，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時又能圓滿完成任務(wù)，實現(xiàn)自己最高的目標(biāo)呢？您需要巧妙地管理自己的時間。時間管理 是一門關(guān)于如何合理地組織、分配和控制各種活動時間才能實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的學(xué)科。時間管理能夠迫使您真正了解自己的價值，幫助您相應(yīng)地安排好自己的工作。提高時間利用效率的好處 有效地利用時間將使您和 組織都受益匪淺。例如： 您可以將精力和注意力集中到能為公司目標(biāo)提供最大支持的工作上。 您能排除干擾，更多地關(guān)注對部門和組織最為重要的方面。 您可以避免因設(shè)法同時滿足相互矛盾的時間需求而產(chǎn)生的壓力甚至是倦怠。 您在時間管理上為下屬和同事樹立了榜樣，可以讓大家學(xué)習(xí)您的做法。 您能提高崗位工作績效，為組織、部門和團隊帶來更多價值。顯然，如果企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)擅長時間管理，企業(yè)就能贏得競爭優(yōu)勢。然而，時間管理的難度比表面上看起來更大。訓(xùn)練與實踐 要學(xué)會有效利用時間，需要訓(xùn)練和實踐。下列六個步驟可助您充分地利用好您每周的時間：1. 確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序：您最重要的崗位工作目標(biāo)是什么？要實現(xiàn)這些目標(biāo)，您需要完成哪些任務(wù)？您要在這些任務(wù)上花多少時間？ 2. 將目標(biāo)分解為可管理的任務(wù)：要實現(xiàn)每一個目標(biāo)，需要完成哪些任務(wù)？每一項任務(wù)預(yù)計需要多長時間？ 3. 分析您是如何利用時間的：管理者往往認(rèn)為他們將時間用在了重要任務(wù)的完成上。但是實際上，他們會將時間用在一些并不能 幫助他們實現(xiàn)最重要目標(biāo)的任務(wù)上。例如，他們每天都要用好幾個小時回復(fù)電子郵件，而不是規(guī)劃部門的長期戰(zhàn)略或幫助下屬提高技能。為了更有效地利用時間，您需要判斷自己實際上 是如何利用時間的，并將這種方式與應(yīng)當(dāng)采用 的方式進(jìn)行比較。然后，您需要找到改正無效時間管理的方法。 4. 判別和消除常見的“時間浪費因素”：辦事拖拉、包辦代替、頻繁變換工作等做法會浪費侵蝕其他工作的時間，這是眾所周知的事實。如果能了解和預(yù)見到這些時間浪費因素，您就能更好地預(yù)防或改正這些做法。 5. 更有效地安排時間：明確了自己的目標(biāo)、實際利用時間的方式以及存在哪些您深受其害的無效時間管理方式后，您就可以開始改變安排時間的方法。這需要更有效地利用時間管理工具，需要創(chuàng)建能夠支持您的優(yōu)先級的日程表，還需要分配一定的時間