【正文】 時間類似的方法：1. 澄清您的個人目標(biāo)。 請思考，“我的最高個人目標(biāo)是什么？”您想學(xué)會彈奏吉他嗎？花更多時間與家人在一起？為社區(qū)服務(wù)？完成一項重要的住宅或花園工程？哪些目標(biāo)使您最具有成就感并且 符合您生活中重要人員的目標(biāo)和喜好？用具體的言語描述您的目標(biāo)；例如，“這個夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期?！?. 區(qū)分目標(biāo)的優(yōu)先次序。 您設(shè)定的個人目標(biāo)可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定它們的優(yōu)先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標(biāo)，那么花園的整修可以稍后再完成。3. 明確實現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。 為實現(xiàn)最重要的個人目標(biāo)，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務(wù)。請回顧上面家庭度假的例子： 工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內(nèi)處理您的項目。 家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請鄰居臨時代管自己負責(zé)的社區(qū)志愿活動。4. 安排任務(wù)和目標(biāo)。 您已經(jīng)明確了最高目標(biāo)和完成它們所需的任務(wù)，現(xiàn)在要在日程表中留出時間。預(yù)留兩周的假期。在任務(wù)列表中加入“向上司提出假期計劃”，然后付諸行動。以下輔助技巧有助于您更有效地安排個人時間： 不要將個人時間安排得太緊，以免無法應(yīng)對意外事件和機會。 如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個人時間的活動日志。分析日志，檢查自己是否在無益于最高個人目標(biāo)的活動上浪費了過多時間。5. 尋找釋放個人時間的機會。 通常，只需通過一些簡單的方法便可以極大地釋放個人時間。例如： 評估人際關(guān)系。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關(guān)系，以至耗盡了您的時間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價值的回報？如果是這樣，請考慮結(jié)束這種關(guān)系。您可以騰出時間和精力構(gòu)建更健康、更充實的個人關(guān)系。 養(yǎng)精蓄銳。通過合理的膳食和長期的身體訓(xùn)練計劃，您的精力和體力都將獲得長足的進步。這些精力的深層儲備有助于您更積極、更迅速地達成目標(biāo)，并可以有更多時間從事其他重要活動。 評估社區(qū)責(zé)任。您承擔(dān)的義務(wù)對自己和他人是否具有真正的價值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價值是否相稱？如果這些問題的答案是否定的，就應(yīng)考慮取消這些義務(wù)，將時間投入到更重要的活動中。 減少混亂。財產(chǎn)也占用時間。您必須對這些東西進行整理，尋找合適的地點保存，定期清潔和維護等等。扔掉那些并不需要或不能用的東西，可以為更重要的事務(wù)留出時間。當(dāng)您能夠成功管理工作和個人時間時，您將成為同事、朋友、家人和下屬的榜樣。在“核心概念”的下一部分中，您將了解如何幫助員工更有效地管理時間。第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時間 作為管理者，您在幫助下屬有效管理時間的方面可以發(fā)揮重要的作用。仔細思考以下做法：運用技術(shù)手段縮短差旅時間 您的下屬是否經(jīng)常出差進行銷售演示，參加培訓(xùn)課程，主持焦點小組訪談或從事其他相關(guān)的業(yè)務(wù)活動？一些技術(shù)手段可以幫助減少差旅費用。 視頻會議。該技術(shù)使相隔遙遠的會議參與者相互見面并對話。它需要特殊的設(shè)備，因此一般在專用的會議室內(nèi)進行。 網(wǎng)絡(luò)會議。不同地點的人們借助這種技術(shù)可以查看、共享文件，他們利用攝像頭可以通過顯示器看到對方。 在線培訓(xùn)。這一技術(shù)可以提供全天候的學(xué)習(xí)內(nèi)容。參與者無需更改關(guān)鍵任務(wù)的安排，僅利用日程中零散的閑暇時間即可完成培訓(xùn)。要選擇最有效的技術(shù)以減少出差，必須確定最適合您的團隊的方式，例如，在實際團隊成員之間召開網(wǎng)絡(luò)會議。在 IT 部門的幫助下，進行幾次試點會議。在進行大規(guī)模推廣時，要汲取之前的經(jīng)驗教訓(xùn)。保持工作/生活平衡 與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調(diào)工作和家庭生活的員工的精力更加充沛，對公司也更忠誠。要幫助員工實現(xiàn)這種平衡： 注重結(jié)果而不是完成工作的方式、地點和時間。您要允許下屬按照能夠充分利用精力的方式來安排自己的時間。 尊重員工的家庭生活。員工同樣是具有個人喜好、家庭和公民義務(wù)的個體，僅僅表現(xiàn)出對此的認同就能增強平衡工作與個人生活的重要性，并提高員工的士氣和動力。 鼓勵更有效的工作方式。例如，如果下午 4 點開始的員工會議總是拖到 6 點半才能結(jié)束，就可以改為午餐會。這樣您將如期完成工作并 讓員工按時下班。 考慮遠程辦公。通過減少上下班的往返時間，允許家長在孩子們放假期間呆在家中，在家或分區(qū)辦公室進行遠程辦公，可以使員工的工作/生活實現(xiàn)更大的平衡。此外，遠程辦公人員通常更具有效率，投入的工作時間更長，與現(xiàn)場辦公的員工相比，他們對企業(yè)的忠誠度更高。為了最大限度地發(fā)揮遠程辦公的作用，必須確定最適于這種方式的工作。確保遠程辦公人員具備合格的素質(zhì)，例如具有獨自工作的能力并且無需監(jiān)督。注重成果而非具體的活動。設(shè)定明確的目標(biāo)并監(jiān)督進度。使遠程辦公人員與您的其他下屬成為一個整體。另請參見有效使用遠程辦公的技巧。 創(chuàng)建靈活的工作日程表。一些員工的辦公時間可以是上午 10 點到下午 6 點，以便在早上送孩子上學(xué)。一些人可以在每年的業(yè)務(wù)旺季每周工作 60 個小時，而其他時間則為 30 個小時。還有一些人可以在周一至周四的幾天中工作 40 小時，然后在周五履行自己對社區(qū)或家庭的責(zé)任，或者度過一個特別假期。另請參見在家工作的技巧。 提供節(jié)省時間的便利。托兒所、醫(yī)療保健以及干洗等家政服務(wù)都有助于減輕員工個人時間的壓力。如果您的企業(yè)不提供這些服務(wù)，可以建議負責(zé)相關(guān)政策的管理人員加以考慮。傳授時間管理方法 時間管理是一門需要實踐與耐心的技能?？梢钥紤]通過在線學(xué)習(xí)或傳統(tǒng)的研討會形式，來提供時間管理原則和實踐方面的培訓(xùn)。但不要奢望僅僅通過參加培訓(xùn)或參與在線討論就可以一勞永逸。您必須幫助員工消化所學(xué)的知識并將其轉(zhuǎn)化為長期的自覺行為。為此： 與下屬討論所學(xué)的時間管理知識。鼓勵他們相互交流，分享各自的想法。 建議員工創(chuàng)建和使用活動日志，分析自己的時間利用情況，并提出改善時間管理的想法。分享您自己的日志和心得，以提供示例。 經(jīng)常與員工就他們的目標(biāo)交換意見，并說明明確目標(biāo)是時間管理的良好開端。 幫助您的下屬制定日程表并有效利用任務(wù)列表。通過親自實踐高效的時間管理技巧，您可以成為下屬的榜樣。鼓勵他們不斷實踐和增強技能，幫助他們更有效地利用時間，這也將使整個公司受益匪淺。第三章 步驟第一節(jié) 管理時間的步驟 1. 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序。 2. 將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)。 3. 分析當(dāng)前的 時間利用情況。 4. 辨別并消除常見的“時間浪費因素”。 5. 更有效地安排您的時間。 6. 監(jiān)督并改進您的時間管理策略。第二節(jié) 對上司說“不”的步驟 1. 當(dāng)上司要求您承擔(dān)與既定目標(biāo)無關(guān)的任務(wù)時，應(yīng)避免明確的答復(fù)。 2. 贏取時間來尋找答案。 3. 利用贏得的時間準(zhǔn)備回復(fù)。 4. 與上司面談并說明這個附加項目將如何危及您的目標(biāo)。 5. 提出合理的 替代方案。 第四章 技巧第一節(jié) 授權(quán)的技巧 1識別需要磨礪授權(quán)技能的信號，例如您的收件箱總是塞滿郵件，您必須定期加班處理那些“非您莫屬”的任務(wù)，以及經(jīng)常干預(yù)其他人負責(zé)的項目等。2進行授權(quán)時，必須明確您所要采取的行動以及在什么時間、以何處方式衡量成果。3鼓勵下屬向您報告他們?yōu)樾马椖款A(yù)留的時間。4培養(yǎng)為部門整體目標(biāo)分擔(dān)責(zé)任的意識。您的下屬將更愿意承擔(dān)新的項目。5避免僅將乏味或困難的工作推卸給員工，還要將那些能激發(fā)他們的興趣和快樂的任務(wù)授權(quán)給他們。6將公司中備受矚目的職能授權(quán)給下屬，為下屬提供職業(yè)機會。7提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以幫助員工順利完成承接的工作。8針對那些技能薄弱的員工，首先委以結(jié)構(gòu)性較強的任務(wù)，以幫助他們建立信心。然后提供必要的支持，幫助他們提高能力。9應(yīng)盡可能授權(quán)完整的項目或職能，而避免部分授權(quán)。您可借此提升下屬的主動性和責(zé)任感。10監(jiān)督進度、給予反饋。11保持順暢的溝通渠道：“如果遇到問題請告訴我?！钡诙?jié) 最大限度地利用差旅時間的技巧 1隨身攜帶充足的文件，有效利用候機和打車所耗費的時間。2為要在目的地參加的會議做好充分的準(zhǔn)備。3利用在飛機上的時間深思冥想：規(guī)劃，運用頭腦風(fēng)暴法激發(fā)創(chuàng)意，或瀏覽新聞。4充分利用您的差旅時間。如果目的地的會議在上午召開，那么您可以利用其余時間訪問客戶或業(yè)務(wù)伙伴。第三節(jié) 取得最佳會議成果的技巧 1確保為每次會議制定議程；提前向與會者分發(fā)議程表，以便他們能夠有所準(zhǔn)備。2即使某些與會者遲到，也應(yīng)準(zhǔn)時開始會議。若為等待遲到者而推遲會議，將引發(fā)這樣的誤解“遲到無關(guān)緊要”。人們也將失去守時的動力。3切勿放任會議演變?yōu)椤伴e談會”。一旦談話脫離主題，應(yīng)立即將話題引導(dǎo)回議程。4避免極少數(shù)與會者主導(dǎo)會議。為了最有效地利用時間，您應(yīng)該聽取每位與會人員的意見。5采取措施防止會議超時。6確保會議達成決議或得到與會者采取具體行動的承諾7支持與會者為自己的行動任務(wù)負責(zé)。第四節(jié) 有效使用遠程辦公的技巧 1確定哪些工作最適宜遠程辦公。2考慮法律、法規(guī)、保險和技術(shù)方面的問題。3設(shè)計監(jiān)督遠程辦公人員的方式以確保其對工作成果的責(zé)任。4對于遠程辦公將妨礙員工晉升及其他獎勵機會的顧慮，應(yīng)該加以引導(dǎo)。5確保遠程辦公人員具備合適的條件：具有充分的工作知識與經(jīng)驗，能夠計劃和管理項目，能夠設(shè)定和實現(xiàn)目標(biāo)，具備在沒有監(jiān)管的條件下工作能力，愿意嘗試新事物。6將遠程辦公人員納入更大的團隊以避免孤立和缺乏團隊認同感第五節(jié) 在家工作的技巧 1保持固定的家庭辦公時間。請他人尊重這一作息時間。2保持一定的靈活性。每天預(yù)留一些空閑時間處理家事或其他家庭責(zé)任。3安裝獨立的辦公電話。在您工作的時段，使用電話應(yīng)答機回復(fù)家庭電話。4為家庭辦公開辟單獨的空間，最好是獨立房間。 5商業(yè)通信和私人通信應(yīng)使用不同的電子郵件地址。請勿在工作時間查看私人訊息。6如果您是獨居，盡量與其他遠程辦公人員、鄰居或朋友共進午餐，以免與世隔絕。7即使整天都是一個人，也應(yīng)著工作裝。無論您身著睡衣完成多少工作，只要不穿工作裝，就無法找到專業(yè)人士的感覺。8保持與在辦公室工作的主管、同事和下屬的經(jīng)常性聯(lián)系。這樣，您就可以不斷提醒自己和他們：您也是團隊不可或缺的一份子。9制定工作程序以明確工作日的結(jié)束標(biāo)志，避免工作侵占您的休息時間。例如，每天下午 5 點離開辦公室，然后堅持到晚上 9 點再回到辦公室查看商務(wù)郵件。34 / 34