【正文】 您很可能逐漸步入工作的正軌。另請(qǐng)參見向上司說“不”的步驟以及授權(quán)的技巧。另請(qǐng)參見最大限度地利用差旅時(shí)間的技巧。 如果需要回復(fù)，而您也能夠迅速回復(fù)，就應(yīng)立即處理，然后丟棄或歸檔信件。 使用語音信箱應(yīng)答來電。它將您的可用時(shí)間及時(shí)間分配計(jì)劃形象化。 在每天您思想最活躍、精力最充沛的時(shí)段安排需要?jiǎng)?chuàng)造力與活力的活動(dòng)。其中包括：以下是一位管理者的思維導(dǎo)圖示例：讓日程表具有靈活性 當(dāng)人們承擔(dān)更高級(jí)別的管理職責(zé)時(shí)，他們的責(zé)任往往更缺乏組織性，而他們的工作則變得更加不明確且不可預(yù)測。在檢查進(jìn)度時(shí)，向自己提出以下問題：關(guān)鍵在于迅速地采取措施解決這些問題。如果他有 10 分鐘 的意外空閑時(shí)間，他就會(huì)打個(gè)簡短的電話，制定會(huì)議議程，回復(fù)電子郵件或計(jì)劃即將來臨的出差旅行。當(dāng)一位管理者被告知削減成本但未告知詳情，就出現(xiàn)了以上的問題，例如這位管理者應(yīng)該裁減一定比例的個(gè)人開銷，還是要達(dá)到總削減量的特定數(shù)額。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題 《設(shè)定目標(biāo)》。例如：或敦促上司將次要任務(wù)的審批權(quán)授予您或其他人。為什么需要如此大量的個(gè)人時(shí)間？有以下幾個(gè)原因： 您設(shè)定的個(gè)人目標(biāo)可能超出了自己的精力范圍。以下輔助技巧有助于您更有效地安排個(gè)人時(shí)間： 評(píng)估社區(qū)責(zé)任。 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。一些員工的辦公時(shí)間可以是上午 10 點(diǎn)到下午 6 點(diǎn)，以便在早上送孩子上學(xué)。 建議員工創(chuàng)建和使用活動(dòng)日志，分析自己的時(shí)間利用情況，并提出改善時(shí)間管理的想法。 3. 利用贏得的時(shí)間準(zhǔn)備回復(fù)。11保持順暢的溝通渠道：“如果遇到問題請(qǐng)告訴我。第四節(jié) 有效使用遠(yuǎn)程辦公的技巧 1確定哪些工作最適宜遠(yuǎn)程辦公。無論您身著睡衣完成多少工作，只要不穿工作裝，就無法找到專業(yè)人士的感覺。 5商業(yè)通信和私人通信應(yīng)使用不同的電子郵件地址。4避免極少數(shù)與會(huì)者主導(dǎo)會(huì)議。然后提供必要的支持，幫助他們提高能力。 5. 更有效地安排您的時(shí)間。為此：使遠(yuǎn)程辦公人員與您的其他下屬成為一個(gè)整體。您要允許下屬按照能夠充分利用精力的方式來安排自己的時(shí)間。 視頻會(huì)議。 養(yǎng)精蓄銳。4. 安排任務(wù)和目標(biāo)。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個(gè)人時(shí)間。當(dāng)然，您自己作為上級(jí)，也必須注意與下屬相處過程中浪費(fèi)時(shí)間的行為。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：1. 評(píng)估由瓶頸引致的生產(chǎn)率損失。另一些則拘泥于達(dá)成一致的過場，即使他們已對(duì)預(yù)計(jì)的結(jié)果了然于心。尤其是，如果您的上司由于經(jīng)常安排低效會(huì)議或設(shè)定模糊期望而浪費(fèi)了您的時(shí)間，您應(yīng)該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)建一個(gè)有效的計(jì)劃系統(tǒng)以平衡自己的工作和 個(gè)人生活？下面兩項(xiàng)“核心概念”對(duì)這些挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提供了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的指導(dǎo)原則。詢問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進(jìn)其管理時(shí)間的方法。 拖延監(jiān)督和改進(jìn)您的時(shí)間管理策略 在日程表開始啟用后，對(duì)照它來監(jiān)控您的工作進(jìn)度是至關(guān)重要的。 下班時(shí)要查看列表。 工作周快結(jié)束時(shí)，應(yīng)將未完成的優(yōu)先任務(wù)轉(zhuǎn)移到以后未安排的時(shí)段，必要時(shí)暫緩低優(yōu)先級(jí)任務(wù)。制定日程表 將任務(wù)輸入日程表，并指定完成任務(wù)的預(yù)期時(shí)限即可制定日程表。第六節(jié) 更有效地安排您的時(shí)間 您已經(jīng)對(duì)自己的時(shí)間利用情況和存在的時(shí)間浪費(fèi)因素有所了解，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時(shí)間了。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題 《主持會(huì)議》。 讓員工了解您希望通過電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。將該數(shù)字與交通費(fèi)、食宿費(fèi)用累加。集中精力處理真正重要的任務(wù)。第五節(jié) 判別和消除常見的“時(shí)間浪費(fèi)因素” 如果與大多數(shù)管理者一樣，您的活動(dòng)日志暴露了源自個(gè)人習(xí)慣的許多時(shí)間管理問題，那么您可以加以改正?！眴枺骸拔覟槭裁丛陔娮余]件和網(wǎng)絡(luò)上花這么多時(shí)間？”答：“因?yàn)楹芏嚯娮余]件都是私人郵件，我上網(wǎng)沖浪是為了拖延時(shí)間。3. 分析日志。 它應(yīng)記錄您的每項(xiàng)活動(dòng)使用的時(shí)間。下面的過程曾幫助很多管理者準(zhǔn)確地掌握他們利用時(shí)間（以及經(jīng)常不當(dāng)利用時(shí)間）的真實(shí)情況。5開發(fā)通信包180讓營銷部門參與進(jìn)來6監(jiān)督實(shí)施180下圖描述了整個(gè)過程。現(xiàn)在，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并估算出每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。但是，并非每項(xiàng)緊急任務(wù)都一定支持某個(gè)關(guān)鍵性目標(biāo)。個(gè)人目標(biāo)應(yīng)支持部門目標(biāo)。 為團(tuán)隊(duì)提供統(tǒng)一的方向 5. 更有效地安排時(shí)間：明確了自己的目標(biāo)、實(shí)際利用時(shí)間的方式以及存在哪些您深受其害的無效時(shí)間管理方式后，您就可以開始改變安排時(shí)間的方法。然后再嘗試其他選項(xiàng)，以了解更多信息。練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。 分析您目前的時(shí)間安排，并尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。在本主題中，您將學(xué)會(huì)如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時(shí)間花費(fèi)在最關(guān)鍵的任務(wù)上，而不要浪費(fèi)在不重要的事情上。學(xué)習(xí)如何確定目標(biāo)的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務(wù)，分析如何更有效地安排與使用時(shí)間，監(jiān)控您的時(shí)間管理戰(zhàn)略，以及判別常見的“時(shí)間浪費(fèi)因素”。 您可以將精力和注意力集中到能為公司目標(biāo)提供最大支持的工作上。然后，您需要找到改正無效時(shí)間管理的方法。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個(gè)人或團(tuán)隊(duì)來完成。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為 重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時(shí)間的方法。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會(huì)。這就是下一個(gè)核心概念的主題。好的活動(dòng)日志有幾個(gè)特征：它們具有中等價(jià)值和較高緊迫性。尋找導(dǎo)致您時(shí)間管理不善的內(nèi)在原因。不妨重新開始實(shí)踐新的行為方式。 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實(shí)反應(yīng)并獲取必要的幫助。不要因?yàn)樗说氖毣驘o法達(dá)到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。不必要的出差 出差會(huì)占用很多時(shí)間，因此需要定期評(píng)估它的價(jià)值。然后再開始下一項(xiàng)任務(wù)。如果這些工具符合您的個(gè)人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務(wù)。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進(jìn)度以確保正確的工作方向。例如，如果您無法按時(shí)完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。例如，假設(shè)您改進(jìn)計(jì)劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時(shí)間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實(shí)際。因而，您的上司可能會(huì)采取更加有效的新方法來分配工作。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后，才允許員工采取進(jìn)一步行動(dòng)來完成任務(wù)。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴(yán)峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關(guān)系，以至耗盡了您的時(shí)間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價(jià)值的回報(bào)？如果是這樣，請(qǐng)考慮結(jié)束這種關(guān)系。第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時(shí)間 作為管理者，您在幫助下屬有效管理時(shí)間的方面可以發(fā)揮重要的作用。保持工作/生活平衡 與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調(diào)工作和家庭生活的員工的精力更加充沛，對(duì)公司也更忠誠。確保遠(yuǎn)程辦公人員具備合格的素質(zhì)，例如具有獨(dú)自工作的能力并且無需監(jiān)督?？梢钥紤]通過在線學(xué)習(xí)或傳統(tǒng)的研討會(huì)形式，來提供時(shí)間管理原則和實(shí)踐方面的培訓(xùn)。 2. 將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)。6將公司中備受矚目的職能授權(quán)給下屬，為下屬提供職業(yè)機(jī)會(huì)。人們也將失去守時(shí)的動(dòng)力。3安裝獨(dú)立的辦公電話。9制定工作程序以明確工作日的結(jié)束標(biāo)志，避免工作侵占您的休息時(shí)間。4對(duì)于遠(yuǎn)程辦公將妨礙員工晉升及其他獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)會(huì)的顧慮，應(yīng)該加以引導(dǎo)。3利用在飛機(jī)上的時(shí)間深思冥想：規(guī)劃，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法激發(fā)創(chuàng)意，或?yàn)g覽新聞。 第四章 技巧第一節(jié) 授權(quán)的技巧 1識(shí)別需要磨礪授權(quán)技能的信號(hào)，例如您的收件箱總是塞滿郵件，您必須定期加班處理那些“非您莫屬”的任務(wù)，以及經(jīng)常干預(yù)其他人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目等。 經(jīng)常與員工就他們的目標(biāo)交換意見，并說明明確目標(biāo)是時(shí)間管理的良好開端。另請(qǐng)參見在家工作的技巧。這樣您將如期完成工作并 讓員工按時(shí)下班。 在線培訓(xùn)。 減少混亂。 如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個(gè)人時(shí)間的活動(dòng)日志。3. 明確實(shí)現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們?cè)敢庠谧约旱墓ぷ髦型度敫嗟臅r(shí)間和精力，但這往往對(duì)其家庭生活造成了損害?？紤]您在哪些方面可能浪費(fèi)上級(jí)的時(shí)間 抱怨上司浪費(fèi)時(shí)間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費(fèi)了上司的時(shí)間卻極為難得。以下步驟有助于您扭轉(zhuǎn)這種狀況：1. 當(dāng)上司安排您處理項(xiàng)目時(shí)，起草一個(gè)初步計(jì)劃，說明您打算如何處理這項(xiàng)任務(wù)。 請(qǐng)求與上司會(huì)談以討論您的目標(biāo)。 學(xué)以致用。 在每天的日程表中預(yù)留更多的“空閑時(shí)間”。 必須撥打或要接聽的電話 預(yù)留一些時(shí)間不做安排，以應(yīng)對(duì)突發(fā)危機(jī)、意外機(jī)會(huì)以及與同事或下屬之間的臨時(shí)性交流。選擇計(jì)劃工具 有很多種計(jì)劃工具：管理不善的會(huì)議 要減少在會(huì)議上浪費(fèi)的時(shí)間：如果是這樣，請(qǐng)學(xué)會(huì)幫助下屬們解決他們自己的問題：確定任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。 承認(rèn)自己的拖延行為并努力完成工作。 記下一天的活動(dòng)后，應(yīng)根據(jù)您的關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)和輔助性目標(biāo)為每項(xiàng)活動(dòng)指定優(yōu)先級(jí)。活動(dòng) 所用時(shí)間 優(yōu)先級(jí) 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會(huì)議；整理辦公桌6C9:15會(huì)議：產(chǎn)品發(fā)布團(tuán)隊(duì)60A10:15休息：咖啡；個(gè)人電子郵件15C10:30電話：外線，S您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務(wù)所需的資金。如果您以前完成過類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估算。您這周將面對(duì)哪些緊急任務(wù)？請(qǐng)將它們列出來。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項(xiàng)目的優(yōu)先等級(jí)。目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分類。 如何應(yīng)對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的上司然而，時(shí)間管理的難度比表面上看起來更大。 最后，參加“自測”中的測驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。主題導(dǎo)航 點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。第五節(jié) 主題使用說明 主題架構(gòu) “時(shí)間管理”主題分成下列幾個(gè)部分