【正文】 自測(cè)”中的測(cè)驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 您能排除干擾，更多地關(guān)注對(duì)部門和組織最為重要的方面。然而，時(shí)間管理的難度比表面上看起來更大。如果能了解和預(yù)見到這些時(shí)間浪費(fèi)因素，您就能更好地預(yù)防或改正這些做法。 如何應(yīng)對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的上司 關(guān)注最重要的東西目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分類。部門目標(biāo)應(yīng)支持公司目標(biāo)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項(xiàng)目的優(yōu)先等級(jí)。緊急任務(wù)需要立即給予關(guān)注。您這周將面對(duì)哪些緊急任務(wù)？請(qǐng)將它們列出來。第三節(jié) 將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已經(jīng)確定了目標(biāo)的先后順序。例如，為高管層準(zhǔn)備一個(gè)重要報(bào)告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù) 撰寫報(bào)告大綱 編寫報(bào)告 反復(fù)修訂 提交確定連續(xù)任務(wù)的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務(wù)，部門或團(tuán)隊(duì)必須完成哪些任務(wù)。如果您以前完成過類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估算。4與每位演講者單獨(dú)會(huì)談240您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務(wù)所需的資金。只有掌握了您當(dāng)前的時(shí)間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來如何使用時(shí)間?；顒?dòng) 所用時(shí)間 優(yōu)先級(jí) 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會(huì)議；整理辦公桌6C9:15會(huì)議：產(chǎn)品發(fā)布團(tuán)隊(duì)60A10:15休息：咖啡；個(gè)人電子郵件15C10:30電話：外線，S 記下一天的活動(dòng)后，應(yīng)根據(jù)您的關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)和輔助性目標(biāo)為每項(xiàng)活動(dòng)指定優(yōu)先級(jí)。 優(yōu)先級(jí)為 C 的任務(wù)可能涉及輔助性 目標(biāo)，包括低價(jià)值的緊迫和非緊迫任務(wù)。”問：“我為什么浪費(fèi)時(shí)間接待未預(yù)約的訪客？”答：“如果告訴別人我沒有時(shí)間同他們談話，我會(huì)覺得很無禮。在下一個(gè)“核心概念”中，您將學(xué)習(xí)如何判別和消除這些時(shí)間浪費(fèi)因素。 承認(rèn)自己的拖延行為并努力完成工作。 如果您是由于缺乏自信而擔(dān)心，就采取積極主動(dòng)的姿態(tài)，對(duì)完成工作必需要做的所有事宜進(jìn)行規(guī)劃。確定任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。 不要奢望面面俱到。如果是這樣，請(qǐng)學(xué)會(huì)幫助下屬們解決他們自己的問題：2. 依照您的工資和收益標(biāo)準(zhǔn)，估算這些時(shí)間的成本。管理不善的會(huì)議 要減少在會(huì)議上浪費(fèi)的時(shí)間：另請(qǐng)參見取得最佳會(huì)議成果的技巧。您已經(jīng)分析了自己的時(shí)間利用情況并了解常見的時(shí)間浪費(fèi)因素，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時(shí)間了。選擇計(jì)劃工具 有很多種計(jì)劃工具：另請(qǐng)參見任務(wù)列表。 預(yù)留一些時(shí)間不做安排，以應(yīng)對(duì)突發(fā)危機(jī)、意外機(jī)會(huì)以及與同事或下屬之間的臨時(shí)性交流。 必須撥打或要接聽的電話 在每天的日程表中預(yù)留更多的“空閑時(shí)間”。第七節(jié) 習(xí)慣性地對(duì)任務(wù)所需時(shí)間估計(jì)不足 學(xué)以致用。如果那些困擾您的“時(shí)間浪費(fèi)因素”和計(jì)劃問題也同時(shí)困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。許多管理者在改進(jìn)時(shí)間管理系統(tǒng)時(shí)面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。 請(qǐng)求與上司會(huì)談以討論您的目標(biāo)。如果缺乏必要的技能和資源，請(qǐng)申請(qǐng)額外的培訓(xùn)或資源。以下步驟有助于您扭轉(zhuǎn)這種狀況：1. 當(dāng)上司安排您處理項(xiàng)目時(shí)，起草一個(gè)初步計(jì)劃，說明您打算如何處理這項(xiàng)任務(wù)。例如，一些管理者總是在會(huì)議期間接聽電話。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個(gè)工作停滯不前?？紤]您在哪些方面可能浪費(fèi)上級(jí)的時(shí)間 抱怨上司浪費(fèi)時(shí)間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費(fèi)了上司的時(shí)間卻極為難得。例如，如果相對(duì)于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請(qǐng)尊重這些偏好。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們?cè)敢庠谧约旱墓ぷ髦型度敫嗟臅r(shí)間和精力，但這往往對(duì)其家庭生活造成了損害。您必須平衡二者的關(guān)系。3. 明確實(shí)現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請(qǐng)鄰居臨時(shí)代管自己負(fù)責(zé)的社區(qū)志愿活動(dòng)。 如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個(gè)人時(shí)間的活動(dòng)日志。 減少混亂。 在線培訓(xùn)。 注重結(jié)果而不是完成工作的方式、地點(diǎn)和時(shí)間。這樣您將如期完成工作并 讓員工按時(shí)下班。設(shè)定明確的目標(biāo)并監(jiān)督進(jìn)度。另請(qǐng)參見在家工作的技巧。您必須幫助員工消化所學(xué)的知識(shí)并將其轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)期的自覺行為。 經(jīng)常與員工就他們的目標(biāo)交換意見，并說明明確目標(biāo)是時(shí)間管理的良好開端。 4. 辨別并消除常見的“時(shí)間浪費(fèi)因素”。 第四章 技巧第一節(jié) 授權(quán)的技巧 1識(shí)別需要磨礪授權(quán)技能的信號(hào)，例如您的收件箱總是塞滿郵件，您必須定期加班處理那些“非您莫屬”的任務(wù)，以及經(jīng)常干預(yù)其他人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目等。8針對(duì)那些技能薄弱的員工，首先委以結(jié)構(gòu)性較強(qiáng)的任務(wù)，以幫助他們建立信心。3利用在飛機(jī)上的時(shí)間深思冥想：規(guī)劃，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法激發(fā)創(chuàng)意，或?yàn)g覽新聞。一旦談話脫離主題，應(yīng)立即將話題引導(dǎo)回議程。4對(duì)于遠(yuǎn)程辦公將妨礙員工晉升及其他獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)會(huì)的顧慮，應(yīng)該加以引導(dǎo)。4為家庭辦公開辟單獨(dú)的空間，最好是獨(dú)立房間。9制定工作程序以明確工作日的結(jié)束標(biāo)志，避免工作侵占您的休息時(shí)間。8保持與在辦公室工作的主管、同事和下屬的經(jīng)常性聯(lián)系。3安裝獨(dú)立的辦公電話。2考慮法律、法規(guī)、保險(xiǎn)和技術(shù)方面的問題。人們也將失去守時(shí)的動(dòng)力?！钡诙?jié) 最大限度地利用差旅時(shí)間的技巧 1隨身攜帶充足的文件，有效利用候機(jī)和打車所耗費(fèi)的時(shí)間。6將公司中備受矚目的職能授權(quán)給下屬，為下屬提供職業(yè)機(jī)會(huì)。 4. 與上司面談并說明這個(gè)附加項(xiàng)目將如何危及您的目標(biāo)。 2. 將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)。分享您自己的日志和心得，以提供示例?？梢钥紤]通過在線學(xué)習(xí)或傳統(tǒng)的研討會(huì)形式，來提供時(shí)間管理原則和實(shí)踐方面的培訓(xùn)。一些人可以在每年的業(yè)務(wù)旺季每周工作 60 個(gè)小時(shí)，而其他時(shí)間則為 30 個(gè)小時(shí)。確保遠(yuǎn)程辦公人員具備合格的素質(zhì)，例如具有獨(dú)自工作的能力并且無需監(jiān)督。 鼓勵(lì)更有效的工作方式。保持工作/生活平衡 與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調(diào)工作和家庭生活的員工的精力更加充沛，對(duì)公司也更忠誠(chéng)。不同地點(diǎn)的人們借助這種技術(shù)可以查看、共享文件，他們利用攝像頭可以通過顯示器看到對(duì)方。第十節(jié) 幫助您的員工管理他們的時(shí)間 作為管理者，您在幫助下屬有效管理時(shí)間的方面可以發(fā)揮重要的作用。您承擔(dān)的義務(wù)對(duì)自己和他人是否具有真正的價(jià)值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價(jià)值是否相稱？如果這些問題的答案是否定的，就應(yīng)考慮取消這些義務(wù)，將時(shí)間投入到更重要的活動(dòng)中。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關(guān)系，以至耗盡了您的時(shí)間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價(jià)值的回報(bào)？如果是這樣，請(qǐng)考慮結(jié)束這種關(guān)系。 不要將個(gè)人時(shí)間安排得太緊，以免無法應(yīng)對(duì)意外事件和機(jī)會(huì)。因此，請(qǐng)確定它們的優(yōu)先級(jí)。隨著所面臨的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益嚴(yán)峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。 更富吸引力的工作。多數(shù)上級(jí)都會(huì)對(duì)提高效率感興趣。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后，才允許員工采取進(jìn)一步行動(dòng)來完成任務(wù)。 在會(huì)議開始之前，要求調(diào)整議程以突出會(huì)議的重點(diǎn)。因而，您的上司可能會(huì)采取更加有效的新方法來分配工作。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨(dú)立處理項(xiàng)目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報(bào)告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。結(jié)果將如何？結(jié)果只能是導(dǎo)致耗盡管理者時(shí)間的混亂活動(dòng)。例如，假設(shè)您改進(jìn)計(jì)劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時(shí)間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實(shí)際。當(dāng)有半個(gè)小時(shí) 意料之外的空閑時(shí)，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報(bào)告的草稿，或填寫費(fèi)用報(bào)表。您的目標(biāo)是什么？是要不斷改進(jìn)管理時(shí)間的方式。例如，如果您無法按時(shí)完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。 “我是否完成了今天安排的任務(wù)？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務(wù)所需的時(shí)間？日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進(jìn)度以確保正確的工作方向。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應(yīng)工作的需要。 要參加的會(huì)議例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務(wù)。將例行任務(wù)安排在精力不足的時(shí)段。如果這些工具符合您的個(gè)人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時(shí)間。然后再開始下一項(xiàng)任務(wù)。過多的電子郵件和書面工作 避免因電子郵件浪費(fèi)寶貴時(shí)間的對(duì)策：不必要的出差 出差會(huì)占用很多時(shí)間，因此需要定期評(píng)估它的價(jià)值。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題 《授權(quán)》。不要因?yàn)樗说氖毣驘o法達(dá)到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實(shí)反應(yīng)并獲取必要的幫助。 將任務(wù)委托給他人，他們可能會(huì)感興趣。不妨重新開始實(shí)踐新的行為方式。 向未預(yù)約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個(gè)午餐時(shí)間進(jìn)行交談。尋找導(dǎo)致您時(shí)間管理不善的內(nèi)在原因。問自己：它們具有中等價(jià)值和較高緊迫性。另請(qǐng)參見日?；顒?dòng)日志表。好的活動(dòng)日志有幾個(gè)特征：）下面是一個(gè)活動(dòng)日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡(jiǎn)的經(jīng)理在一天內(nèi)的時(shí)間利用情況。這就是下一個(gè)核心概念的主題。對(duì)于涉及其他團(tuán)隊(duì)的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 方法。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會(huì)。對(duì)于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個(gè)工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時(shí)給予考慮。 優(yōu)先級(jí)為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時(shí)間和資源。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達(dá)給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個(gè)人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻(xiàn)？通過闡釋和傳達(dá)清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時(shí)間。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為 重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時(shí)間的方法。因此，了解如何對(duì)目標(biāo)分類和排序是非常重要的。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個(gè)人或團(tuán)隊(duì)來完成。下面的核心概念內(nèi)容將進(jìn)一步探討這些步驟。然后，您需要找到改正無效時(shí)間管理的方法。 您能提高崗位工作績(jī)效