【正文】 前一天未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)許多管理者在每天早晨或下班時準(zhǔn)備任務(wù)列表，并將其與日（周）計劃結(jié)合使用。 必須撥打或要接聽的電話 要參加的會議充分利用任務(wù)列表 任務(wù)列表 是一種簡便、常用的計劃工具，一目了然地列出您一天內(nèi)必須完成的所有任務(wù)。例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務(wù)。 避免連續(xù)不斷的會議。 預(yù)留一些時間不做安排，以應(yīng)對突發(fā)危機、意外機會以及與同事或下屬之間的臨時性交流。將例行任務(wù)安排在精力不足的時段。以下指導(dǎo)原則可以幫助您制定實用的日程表：另請參見任務(wù)列表。如果這些工具符合您的個人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。 聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件 約會時間表選擇計劃工具 有很多種計劃工具：通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。日程表是在具體時限內(nèi)完成任務(wù)的書面承諾。您的目標(biāo)是什么？您的目標(biāo)是以有助于實現(xiàn)最重要目標(biāo)的方式來利用時間。您已經(jīng)分析了自己的時間利用情況并了解常見的時間浪費因素，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。然后再開始下一項任務(wù)。要在從事重要工作時抵制分心因素：分心因素和轉(zhuǎn)換成本 分心因素（如：在網(wǎng)上查看天氣預(yù)報或與訪客閑談）會迫使您必須花時間回顧之前所進(jìn)行的工作，并將注意力重新集中到當(dāng)前的任務(wù)上來。另請參見取得最佳會議成果的技巧。管理不善的會議 要減少在會議上浪費的時間：書面工作的管理：在規(guī)定的時間內(nèi)處理這些信件。過多的電子郵件和書面工作 避免因電子郵件浪費寶貴時間的對策：5. 考慮出差的替代方案，例如電話會議或網(wǎng)絡(luò)會議。3. 比較差旅的成本收益。2. 依照您的工資和收益標(biāo)準(zhǔn)，估算這些時間的成本。不必要的出差 出差會占用很多時間，因此需要定期評估它的價值。如果是這樣，請學(xué)會幫助下屬們解決他們自己的問題：另請參見 Harvard ManageMentor 主題 《授權(quán)》。闡述您的關(guān)鍵職責(zé)，指出承擔(dān)無關(guān)任務(wù)對自己目標(biāo)的危害，并提出合理的替代方案。 不要奢望面面俱到。不要因為他人的失職或無法達(dá)到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。 牢記自己的關(guān)鍵職責(zé)和目標(biāo)。確定任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。 自由地決定切入點。 堅持工作：行動有助于消除恐懼。 如果您是由于缺乏自信而擔(dān)心，就采取積極主動的姿態(tài)，對完成工作必需要做的所有事宜進(jìn)行規(guī)劃。 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實反應(yīng)并獲取必要的幫助。 避免造成任務(wù)躑躅不前的安排方式。 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。 承認(rèn)自己的拖延行為并努力完成工作。 將任務(wù)委托給他人，他們可能會感興趣。造成人們拖延的原因有很多：或許他們認(rèn)為當(dāng)前的任務(wù)令人生厭或枯燥乏味，他們可能擔(dān)心無法出色地完成任務(wù)，或根本無從下手。以下是用于消除這些“時間浪費因素”的策略。在下一個“核心概念”中，您將學(xué)習(xí)如何判別和消除這些時間浪費因素。不妨重新開始實踐新的行為方式。逐步改變您的行為方式，每周實踐一到兩個新的行為方式，直到逐漸習(xí)慣為止。如果您用上網(wǎng)來拖延時間，那么當(dāng)您發(fā)現(xiàn)您正在拖延項目時，請馬上投入到項目中。 向未預(yù)約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個午餐時間進(jìn)行交談。 提醒自己，如果您參加的會議對您的高優(yōu)先級目標(biāo)很重要，您將 被認(rèn)為富有團隊精神?！绷私庠斐蓵r間管理不善的內(nèi)在原因之后，您就可以采取措施來解決問題?！眴枺骸拔覟槭裁蠢速M時間接待未預(yù)約的訪客？”答：“如果告訴別人我沒有時間同他們談話，我會覺得很無禮。尋找導(dǎo)致您時間管理不善的內(nèi)在原因。 您在優(yōu)先級為 C 的任務(wù)上所花的時間是否超過正常值，而在優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)上使用足夠的時間呢？如果是這樣，那么請設(shè)法去掉或?qū)?yōu)先級為 C 的活動委托給他人，以免浪費您的時間。使用記號筆標(biāo)記日志中優(yōu)先級為 C 的活動，讓此類時間浪費因素更顯眼。問自己： “哪類活動占用了我大部分時間？”是文書工作、喝咖啡、還是回復(fù)語音留言電話？ 檢查您的日志，找出您利用時間的規(guī)律。 優(yōu)先級為 C 的任務(wù)可能涉及輔助性 目標(biāo)，包括低價值的緊迫和非緊迫任務(wù)。它們具有中等價值和較高緊迫性。 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)涉及您的關(guān)鍵 目標(biāo)。 記下一天的活動后，應(yīng)根據(jù)您的關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)和輔助性目標(biāo)為每項活動指定優(yōu)先級。另請參見日?；顒尤罩颈?。好的活動日志有幾個特征：霍洛維茨詢問有關(guān)項目的事宜5A2:28文書工作：開始寫月度項目報告4B2:32電子郵件：收郵件3C2:35文書工作：繼續(xù)寫項目報告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57準(zhǔn)備：收集會議資料3B3:00開會：審核預(yù)算75B4:15電子郵件：發(fā)送和回復(fù)11B4:26上網(wǎng)：看新聞4C4:30計劃：檢查/調(diào)整項目工作的日程10A4:40文書工作：繼續(xù)寫項目報告10B4:50電子郵件：發(fā)送與項目相關(guān)的郵件10B5:00回家格茨8B10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準(zhǔn)備：午餐會8B11:08會議：討論獎金計劃32C11:40出行：與 A活動 所用時間 優(yōu)先級 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會議；整理辦公桌6C9:15會議：產(chǎn)品發(fā)布團隊60A10:15休息：咖啡；個人電子郵件15C10:30電話：外線，S）下面是一個活動日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡的經(jīng)理在一天內(nèi)的時間利用情況。務(wù)必在日志中包括三個或更多典型工作日。1. 創(chuàng)建活動日志。只有掌握了您當(dāng)前的時間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來如何使用時間。這就是下一個核心概念的主題。另請參見 Harvard ManageMentor 主題《項目管理》中的 “進(jìn)行高級別估算”?，F(xiàn)在，您知道了應(yīng)該 在各項重要任務(wù)上花多少時間。您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務(wù)所需的資金。對于涉及其他團隊的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 方法?？倳r間 975 小時數(shù)： 您還需要確定完成任務(wù)或活動的最后期限。7會后評估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈送小禮物604與每位演講者單獨會談240如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會。任務(wù)和時間目標(biāo)： 召開一系列內(nèi)部培訓(xùn)會。預(yù)留 10% 到 20% 的緩沖時間，以防發(fā)生意外情況。如果您以前完成過類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗來估算。對于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時給予考慮。例如，如果您要協(xié)調(diào)一套新計算機系統(tǒng)的開發(fā)，軟件開發(fā)人員可能需要等到開發(fā)出某些（但不是全部）硬件之后再開始工作。例如，為高管層準(zhǔn)備一個重要報告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù) 撰寫報告大綱 編寫報告 反復(fù)修訂 提交確定連續(xù)任務(wù)的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務(wù)，部門或團隊必須完成哪些任務(wù)。 優(yōu)先級為 C 的任務(wù)包括價值和重要性均較低的緊急任務(wù)和非緊急任務(wù)。它們具有中等價值和較高緊迫性。 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。第二步：確定任務(wù)優(yōu)先級 等到自認(rèn)為任務(wù)列表已經(jīng)完整之后，再給每項任務(wù)指定一個優(yōu)先級，用 A、B 和 C 來表示：優(yōu)先級 A 代表最高級任務(wù)。下面提供了分步過程：第一步：確定所需任務(wù) 寫下您和部門必須實現(xiàn)的每一個目標(biāo)。第三節(jié) 將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已經(jīng)確定了目標(biāo)的先后順序。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計完成每項任務(wù)所需的時間。另請參見在線文章：“How to Be Sure You39。通過訓(xùn)練來使自己能夠區(qū)分支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)，以及不支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)。您這周將面對哪些緊急任務(wù)？請將它們列出來。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時間和資源。這個研討會需要您立即關(guān)注，但是，它并不能給您的關(guān)鍵性目標(biāo)提供直接支持。例如，假設(shè)您負(fù)責(zé)監(jiān)督一個必須在今年的預(yù)算范圍內(nèi)按時完成的大項目。緊急任務(wù)需要立即給予關(guān)注。哪些是關(guān)鍵性目標(biāo)？哪些是使能性目標(biāo)？哪些僅僅是輔助性目標(biāo)？與此同時，寫下您這樣分類的原因。 確定關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項目的優(yōu)先等級。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達(dá)給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻(xiàn)？通過闡釋和傳達(dá)清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時間。我個人的努力目標(biāo)是 ____________。應(yīng)當(dāng)讓公司目標(biāo)、部門目標(biāo)和個人目標(biāo)這三個層次的目標(biāo)保持一致，并將它們傳達(dá)給每一位員工，使大家都能在沒有他人提示的情況下流暢地說出來：“公司的目標(biāo)是 _____________。部門目標(biāo)應(yīng)支持公司目標(biāo)。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為 重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時間的方法。輔助性目標(biāo)能夠改善業(yè)務(wù)但不能帶來根本改變的目標(biāo)，如提高工作效率、簡化工作或提升工作的吸引力等。目標(biāo)類型目標(biāo)類型 定義 示例 關(guān)鍵性目標(biāo)為使部門或團隊持續(xù)成功運轉(zhuǎn)所必須實現(xiàn)的目標(biāo)對項目經(jīng)理來說，在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成一個兩年期的項目就是一個關(guān)鍵性目標(biāo)。目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對目標(biāo)進(jìn)行分類。因此，了解如何對目標(biāo)分類和排序是非常重要的。 激勵自己 減少對非關(guān)鍵任務(wù)投入的精力 關(guān)注最重要的東西在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個人或團隊來完成。確定了目標(biāo)后，您就知道每天、每周和每個月當(dāng)中最重要的工作是什么。 如何幫助員工更有效地管理時間第二節(jié) 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)是有效管理時間的起點。 如何應(yīng)對浪費時間的上司下面的核心概念內(nèi)容將進(jìn)一步探討這些步驟。監(jiān)控發(fā)生的情況，發(fā)