【正文】 第一節(jié) 為何要管理時間？ 當(dāng)您身陷電子郵件、語音郵件、會議、以及文書工作等瑣碎的事務(wù)中，而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來問題時，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時又能圓滿完成任務(wù)，實現(xiàn)自己最高的目標(biāo)呢？您需要巧妙地管理自己的時間。您可以將工具打印出來以便脫機(jī)使用。然后再嘗試其他選項，以了解更多信息。 從上到下點擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。點擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。摘要頁面列出了參考資料的鏈接。練習(xí) 點擊“練習(xí)”，可參與互動場景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。 核心概念 點擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。他創(chuàng)作了四部有關(guān)企業(yè)成功的作品，全部由 John Wiley amp。 分析您目前的時間安排，并尋找改進(jìn)機(jī)會最重要的是，她應(yīng)該盡量避免任何中斷，因為這會浪費(fèi)她的時間或者使她偏離主要目標(biāo)。通過評估最重要的目標(biāo)并排列優(yōu)先次序，馬里索能夠弄清楚應(yīng)該在哪里或不應(yīng)該 在哪里花費(fèi)時間。上午，她與托尼一起討論他的月度報告。以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。盯著她的任務(wù)列表，她沮喪地嘆了口氣。午餐時間則用來回復(fù) 20 多封電子郵件。接下來就是將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)，列出完成各項任務(wù)的所有必需步驟。在本主題中，您將學(xué)會如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時間花費(fèi)在最關(guān)鍵的任務(wù)上，而不要浪費(fèi)在不重要的事情上。 確定哪些任務(wù)對實現(xiàn)您的長期目標(biāo)最為關(guān)鍵 Sons 出版，而且他還為Harvard Management Update、Across the Board、《華爾街日報》及其他出版物撰寫了許多工商管理方面的文章。主題概述 點擊“主題概述”可查看對這一主題的介紹。學(xué)習(xí)如何確定目標(biāo)的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務(wù)，分析如何更有效地安排與使用時間，監(jiān)控您的時間管理戰(zhàn)略，以及判別常見的“時間浪費(fèi)因素”。工具 點擊“工具”可獲取相關(guān)表格，幫助您確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序；將目標(biāo)分成多項任務(wù)；記錄日?；顒?；判別時間浪費(fèi)因素；創(chuàng)建任務(wù)列表；以及評估您的日程表。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部內(nèi)容： 再次點擊“下一頁”繼續(xù)?；蛘撸部梢栽诰€填寫工具，并將其保存到您的硬盤。時間管理 是一門關(guān)于如何合理地組織、分配和控制各種活動時間才能實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的學(xué)科。 您可以將精力和注意力集中到能為公司目標(biāo)提供最大支持的工作上。 您可以避免因設(shè)法同時滿足相互矛盾的時間需求而產(chǎn)生的壓力甚至是倦怠。 您能提高崗位工作績效，為組織、部門和團(tuán)隊帶來更多價值。下列六個步驟可助您充分地利用好您每周的時間：1. 確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序：您最重要的崗位工作目標(biāo)是什么？要實現(xiàn)這些目標(biāo)，您需要完成哪些任務(wù)？您要在這些任務(wù)上花多少時間？ 2. 將目標(biāo)分解為可管理的任務(wù)：要實現(xiàn)每一個目標(biāo)，需要完成哪些任務(wù)？每一項任務(wù)預(yù)計需要多長時間？ 3. 分析您是如何利用時間的：管理者往往認(rèn)為他們將時間用在了重要任務(wù)的完成上。然后，您需要找到改正無效時間管理的方法。這需要更有效地利用時間管理工具，需要創(chuàng)建能夠支持您的優(yōu)先級的日程表，還需要分配一定的時間來解決未預(yù)料到的問題以及利用各種計劃外機(jī)會。下面的核心概念內(nèi)容將進(jìn)一步探討這些步驟。 如何幫助員工更有效地管理時間第二節(jié) 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)是有效管理時間的起點。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個人或團(tuán)隊來完成。 減少對非關(guān)鍵任務(wù)投入的精力因此，了解如何對目標(biāo)分類和排序是非常重要的。目標(biāo)類型目標(biāo)類型 定義 示例 關(guān)鍵性目標(biāo)為使部門或團(tuán)隊持續(xù)成功運(yùn)轉(zhuǎn)所必須實現(xiàn)的目標(biāo)對項目經(jīng)理來說，在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成一個兩年期的項目就是一個關(guān)鍵性目標(biāo)。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為 重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時間的方法。應(yīng)當(dāng)讓公司目標(biāo)、部門目標(biāo)和個人目標(biāo)這三個層次的目標(biāo)保持一致，并將它們傳達(dá)給每一位員工，使大家都能在沒有他人提示的情況下流暢地說出來：“公司的目標(biāo)是 _____________。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達(dá)給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻(xiàn)？通過闡釋和傳達(dá)清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時間。 確定關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)。例如，假設(shè)您負(fù)責(zé)監(jiān)督一個必須在今年的預(yù)算范圍內(nèi)按時完成的大項目。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時間和資源。通過訓(xùn)練來使自己能夠區(qū)分支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)，以及不支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計完成每項任務(wù)所需的時間。下面提供了分步過程：第一步：確定所需任務(wù) 寫下您和部門必須實現(xiàn)的每一個目標(biāo)。 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價值和較高緊迫性。對于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時給予考慮。預(yù)留 10% 到 20% 的緩沖時間，以防發(fā)生意外情況。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會。7會后評估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈送小禮物60對于涉及其他團(tuán)隊的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 方法。現(xiàn)在，您知道了應(yīng)該 在各項重要任務(wù)上花多少時間。這就是下一個核心概念的主題。1. 創(chuàng)建活動日志。）下面是一個活動日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡的經(jīng)理在一天內(nèi)的時間利用情況。格茨8B10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準(zhǔn)備：午餐會8B11:08會議：討論獎金計劃32C11:40出行：與 A好的活動日志有幾個特征：另請參見日?；顒尤罩颈?。 優(yōu)先級為 A 的任務(wù)涉及您的關(guān)鍵 目標(biāo)。它們具有中等價值和較高緊迫性。 檢查您的日志，找出您利用時間的規(guī)律。問自己：使用記號筆標(biāo)記日志中優(yōu)先級為 C 的活動，讓此類時間浪費(fèi)因素更顯眼。尋找導(dǎo)致您時間管理不善的內(nèi)在原因?！绷私庠斐蓵r間管理不善的內(nèi)在原因之后，您就可以采取措施來解決問題。 向未預(yù)約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個午餐時間進(jìn)行交談。如果您用上網(wǎng)來拖延時間，那么當(dāng)您發(fā)現(xiàn)您正在拖延項目時，請馬上投入到項目中。不妨重新開始實踐新的行為方式。以下是用于消除這些“時間浪費(fèi)因素”的策略。 將任務(wù)委托給他人，他們可能會感興趣。 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實反應(yīng)并獲取必要的幫助。 堅持工作：行動有助于消除恐懼。 牢記自己的關(guān)鍵職責(zé)和目標(biāo)。不要因為他人的失職或無法達(dá)到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。另請參見 Harvard ManageMentor 主題 《授權(quán)》。不必要的出差 出差會占用很多時間，因此需要定期評估它的價值。3. 比較差旅的成本收益。過多的電子郵件和書面工作 避免因電子郵件浪費(fèi)寶貴時間的對策：書面工作的管理：分心因素和轉(zhuǎn)換成本 分心因素（如：在網(wǎng)上查看天氣預(yù)報或與訪客閑談）會迫使您必須花時間回顧之前所進(jìn)行的工作，并將注意力重新集中到當(dāng)前的任務(wù)上來。然后再開始下一項任務(wù)。您的目標(biāo)是什么？您的目標(biāo)是以有助于實現(xiàn)最重要目標(biāo)的方式來利用時間。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。 約會時間表如果這些工具符合您的個人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。以下指導(dǎo)原則可以幫助您制定實用的日程表：將例行任務(wù)安排在精力不足的時段。 避免連續(xù)不斷的會議。例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務(wù)。 要參加的會議 前一天未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)許多管理者在每天早晨或下班時準(zhǔn)備任務(wù)列表，并將其與日（周）計劃結(jié)合使用。是否還有未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)？如果有，必須重新進(jìn)行安排，但首先您要考慮為什么 沒有按計劃完成任務(wù)。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應(yīng)工作的需要。 在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關(guān)鍵任務(wù)及最終期限。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進(jìn)度以確保正確的工作方向。這樣，您才能明確問題并發(fā)現(xiàn)不斷改進(jìn)時間管理系統(tǒng)的方法。 “我是否完成了今天安排的任務(wù)？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務(wù)所需的時間？例如，如果您無法按時完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。 各種干擾浪費(fèi)時間您的目標(biāo)是什么？是要不斷改進(jìn)管理時間的方式。一旦發(fā)現(xiàn)計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。當(dāng)有半個小時 意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費(fèi)用報表。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統(tǒng)需要實踐與耐心。例如，假設(shè)您改進(jìn)計劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。第八節(jié) 與浪費(fèi)時間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費(fèi)了很多時間。結(jié)果將如何？結(jié)果只能是導(dǎo)致耗盡管理者時間的混亂活動。 將目標(biāo)整理為書面材料。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨(dú)立處理項目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。您的意見如何？”3. 根據(jù)上司的反饋修訂計劃。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適的與會者以及最終的決策或行動計劃。 在會議開始之前，要求調(diào)整議程以突出會議的重點。指出召開不必要會議的成本，說明如果將這些時間用于實現(xiàn)您與上司達(dá)成共識的目標(biāo)將獲得更多收益。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后，才允許員工采取進(jìn)一步行動來完成任務(wù)。2. 與您的上司面談，討論評估結(jié)果并尋求補(bǔ)救措施。多數(shù)上級都會對提高效率感興趣。 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務(wù)，就要避免頻繁地要求