【正文】 來解決未預(yù)料到的問題以及利用各種計(jì)劃外機(jī)會(huì)。 6. 監(jiān)控和完善您的時(shí)間管理策略：制定日程表后，就要付諸行動(dòng)。監(jiān)控發(fā)生的情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，調(diào)整時(shí)間管理策略，這樣就能不斷完善利用時(shí)間的方法。 另請(qǐng)參見管理時(shí)間的步驟。下面的核心概念內(nèi)容將進(jìn)一步探討這些步驟。此外，還為應(yīng)對(duì)下列特殊時(shí)間管理難題提供了指導(dǎo)方法： 如何應(yīng)對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的上司 如何平衡工作時(shí)間和個(gè)人時(shí)間 如何幫助員工更有效地管理時(shí)間第二節(jié) 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)是有效管理時(shí)間的起點(diǎn)。它們像指南針一樣，指示著您前進(jìn)的方向。確定了目標(biāo)后，您就知道每天、每周和每個(gè)月當(dāng)中最重要的工作是什么。確定目標(biāo) 是明確所追求成果的一個(gè)正式流程。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個(gè)人或團(tuán)隊(duì)來完成。通過確定目標(biāo)和衡量取得的成果，您可以： 關(guān)注最重要的東西 為團(tuán)隊(duì)提供統(tǒng)一的方向 減少對(duì)非關(guān)鍵任務(wù)投入的精力 消除時(shí)間浪費(fèi)因素 激勵(lì)自己 提升總體工作滿意度目標(biāo)隨時(shí)限和重要性而變化。因此，了解如何對(duì)目標(biāo)分類和排序是非常重要的。另請(qǐng)參見目標(biāo)確定及排序工作表。目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分類。下表介紹了三者的區(qū)別。目標(biāo)類型目標(biāo)類型 定義 示例 關(guān)鍵性目標(biāo)為使部門或團(tuán)隊(duì)持續(xù)成功運(yùn)轉(zhuǎn)所必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成一個(gè)兩年期的項(xiàng)目就是一個(gè)關(guān)鍵性目標(biāo)。使能性目標(biāo)最終能夠創(chuàng)造更理想的業(yè)務(wù)環(huán)境或充分利用業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)的目標(biāo)對(duì)產(chǎn)品開發(fā)經(jīng)理來說，為員工提供培訓(xùn)，提高員工工作效率，就是一個(gè)使能性目標(biāo)。輔助性目標(biāo)能夠改善業(yè)務(wù)但不能帶來根本改變的目標(biāo)，如提高工作效率、簡(jiǎn)化工作或提升工作的吸引力等。對(duì)團(tuán)隊(duì)經(jīng)理來說，設(shè)計(jì)一份比現(xiàn)有費(fèi)用報(bào)表使用更方便、填寫更快捷的新費(fèi)用報(bào)表，就是一個(gè)輔助性目標(biāo)。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為 重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時(shí)間的方法。目標(biāo)一致性 管理者應(yīng)該從公司目標(biāo)開始制定一系列層級(jí)目標(biāo)。部門目標(biāo)應(yīng)支持公司目標(biāo)。個(gè)人目標(biāo)應(yīng)支持部門目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)讓公司目標(biāo)、部門目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)這三個(gè)層次的目標(biāo)保持一致，并將它們傳達(dá)給每一位員工，使大家都能在沒有他人提示的情況下流暢地說出來：“公司的目標(biāo)是 _____________。本部門應(yīng)為該目標(biāo)做出的貢獻(xiàn)是 _______________。我個(gè)人的努力目標(biāo)是 ____________?！绷粜挠^察一下您所在的公司。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達(dá)給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個(gè)人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻(xiàn)？通過闡釋和傳達(dá)清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時(shí)間。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題 《設(shè)定目標(biāo)》。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項(xiàng)目的優(yōu)先等級(jí)。具體方法有多種： 確定關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)。列出該年度內(nèi)您的所有崗位工作目標(biāo)。哪些是關(guān)鍵性目標(biāo)？哪些是使能性目標(biāo)？哪些僅僅是輔助性目標(biāo)？與此同時(shí)，寫下您這樣分類的原因。然后，按照優(yōu)先級(jí)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行排序。 區(qū)分緊急任務(wù)和關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)需要立即給予關(guān)注。但是，并非每項(xiàng)緊急任務(wù)都一定支持某個(gè)關(guān)鍵性目標(biāo)。例如，假設(shè)您負(fù)責(zé)監(jiān)督一個(gè)必須在今年的預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成的大項(xiàng)目。上司希望您明天參加一個(gè)全天的員工發(fā)展研討會(huì)，但是，您已經(jīng)計(jì)劃明天與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開會(huì)討論項(xiàng)目計(jì)劃。這個(gè)研討會(huì)需要您立即關(guān)注，但是，它并不能給您的關(guān)鍵性目標(biāo)提供直接支持。因此，盡管該任務(wù)很緊急（您必須馬上安排時(shí)間），但它不是關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時(shí)間和資源。當(dāng)關(guān)鍵性目標(biāo)是長期目標(biāo)時(shí)，由于沒有必要或沒有可能立即實(shí)現(xiàn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種問題。您這周將面對(duì)哪些緊急任務(wù)？請(qǐng)將它們列出來。哪些任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)和/或使能性目標(biāo)？這些任務(wù)是您應(yīng)該首先給予最大關(guān)注的任務(wù)。通過訓(xùn)練來使自己能夠區(qū)分支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)，以及不支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)。認(rèn)識(shí)到差別后，您將更好地了解應(yīng)該如何確定工作的優(yōu)先排序以及如何分配時(shí)間。另請(qǐng)參見在線文章：“How to Be Sure You39。re Spending Your Time in the Right Places”和“《快比慢好？》”。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。請(qǐng)參見下一個(gè)核心概念中的指導(dǎo)方法。第三節(jié) 將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已經(jīng)確定了目標(biāo)的先后順序?，F(xiàn)在，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并估算出每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。下面提供了分步過程：第一步：確定所需任務(wù) 寫下您和部門必須實(shí)現(xiàn)的每一個(gè)目標(biāo)。列出實(shí)現(xiàn)每個(gè)目標(biāo)所需的關(guān)鍵任務(wù)。第二步：確定任務(wù)優(yōu)先級(jí) 等到自認(rèn)為任務(wù)列表已經(jīng)完整之后，再給每項(xiàng)任務(wù)指定一個(gè)優(yōu)先級(jí)，用 A、B 和 C 來表示：優(yōu)先級(jí) A 代表最高級(jí)任務(wù)。您指定的任務(wù)優(yōu)先級(jí)應(yīng)該反映每項(xiàng)任務(wù)所支持的目標(biāo)的重要性： 優(yōu)先級(jí)為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有很高的價(jià)值，是應(yīng)該優(yōu)先關(guān)注的任務(wù)。 優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)支持使能性目標(biāo)，間接支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價(jià)值和較高緊迫性。 優(yōu)先級(jí)為 C 的任務(wù)包括價(jià)值和重要性均較低的緊急任務(wù)和非緊急任務(wù)。第三步：確定任務(wù)的順序 在分析任務(wù)時(shí)，您會(huì)注意到有些任務(wù)是連續(xù)的，有些任務(wù)是不連續(xù)的。 連續(xù)的任務(wù)需要按一定的次序完成，即需要完成一項(xiàng)之后再開始下一項(xiàng)。例如，為高管層準(zhǔn)備一個(gè)重要報(bào)告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù) 撰寫報(bào)告大綱 編寫報(bào)告 反復(fù)修訂 提交確定連續(xù)任務(wù)的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務(wù)，部門或團(tuán)隊(duì)必須完成哪些任務(wù)。下圖描述了整個(gè)過程。 不連續(xù)的任務(wù)是不 遵循這種先后順序的任務(wù)。例如，如果您要協(xié)調(diào)一套新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)，軟件開發(fā)人員可能需要等到開發(fā)出某些（但不是全部）硬件之后再開始工作。此后，兩個(gè)部門的很多工作可以并行。對(duì)于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個(gè)工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時(shí)給予考慮。第四步：估計(jì)所需的時(shí)間 評(píng)估完成所確定的優(yōu)先級(jí)為 A 和優(yōu)先級(jí)為 B 的各項(xiàng)任務(wù)或工作需要多長時(shí)間。如果您以前完成過類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估算。如果沒有完成過類似任務(wù)，可咨詢那些能夠提供幫助的同事、上司或同行。預(yù)留 10% 到 20% 的緩沖時(shí)間，以防發(fā)生意外情況。下表顯示一個(gè)示例，說明如何將一個(gè)目標(biāo)分解為多項(xiàng)任務(wù)，并根據(jù)估計(jì)為每項(xiàng)任務(wù)分配了時(shí)間。任務(wù)和時(shí)間目標(biāo)： 召開一系列內(nèi)部培訓(xùn)會(huì)。起初，每個(gè)月兩次，連續(xù)三個(gè)月（總共為 6 次）。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開這種培訓(xùn)會(huì)。任務(wù)編號(hào) 活動(dòng) 估計(jì)時(shí)間（分鐘） 注釋 1初次頭腦風(fēng)暴會(huì)議60與會(huì)者雷蒙、哈里特、朱莉葉和彼得2第二次會(huì)議：確定主題和演講者75與會(huì)者同上，加上佛瑞德3頭腦風(fēng)暴會(huì)議選址和內(nèi)部宣傳/溝通1204與每位演講者單獨(dú)會(huì)談2405開發(fā)通信包180讓營銷部門參與進(jìn)來6監(jiān)督實(shí)施1807會(huì)后評(píng)估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈(zèng)送小禮物60總時(shí)間 975 小時(shí)數(shù)： 您還需要確定完成任務(wù)或活動(dòng)的最后期限。對(duì)于復(fù)雜的活動(dòng)，要建立臨時(shí)里程碑來追蹤進(jìn)展情況。對(duì)于涉及其他團(tuán)隊(duì)的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 方法。WBS 是一種計(jì)劃編制的方法，它將項(xiàng)目的目標(biāo)分解為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所必需的多項(xiàng)任務(wù)。您也可以利用這種方法，來估算完成這些任務(wù)所需的資金。您已經(jīng)將高優(yōu)先級(jí)的目標(biāo)分解為任務(wù)，并估算了每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間?，F(xiàn)在，您知道了應(yīng)該 在各項(xiàng)重要任務(wù)上花多少時(shí)間。但實(shí)際上，您將如何利用自己的時(shí)間呢？另請(qǐng)參見將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表。另請(qǐng)參見 Harvard ManageMentor 主題《項(xiàng)目管理》中的 “進(jìn)行高級(jí)別估算”。通過分析真實(shí)的時(shí)間利用情況，并與實(shí)際應(yīng)該如何利用時(shí)間進(jìn)行對(duì)比，您可以判斷出低效率的時(shí)間管理做法，進(jìn)而進(jìn)行改進(jìn)。這就是下一個(gè)核心概念的主題。第四節(jié) 分析您是如何利用時(shí)間的 如果了解您當(dāng)前的時(shí)間利用情況，就可以很輕松地控制時(shí)間，以使其支持您的關(guān)鍵性目標(biāo)。只有掌握了您當(dāng)前的時(shí)間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來如何使用時(shí)間。下面的過程曾幫助很多管理者準(zhǔn)確地掌握他們利用時(shí)間（以及經(jīng)常不當(dāng)利用時(shí)間）的真實(shí)情況。1. 創(chuàng)建活動(dòng)日志。 創(chuàng)建一份記錄一周時(shí)間利用情況的書面記錄，即活動(dòng)日志。務(wù)必在日志中包括三個(gè)或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分時(shí)間都是出差的工作日。）下面是一個(gè)活動(dòng)日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡(jiǎn)的經(jīng)理在一天內(nèi)的時(shí)間利用情況。日?；顒?dòng)日志示例活動(dòng) 所用時(shí)間 優(yōu)先級(jí) 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會(huì)議；整理辦公桌6C9:15會(huì)議：產(chǎn)品發(fā)布團(tuán)隊(duì)60A10:15休息：咖啡；個(gè)人電子郵件15C10:30電話：外線，S赫明，確認(rèn)午餐12B10:42電話：內(nèi)線，D格茨8B10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準(zhǔn)備：午餐會(huì)8B11:08會(huì)議：討論獎(jiǎng)金計(jì)劃32C11:40出行：與 A戴維斯到外面共進(jìn)午餐120B1:52電子郵件：發(fā)送和回復(fù)12C2:04電話：回復(fù)語音留言11C2:15訪客：暑期實(shí)習(xí)生請(qǐng)求指導(dǎo)8C2:23訪客：D霍洛維茨詢問有關(guān)項(xiàng)目的事宜5A2:28文書工作：開始寫月度項(xiàng)目報(bào)告4B2:32電子郵件：收郵件3C2:35文書工作：繼續(xù)寫項(xiàng)目報(bào)告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57準(zhǔn)備：收集會(huì)議資料3B3:00開會(huì)：審核預(yù)算75B4:15電子郵件：發(fā)送和回復(fù)11B4:26上網(wǎng)：看新聞4C4:30計(jì)劃：檢查/調(diào)整項(xiàng)目工作的日程10A4:40文書工作：繼續(xù)寫項(xiàng)目報(bào)告10B4:50電子郵件：發(fā)送與項(xiàng)目相關(guān)的郵