word編輯長文檔的方法與技巧(參考版)
2025-04-20 03:00本頁面
【正文】 上面的建議是筆者的一些粗淺認(rèn)識，若有不妥之處歡迎大家批評指正，同時期望關(guān)注后面的培訓(xùn)課程。有了正確的觀念，便進入具體的操作。在實際的培訓(xùn)過程中筆者發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員當(dāng)面點頭贊同用這種方式工作，但在具體處理自己的工作時，又按自己的老一套來，想到那里便寫到那里。首先還想強調(diào)的是長文檔的制作觀念，也就是因該先制作文檔大綱，然后進行正文內(nèi)容的填充。圖27，故選擇語言為“英語(美國)”，然后單擊“確定”后，Word即可自動生成索引目錄(圖28)。，就可以進行索引目錄的創(chuàng)建了。于是我們在對話框外區(qū)域單擊鼠標(biāo)，進入頁面編輯狀態(tài)，我們選中位于“(一)公司所有權(quán)”部分的第二個關(guān)鍵詞“Weems家族”，然后單擊“標(biāo)記索引項”對話框，將其激活后，單擊“標(biāo)記”按鈕，即可完成第二各關(guān)鍵詞“Weems家族”的標(biāo)記?！皹?biāo)記索引項”按鈕，打開“標(biāo)記索引項”對話框，可以看到“主索引項”框內(nèi)自動顯示了索引標(biāo)記內(nèi)容，這里為“Ralph Weems”，然后單擊“標(biāo)記”按鈕(圖26)，可以完成對第一個關(guān)鍵詞“Ralph Weems”的標(biāo)記。，進行下面的練習(xí)之前建議保存一下學(xué)習(xí)成果。圖25索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新，基本包括了目錄制作的常見任務(wù)，接下來我們來進行索引的制作。最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對文檔進行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對正確，請對目錄進行更新。通過改對話框把字體顏色改為藍(lán)色即可，然后依次單擊確定，最后會彈出是否替換所選目錄的詢問，單擊“是”后(圖24)，目錄中一級標(biāo)題根據(jù)我們的修改變?yōu)樗{(lán)色。圖21“樣式”對話框，由于我們要對目錄中一級標(biāo)題文字進行修改，故選中樣式列表框中的“目錄1”，然后單擊“修改”按鈕(圖22)，打開“修改樣式”對話框?！八{(lán)色”，則進行如下操作：用和前面相同的方法進入“索引和目錄”對話框，并選擇“目錄”選項卡，單擊“修改”按鈕。，單擊“確定”按鈕，Word即可自動生成目錄(圖20)。這里我們操持默認(rèn)。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖19)?！澳夸洝毕路角‘?dāng)位置，選擇菜單“插入→引用→索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇“目錄”選項卡(圖18)。“思科樂器銷售概要(原始文件)”案例文檔，由于各級標(biāo)題運用了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，所以可以直接進入創(chuàng)建目錄的步驟了。下面的練習(xí)我們將提供一個名為“思科樂器銷售概要(原始文件)”的原始案例文檔，它放在文章末尾的下載鏈接中，由于操作過程學(xué)要用到，所以請大家先去下載好。通過前面“在大綱視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔的綱目框架時，Word自動為各級標(biāo)題賦予了樣式。目錄的制作使用Word2003為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是根據(jù)標(biāo)題樣式。而且弊端很多，比如當(dāng)我們對文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改候，又得再次更改目錄或索引。在我們使用過的中學(xué)數(shù)理化課本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定義、定理等，方便我們快速查找這些關(guān)鍵詞詳細(xì)信息。所謂“索引”，就是以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表，它通常位于文章封底頁之前。所謂“目錄”，就是文檔中各級標(biāo)題的列表，它通常位于文章扉頁之后。域是Word的精髓之一，它有著廣泛的應(yīng)用，比如后面將介紹的目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。如果你對Word域概念比較了解，那么可以很自然地理解Word這個聰明的功能。如果我們先前是用常規(guī)方法手動為插圖輸入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號就都不對了，需要重新手動修改。，我們來測試一下使用Word“交叉引用”功能的好處。圖17“交叉引用”對話框并沒關(guān)閉，我們可以把插入點定位于需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個題注”列表框內(nèi)的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。，下面我們將練習(xí)使用Word“交叉引用”功能為插圖設(shè)置引用說明。圖16，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入進來，可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖1”。以后插入圖片時，Word就會自動為它們添加編號了(圖16)。“自動插入題注”對話框，在插入時添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”，默認(rèn)的編號輸入為“3”，如果你要更改編號數(shù)字，可以單擊“編號”按鈕，在彈出的對話框中進行設(shè)置。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對話框(圖15)。，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。在進行具體的練習(xí)之前，請大家準(zhǔn)備一篇長文檔，以及數(shù)幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。很顯然，引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為“交叉引用”。你在本文中看到的每幅圖片下方
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