【正文】 — 92 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 企業(yè)知識管理的要求 實施知識管理必須建立與知。 企業(yè)內(nèi)的知識應(yīng)用，主要是指利用所存儲的顯性知識去解決問題并產(chǎn)生新知識的過程。 外部顯性知識的獲取： 與企業(yè)信息的采集是一樣的。 （ 3）企業(yè)知識共享內(nèi)部環(huán)境的培育 企業(yè)內(nèi)隱性知識的共享，一要在企業(yè)內(nèi)部提倡知識共享價值觀，營造開放而又信任的合作環(huán)境， 二可組建“實體性知識沙龍”或“虛擬性知識沙龍”，也是實現(xiàn)知識共享的有效途徑。 第二，編碼化策略。 — 89 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識交流與共享的模式 關(guān)于知識共享模式最著名的是日本學(xué)者野中郁次郎和竹內(nèi) 廣孝提出的 SECI模型： 第一，社會化（ Socialization）模式 第二，外部化（ Externalization）模式 第三，綜合化（ Combination）模式 第四，內(nèi)在化（ Internalization）模式 隱性知識 顯性知識 社會化Socialization 外部化Externalization 綜合化Combination 內(nèi)在化Internalization 隱性知識 顯性知識 企業(yè)內(nèi)知識共享 SECI模型 — 90 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識交流與共享的模式 （ 2）企業(yè)知識交流與共享的策略 第一，個人化策略。 知識地圖 它是一個企業(yè)的知識位置圖。 顯性知識的整序，與信息的整序是一致的。 簡稱為：企業(yè)內(nèi)以知識為核心的管理活動叫知識管理 包括：對知識進(jìn)行管理 運用知識進(jìn)行管理 （ 1）提高企業(yè)創(chuàng)新能力 （ 2）提高企業(yè)應(yīng)變能力 （ 3）提高企業(yè)工作效率 （ 4）提高企業(yè)員工技能水平 （ 5）實現(xiàn)企業(yè)知識資產(chǎn)的價值 — 88 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 （ 1）企業(yè)知識的獲取 ① 用文本資料收集， ② 用計算機(jī)管理信息系統(tǒng)收集， ③ 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集， ④ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集， ⑤ 通過與員工的交談、觀察、模仿來收集。 — 87 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 知識是人類已經(jīng)認(rèn)識的、具有一定系統(tǒng)性的信息集合體。 （ 3）電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 （ 2）電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險，會因受到電腦病毒的攻擊而損壞。 — 86 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子檔案利用中的安全管理 實行利用權(quán)限控制，防止 無關(guān)人員非法讀取 ，防止在利用過程中 泄密和損傷 信息，并對使用過程進(jìn)行有效的監(jiān)控。 ▲ 對提供利用載體的管理 （拷貝的提供和回收） 。 檢測、維護(hù)、拷貝等操作過程要進(jìn)行記錄。 （ 3）對電子檔案進(jìn)行有效的檢測與維護(hù) 對電子檔案載體進(jìn)行定期檢測和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時進(jìn)行有效的修正或更新。這一點和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。 （ 4）電子文件的歸檔管理 ▲ 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 磁盤、磁帶對保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。 ▲ 采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。 （ 2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 ▲ 利用磁盤脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。 ▲ 包括：物理法（攝影） 化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù) ▲ 照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡褪變后，可在計算機(jī)上用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)。 ▲ 方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。 ▲ 方法：液相去酸法和氣相去酸法。 ▲ 庫房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) — 81 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 （ 2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容 ① 文獻(xiàn)庫房的建設(shè) ② 文獻(xiàn)庫房管理 ▲ 第一，進(jìn)出庫制度 ▲ 第二，庫房溫濕度控制 ▲ 第三，“八防”措施 ▲ 非檔案人員不得進(jìn)入庫房 ▲ 檔案人員在非工作時間內(nèi)一般不得進(jìn)入庫房 ▲ 不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西 ▲ 庫房溫度： 14℃ ～ 20℃ ▲ 相對濕度： 50 %～ 65 % ▲ 防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜 — 82 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 （ 2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容 ① 文獻(xiàn)庫房的建設(shè) ② 文獻(xiàn)庫房管理 ③ 文獻(xiàn)修復(fù) ▲ 去污 ▲ 去酸 ▲ 加固 ▲ 修裱 ▲ 紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡恢復(fù)與顯示 ▲ 計算機(jī)修復(fù) ▲ 清除文獻(xiàn)上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 廣義的文獻(xiàn)保護(hù) ，除上述內(nèi)容之外，還包括維護(hù)文獻(xiàn)實體的秩序狀態(tài)，使文獻(xiàn)在存放和使用中始終有序，即：文獻(xiàn)信息存儲。 、檔案館的管理模式的三大矛盾是： 收藏與使用的矛盾、 、服務(wù)與責(zé)任的矛盾。 、 登錄、編目、 、排架等環(huán)節(jié)。 （ 3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù) （ 4）企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù) ▲ 企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù)是其中的一種，是企業(yè)文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)內(nèi)的用戶對企業(yè)文獻(xiàn)方面的需求，幫助用戶解決疑難問題的服務(wù)活動。 文獻(xiàn)檢索服務(wù)包括： ① 文獻(xiàn)線索檢索， ② 數(shù)據(jù)檢索， ③ 事實檢索 文獻(xiàn)檢索服務(wù)方式：手工檢索、聯(lián)機(jī)檢索、機(jī)器檢索 （ 3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù) — 77 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù) （ 2）企業(yè)文獻(xiàn)報道服務(wù) 咨詢服務(wù)是一個很大的概念。 報道的體裁有：文獻(xiàn)目錄、簡介、文摘、文獻(xiàn)動態(tài)、文獻(xiàn)譯報、文獻(xiàn)匯編、文獻(xiàn)綜述和述評等 。 主要是閱覽室的管理 包括 ： 閱覽室類型定位、閱覽室室藏文獻(xiàn)的組織 閱覽室現(xiàn)場條件的準(zhǔn)備 用戶接待 — 75 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù) 這 是 指文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)將自身擁有的文獻(xiàn)信息，經(jīng)過加工整理、以便于使用的形式、主動及時地向全企業(yè)廣泛傳播，以引導(dǎo)對企業(yè)文獻(xiàn)信息有效利用的服務(wù)工作。 ▲ 編碼的基本原則 ① 預(yù)留足夠的位置，具有擴(kuò)展性 ② 編碼的方法合理，具有科學(xué)性和可操作性 ③ 每一編碼代表一個確定的內(nèi)容，具有惟一性 ④ 編碼含義清楚，具有明確性 ⑤ 編碼體系規(guī)范、統(tǒng)一，具有標(biāo)準(zhǔn)性 — 72 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）歸檔 （ 2）登錄 （ 3）編目 （ 4）編碼 （ 5）排架 ▲ 常用的排架方法 ① 按登錄順序排架 ② 按編碼號排架 ③ 按信息來源排架 ④ 按首字筆畫排架 ⑤ 按文獻(xiàn)內(nèi)容分類排架 ⑥ 按文獻(xiàn)主題排架 ▲ 全宗編號 ① 全宗編號的要求② 全宗編號的方法 — 73 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息服務(wù)管理，包括： 文獻(xiàn)的閱覽、報道、檢索和咨詢 目前，企業(yè)內(nèi)的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)的人員往往只是扮演著文獻(xiàn)資料保管者的角色。 — 69 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）歸檔 （ 2）登錄 ▲ 登錄的含義 這是建立賬目對加工后的信息進(jìn)行登記的工作。每份案卷的封面符合要求。 — 68 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）歸檔 ▲ 歸檔的含義 ▲ 歸檔制度的內(nèi)容 ① 歸檔范圍 上級主管部門的文件材料 本企業(yè)的文件材料 供應(yīng)商、經(jīng)銷商、合作企業(yè)的文件材料 ② 歸檔時間 一般應(yīng)在第二年的上半年 有些文書處理和檔案工作由一人兼管的企業(yè)，可以采取隨立卷隨歸檔的作法 ③ 歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量 案卷內(nèi)容質(zhì)量 ▲ 內(nèi)容必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，完整無缺、系統(tǒng)有序，加設(shè)封面，便于保管和利用。 歸檔，不只是指文書檔案、人事檔案。 其內(nèi)容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié) 。 《 妙法蓮華經(jīng)集要義鏡注 》 末頁有 6行題款， 印刷分工： 校者、取字、作字兼丁 — 65 — 1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 息管理的認(rèn)識誤區(qū) 認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式 ▲ 收藏與使用的矛盾 ▲ 收藏與清理的矛盾 ▲ 圖書館：收藏越多越古越全越好 現(xiàn)在沒用也可供歷史研究 。 ② 電子文件的優(yōu)勢 存儲密度高、傳遞速度快、便于檢索利用，可以大大縮短查檔時間，提高工作效率；不同地區(qū)、不同單位之間很容易實現(xiàn)電子檔案信息資源共享 ③ 電子文件的不足 一是缺乏歷史憑證性，電子文件是數(shù)字化的，很容易被修改 二是計算機(jī)設(shè)備的依賴性，使用者無法從載體直接閱讀 三是網(wǎng)絡(luò)傳輸不安全性 ▲ 目前，從技術(shù)和管理的角度基本上解決了這個問題。 ① 電子文件的含義 電子文件是能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)，并能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。 ▲ 考察員工的重要途徑之一 ▲ 澄清個人歷史問題的憑證 ▲ 為人才開發(fā)提供信息 ▲ 編寫人物專記和專業(yè)史的史料 — 61 — 1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）技術(shù)檔案系統(tǒng) （ 2）人事檔案系統(tǒng) （ 3）文書檔案系統(tǒng) ▲ 含義：在企業(yè)管理公務(wù)活動中形成和使用之后、經(jīng)過整理歸檔、以備查考的各種書面文字材料。 ▲ 功能： （ 1）技術(shù)檔案系統(tǒng) ▲ 含義：企業(yè)的技術(shù)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)工藝設(shè)計、產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計等活動中形成并積累起來的、經(jīng)過整理、鑒定、留作歷史記錄的技術(shù)文件材料。