【正文】 33 / 33。第六章 附則第十六條 本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊(cè)。在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用庫存的聲像檔案。在借用過程中導(dǎo)致?lián)p壞，由借用單位承擔(dān)賠償責(zé)任。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。第十三條 聲像檔案的借閱。第十二條 認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好檔案進(jìn)出、庫存數(shù)量、庫存情況等方面的統(tǒng)計(jì)。底片冊(cè)、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場(chǎng)強(qiáng)度超過30奧斯特的磁場(chǎng)，盒與盒的間距應(yīng)超過3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。聲像檔案入庫前必須仔細(xì)檢查，對(duì)于已經(jīng)污損的聲像資料要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。卷內(nèi)備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動(dòng)情況。將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標(biāo)準(zhǔn)頁碼，然后根據(jù)要求逐項(xiàng)填寫。第八條 聲像檔案的編制形式。第七條 聲像檔案的文字說明應(yīng)該簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、攝錄者等內(nèi)容。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為：卷宗號(hào)流水號(hào)。照片應(yīng)按照形成年份、問題進(jìn)行分類。錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問題進(jìn)行分類，按內(nèi)容編號(hào)。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說明應(yīng)清楚完整。檔案室要隨時(shí)收集公司具有保存價(jià)值的聲像資料。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。反映公司主要職能活動(dòng)以及經(jīng)營成果的聲像資料。《XX公司聲像管理辦法》第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。對(duì)逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時(shí)間、歸檔時(shí)間等信息。第五章 調(diào)卷管理第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)卷申請(qǐng)表》，寫明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。⑥其他經(jīng)核定應(yīng)該永久保存的文件。第十五條 將已到達(dá)保存期限的檔案登記造冊(cè)，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第十三條 應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查找。編列檔號(hào)應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號(hào)應(yīng)填寫于案件首頁的右上角，5裝訂者填寫于左上角。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)，將其以同號(hào)編制。第十一條 檔號(hào)的編定。檔案分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。確定檔案分類的各級(jí)名稱后，應(yīng)將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號(hào)》，以便查閱。其中A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則。第十條 檔案名稱及編號(hào)。同一類或細(xì)類的檔案應(yīng)在一個(gè)檔夾中裝訂。檔案分類力求實(shí)用而不拘泥，若三級(jí)分類不夠用，可增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、項(xiàng)目等因素進(jìn)行三類分級(jí)。根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號(hào)，填寫案卷目錄。第三章 檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理。會(huì)計(jì)文件會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)留存一年后移交歸檔。文件的歸檔時(shí)間如下表所示：不同類型文件的歸檔時(shí)間文件類型歸檔時(shí)間管理文件形成后的第二年上半年移交歸檔項(xiàng)目文件①項(xiàng)目完成后的三個(gè)月內(nèi)移交材料。文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。立卷文件應(yīng)將正件和附件、請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，避免分散。經(jīng)辦部門須對(duì)移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。如因工作需要，經(jīng)辦部門需要保留原稿時(shí)，必須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，切妥善保管原稿，并將影印本歸檔。第七條 歸檔要求。與案件無關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門補(bǔ)齊。第六條 檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點(diǎn)收移交文件。第二章 檔案資料的搜集第四條 各業(yè)務(wù)部門須對(duì)辦理完畢的文件材料進(jìn)行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。公司大事記以及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、音像資料的材料。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等資料。反映本公司主要職能的報(bào)告和總結(jié)。重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等材料。流程圖：申請(qǐng)購買實(shí)施購買驗(yàn)收貨物登記入庫按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購單（2）辦公用品驗(yàn)收單（3）辦公用品申領(lǐng)單（4）辦公用品訂購調(diào)度控制表（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表（6）辦公用品使用情況匯總表（7）辦公用品庫存盤點(diǎn)表（8）辦公用品報(bào)廢清單例表一： 辦公用品申購單填制單位檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額到貨期限具體用途備注123456…行政部門審核意見年 月 日總經(jīng)理審核意見年 月 日申請(qǐng)人簽字： 填表日期：例表二：辦公用品驗(yàn)收單填制部門檔案編號(hào)驗(yàn)收人員驗(yàn)收日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗(yàn)收結(jié)果備注12345…例表三：辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門檔案編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量具體用途備注123…領(lǐng)用人簽字：部門經(jīng)理簽字：例表四：辦公用品訂購調(diào)度控制表