【正文】 33 / 33。4) 如收到省外辦的內(nèi)賓通知單，送公關(guān)部。4) 如是當(dāng)天的訂房，銷(xiāo)售部或預(yù)訂已下班（銷(xiāo)售部晚8點(diǎn)后，預(yù)訂晚10點(diǎn)后），可交接待主管處理。送銷(xiāo)售部的傳真和電子郵件：1) 各旅行社的團(tuán)隊(duì)訂房和注明給銷(xiāo)售部及其人員的訂房；2) 從AMERICAN EXPRESS、WORLD BANK、GENERAL ELECTRIC發(fā)來(lái)的訂房。E. 關(guān)于訂車(chē)的傳真和電子郵件A. 當(dāng)天的訂車(chē)須立即投送；B. 注明給汽車(chē)部的按其要求投送；C. 已經(jīng)訂房的客人要求訂車(chē)如沒(méi)注明給委辦或汽車(chē)部的傳真等，送預(yù)訂；D. 只是訂車(chē)的外客、住客（包括長(zhǎng)住客）傳真等，如沒(méi)注明給汽車(chē)部的送委辦。A. 一般內(nèi)部各行政辦公室在下午5點(diǎn)下班，四樓行政辦晚上8點(diǎn)下班；B. 登記后放在“內(nèi)部待送”文件夾中；C. 在最近的一個(gè)工作日早上重新在傳真登記表上登記，09:00后交行李員投送。F. 沒(méi)注明收件人但據(jù)內(nèi)容判斷有可能是內(nèi)部的，打電話聯(lián)系相應(yīng)部門(mén)查詢。A. 如客人在房間等或是急件則通知行李組主管并請(qǐng)其馬上派人投送，派送員到后只須將此類(lèi)文件交其投送；B. 其余非緊急傳真和電子郵件的派送時(shí)間控制在手頭的文件中時(shí)間最早那份收到之后的十五分鐘內(nèi)；C. 如信件5分鐘內(nèi)仍未投送，再通知一次。A. 將收到的數(shù)份住客傳真集中，一次性通知各位客人，以節(jié)省時(shí)間和避免派送員來(lái)不及送；B. 客人不在房間的與其他一般非緊急傳真和電子郵件一起派送。詳見(jiàn)表格《試投送的傳真和電子郵件的處理程序》11) 無(wú)法查找的傳真或電子郵件按相應(yīng)的特殊查找方法和處理。詳見(jiàn)表格《內(nèi)部傳真、電子郵件的處理程序》9) 給客人的傳真、電子郵件按相應(yīng)程序處理。C. 如一份傳真或電子郵件內(nèi)有不同部分分別給多位客人的，則在登記表的備注欄內(nèi)注明該客收到傳真第幾頁(yè)至第幾頁(yè)／總頁(yè)數(shù)（如：13/8表示1到3頁(yè)/總頁(yè)數(shù)為8頁(yè)）。A. 如是電子郵件還要把對(duì)方發(fā)件的時(shí)間寫(xiě)在備注欄里，方便查找電腦用。A. 收件人為“某某和（AND）某某”的（包括同時(shí)寫(xiě)有數(shù)個(gè)人名的情況），打電話聯(lián)系其中的某位客人或部門(mén)，詢問(wèn)對(duì)方我們應(yīng)該給哪位；B. 收件人為“某某或（OR）某某”時(shí)，按第一個(gè)收件人投送；C. 如住客都不在房間或晚間不方便聯(lián)系客人時(shí)，此類(lèi)傳真和電子郵件如復(fù)印后的總頁(yè)數(shù)在30頁(yè)或以下的，免費(fèi)復(fù)印相應(yīng)份數(shù)給各位住客；D. 如頁(yè)數(shù)太多則聯(lián)系客人，報(bào)告主管或值班經(jīng)理處理，原則上超出30頁(yè)部分須向客人收取每張1元。A. 分清是給內(nèi)部還是給客人的；B. 是否急件，是急件須在傳真信封面蓋加急印章；C. 是否要分送多位客人。a) 由銷(xiāo)售部或預(yù)訂接收并轉(zhuǎn)來(lái)的傳真或電子郵件，在流水號(hào)前注明來(lái)源（分別用“Ｓ”代表銷(xiāo)售部，“Ｒ”代表預(yù)訂）；b) 若該傳真或電子郵件是給多位客人的則在流水號(hào)后加A、B、C等來(lái)區(qū)別。C. 如有聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼或電子郵件地址的按《無(wú)法查找的傳真或電子郵件的處理和特殊查找方法》處理。3) 遇到傳真接收不清、空白以致無(wú)法辯認(rèn)或無(wú)注明收件人的蓋上“接收不完整”印章，并按要點(diǎn)處理。2. 兩頁(yè)或以上的傳真、電子郵件按頁(yè)碼順序整理；如對(duì)方另外注明頁(yè)碼，按所寫(xiě)頁(yè)碼排序；然后裝釘，注意不要把傳真、電子郵件上下顛倒裝釘以方便客人閱讀。2) 傳真、電子郵件打印出來(lái)后進(jìn)行整理。A. 如WINFAX系統(tǒng)遇到接收不全(EVENT為粗黑體) 需人工將傳真打印出來(lái)。完成后由主班負(fù)責(zé)將《會(huì)議室、辦公室出租預(yù)訂單》歸檔。q) 補(bǔ)充糖盅里的各種糖包并擺放整齊；r) 補(bǔ)充新的文件夾并準(zhǔn)備好紙和筆；s) 補(bǔ)充新的文具；t) 補(bǔ)充冰箱里的礦泉水。送餐的餐具要放回其餐車(chē)。清理工作如要點(diǎn)：g) 收拾杯具、文件夾等，剩余的飲料要倒進(jìn)洗手盆；h) 盛有飲料的瓶、罐須倒干凈后才倒進(jìn)垃圾箱，倒煙灰時(shí)一定要檢查煙頭是否已經(jīng)熄滅或先用水澆滅后，才可倒進(jìn)垃圾箱。清理會(huì)場(chǎng)。e) 對(duì)租用設(shè)備后的檢查：開(kāi)啟打字機(jī)、個(gè)人電腦、打印機(jī)等租用設(shè)備，檢查運(yùn)行情況；音響、投影機(jī)、錄像機(jī)等電器設(shè)備試播放檢查是否正常。d) 對(duì)租用會(huì)議室、辦公室后的檢查內(nèi)容包括：1). 臺(tái)面有否損壞的痕跡及被煙頭燙壞的印跡；2). 轉(zhuǎn)椅上的座墊是否被弄臟或燙壞；3). 地毯上有否被煙頭燙壞、弄臟；4). 在會(huì)議期間客人用過(guò)的文具、茶具等用品有無(wú)短缺；5). 原先擺放在會(huì)場(chǎng)內(nèi)的其它設(shè)施設(shè)備（沒(méi)有租用的）是否齊全和運(yùn)轉(zhuǎn)正常。在客人散會(huì)的同時(shí)，職員應(yīng)迅速進(jìn)入會(huì)場(chǎng)仔細(xì)檢查，如發(fā)現(xiàn)賓客遺忘的物品，須立即設(shè)法追送，追送不到時(shí)，按賓館要求速交當(dāng)班領(lǐng)導(dǎo)處理。b) 付現(xiàn)金的則點(diǎn)清款項(xiàng)。馬上找到負(fù)責(zé)簽單的客人，請(qǐng)其確認(rèn)所有費(fèi)用并支付款項(xiàng)。在會(huì)議結(jié)束后，馬上告知總機(jī)或機(jī)務(wù)關(guān)長(zhǎng)途線。f) 會(huì)議期間客人要求在會(huì)議室內(nèi)或商務(wù)中心內(nèi)打長(zhǎng)途電話，先詢問(wèn)客人電話費(fèi)用如何結(jié)算。d) 如會(huì)議費(fèi)用已經(jīng)或?qū)?huì)由與會(huì)者外的人員支付（如旅行社預(yù)付、預(yù)開(kāi)支票等），與會(huì)人員需要支付產(chǎn)生的其它任何費(fèi)用。b) 客人到達(dá)后必須詢問(wèn)負(fù)責(zé)支付費(fèi)用的客人如產(chǎn)生某些雜項(xiàng)費(fèi)用（如其他與會(huì)客人需要傳真、復(fù)印、電話費(fèi)等的費(fèi)用），是否將這些費(fèi)用算入會(huì)議費(fèi)用中？還是請(qǐng)用者自己付錢(qián)（入房賬）？c) 將結(jié)果向其他同事交班。如會(huì)議期間有不同批次的客人來(lái)訪必須增加或更換新的杯具。如送餐未能及時(shí)回收餐車(chē)，職員要先為其收拾餐具并將餐車(chē)推至操作間，以減少對(duì)會(huì)議的影響。11). 如會(huì)議有預(yù)訂會(huì)間小食，在送餐送食品來(lái)時(shí)要協(xié)助、指引其到指定的會(huì)議室。盡量避免茶壺、茶杯等互相碰撞發(fā)出聲響。k) 拿茶匙時(shí)用食指和拇指夾住匙柄輕輕放下，拿杯時(shí)要拿杯耳。h) 如桌面上有客人的物品在杯子附近時(shí)，必須把杯子取出來(lái)添加，不要弄濕客人的物件。f) 添茶或加咖啡時(shí)，杯中飲料以七成滿為標(biāo)準(zhǔn)。以后可因情況而定，但每次不能超過(guò)三十分鐘添加。c) 如茶水服務(wù)是自助式，則在客人到齊后由職員負(fù)責(zé)服務(wù)斟第一次茶水，之后可把茶水放在會(huì)議室里的保暖爐上，每半小時(shí)添加一次，由客人自助飲用。進(jìn)去后和出來(lái)時(shí)都要輕輕地關(guān)上門(mén)。8). 盡量了解到與會(huì)的住客房號(hào)；將所有房號(hào)告訴后臺(tái)接收傳真、電子郵件的同事，如有這些客人的文件傳來(lái)，馬上送會(huì)議室。6). 客人來(lái)到后，在會(huì)議室門(mén)外掛上“請(qǐng)勿打擾”牌。5). 客人到商務(wù)中心時(shí)，在門(mén)口站立恭候客人到來(lái)，并把客人引至指定的會(huì)議室。備好咖啡、茶包和濾紙，在開(kāi)會(huì)前三十分鐘用熱水濾咖啡。請(qǐng)音響組提前擺放出租設(shè)備，并進(jìn)行試放；擺設(shè)其它設(shè)備（如揭圖板、指示牌和橫額）。對(duì)照明、空調(diào)進(jìn)行檢查。按客人要求擺整齊椅子。擺放糖盅、奶酌：約兩至三人一套，放于文件夾前面約15厘米處；糖盅居左，所有糖包的館徽都朝著文件夾；奶酌居右，奶酌耳向座位右方斜45176。擺放茶勺：勺子朝上放在倒扣的杯子旁，向座位右方斜45176。擺放咖啡杯：咖啡杯底部朝上，杯耳向座位右方斜45176。擺放文件夾：放于座位前的臺(tái)面上，正對(duì)座位，文件夾底部與臺(tái)面金屬線成一直線放置，館徽朝上。3). 各項(xiàng)準(zhǔn)備工作如下：會(huì)議的杯具、文件夾、糖盅和奶酌的擺設(shè)要求如下，見(jiàn)附圖。a) 按參加會(huì)議人數(shù)，最遲在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)準(zhǔn)備杯具、文具用品及會(huì)議設(shè)備。2). 擺放杯具、文具用品及會(huì)議設(shè)備。15) 會(huì)前一天對(duì)預(yù)訂的會(huì)議室的內(nèi)部人員和未支付訂金的客人作會(huì)議的最后確認(rèn)。13) 如以上會(huì)前的準(zhǔn)備工作無(wú)法或不需在當(dāng)天完成，負(fù)責(zé)的員工要預(yù)先寫(xiě)好交班，請(qǐng)其他班次員工完成。12) 增設(shè)IBM會(huì)議桌或椅子。b) 務(wù)必在會(huì)前詢問(wèn)客人名牌的擺放要求，并擺放好。11) 制作會(huì)議室的三角名牌。b) 橫額不可過(guò)早完成，請(qǐng)美工提前一天完成，盡量當(dāng)晚掛好，并且存放時(shí)不可折太多次及用重物壓著，以免弄皺橫額；或當(dāng)天制作當(dāng)天使用。10) 制作橫額、路牌。9) 準(zhǔn)備好會(huì)議鮮花。8) 到音響組做好所需設(shè)備預(yù)約工作。a) 最遲在會(huì)前24小時(shí)向送餐下單預(yù)訂。14. 了解賓館內(nèi)部人員用房的目的或會(huì)議內(nèi)容，在登記本上做好記錄，并將此情況匯報(bào)值班經(jīng)理，請(qǐng)其在登記本上簽名批準(zhǔn)。對(duì)于要求先使用，后補(bǔ)批文的要求，一般不能直接受理，應(yīng)轉(zhuǎn)由當(dāng)值管理人員或前臺(tái)值班經(jīng)理來(lái)決定。24. 要求代辦人通知客人在到達(dá)后，及時(shí)到本組交付訂金（已有書(shū)面預(yù)訂的除外）。22. 要有租用會(huì)