【正文】 本制度解釋權(quán)屬于技術(shù)質(zhì)量委員會(huì)主任委員。 采購(gòu)管理制度》正在執(zhí)行且不與本制度沖突的業(yè)務(wù)流程條款可繼續(xù)執(zhí)行。 本制度由技術(shù)質(zhì)量委員會(huì)于 2006 年 3 月 21 日制定，于 2006 年 3 月 21 日開(kāi)始執(zhí)行。 優(yōu)秀供應(yīng)商 1) 簽訂“責(zé)任協(xié)議書(shū)” ； 2) 可簽訂“長(zhǎng)期供貨協(xié)議” ； 3) A 類(lèi)物料供應(yīng)無(wú)限制； 4)同類(lèi)供應(yīng)商限制在 3 家以內(nèi)； 5)授予 2A 級(jí)重質(zhì)量、守信譽(yù)供應(yīng)商稱(chēng)號(hào)，由事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)行授牌儀式； 6) 管理、文化、資金方面的支持； 7) 承諾其所加工物料占我司業(yè)務(wù)量的 60％以上； 8) 年終組織事業(yè)部總經(jīng)理以上級(jí)高層進(jìn)行聯(lián)誼活動(dòng)。 建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息檔案 外協(xié)中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息檔案，包括原材料市場(chǎng)行情價(jià)格、加工費(fèi)用市場(chǎng)行 情價(jià)格等 外協(xié)中心綜合部負(fù)責(zé)每個(gè)月對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息檔案庫(kù)進(jìn)行更新 與供應(yīng)商的合作原則 目的：規(guī)范協(xié)作要求及合作范圍，保證外協(xié)資源的合理性、可靠性。 管理規(guī)定要求 供應(yīng)商檔案 目的：建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案，合理利用外協(xié)資源，具體： 1) 由外協(xié)中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、 品質(zhì)保證能力、 資本狀況、各部門(mén)聯(lián)系人及電話、已存我司模具、正在供貨的物料名稱(chēng)及編碼、供貨質(zhì)量、 考評(píng)等進(jìn)行記錄，并對(duì)合作狀態(tài)及發(fā)展方向進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)； 2) 在供應(yīng)商檔案的基礎(chǔ)上，建立產(chǎn)品、配件、設(shè)備加工精度、工序加工周期及對(duì)應(yīng)價(jià)格的基 礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，更新對(duì)行業(yè)最低價(jià)格的認(rèn)知，制定成月報(bào)表，報(bào)事業(yè)部、產(chǎn)品研制中心、財(cái)務(wù) 部、訂單完成部； 3) 制定文件，對(duì)供應(yīng)商檔案的建立、維護(hù)、存檔、傳遞、責(zé)任人、時(shí)間、方法及責(zé)任過(guò)失處 罰等進(jìn)行明確的規(guī)定；4) 老供應(yīng)商的供應(yīng)商檔案， 應(yīng)在 4 月 15 日之前完成交各相關(guān)部門(mén)， 考察合格的新供應(yīng)商應(yīng)在 考察完成后 3 個(gè)工作日內(nèi)完成； 5) 建立供應(yīng)商檔案的責(zé)任部門(mén)為外協(xié)部，由外協(xié)綜合部維護(hù)存檔及傳遞。如供應(yīng)商確實(shí)無(wú)法補(bǔ)足數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商以書(shū)面形式將情況說(shuō)明，并 蓋章確認(rèn)后，經(jīng)外協(xié)中心總經(jīng)理審批可以按實(shí)收合格數(shù)量付款 3） 交貨數(shù)量高于合同規(guī)定數(shù)量 5%以上者，按合同規(guī)定數(shù)量付款，多余貨物退回外協(xié)中心處理 對(duì)付款期在 30 天或以上的采購(gòu)合同，綜合部跟單員應(yīng)提前 10 天與供應(yīng)商對(duì)帳，付款期少于 15 天的合同，物料到貨檢驗(yàn)完畢后與供應(yīng)商對(duì)帳；同時(shí)要求供應(yīng)商及時(shí)開(kāi)出發(fā)票； 綜合部跟單員至少在付款期前 7 天，填寫(xiě)付款通知書(shū)，并將發(fā)票、對(duì)帳單、合同藍(lán)聯(lián)交綜合部 付款文員； 綜合部付款文員接到付款資料，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)將付款資料流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)； 對(duì)于不及時(shí)按照流程規(guī)定付款的外協(xié)中心的有關(guān)人員，外協(xié)中心總經(jīng)理按責(zé)任過(guò)失處理規(guī)定對(duì) 其進(jìn)行處罰。 綜合部付款文員應(yīng)熟練我司付款要求，熟知稅票的辨別，了解國(guó)稅、地稅、關(guān)稅等相關(guān)政府規(guī) 定，編寫(xiě)培訓(xùn)教材對(duì)外協(xié)人員、供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，保證付款資料的正確性、完整性和及時(shí)性； 交貨情況滿足下列條件者方能付款： 1） 交貨數(shù)量在合同規(guī)定數(shù)量的177。 （該操作由倉(cāng)庫(kù)完成） ，藍(lán)聯(lián)交財(cái)務(wù)， 白聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)； 5) 外協(xié)任務(wù)書(shū)執(zhí)行過(guò)程中若需外發(fā)物料，由設(shè)計(jì)工程師領(lǐng)料交負(fù)責(zé)的外協(xié)工程師；外協(xié)任務(wù)書(shū) 采購(gòu)的物料若需入庫(kù)，由產(chǎn)品研制中心交倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)； 6) 對(duì)于批退的物料由綜合部文員依據(jù)《來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告》錄入退貨單，于次日 9：00 將文件傳到 倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)在供應(yīng)商到來(lái)時(shí)，打印退貨單由質(zhì)量卓越部完成 7) 對(duì)于來(lái)料、生產(chǎn)中積累的采購(gòu)次品，綜合部每周五將采購(gòu)次品庫(kù)清單打印出來(lái)，交跟單文員確認(rèn)，請(qǐng)跟單人員注明合同號(hào)、物料是否委外、及物料所在倉(cāng)庫(kù)，綜合部每周一將確認(rèn)的物 料退貨單錄入用友系統(tǒng),通知質(zhì)量卓越部打印退貨單； 退貨單的錄入：綜合部文員在接到倉(cāng)庫(kù)書(shū)面通知后，應(yīng)立即錄入并打印退貨單。 物料出入庫(kù)分類(lèi)：可分直接采購(gòu)入庫(kù)、委外發(fā)料加工物料出入庫(kù)、委托維修物料出入庫(kù)、退貨 出庫(kù)； 入庫(kù) 1) 綜合部跟單員需要求供應(yīng)商按合同規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到貨，同時(shí)提供一式兩聯(lián)送貨單（一聯(lián)給倉(cāng) 庫(kù)，一聯(lián)給外協(xié)綜合部） ，送貨單注明收貨單位、物料編碼、品名、訂單號(hào)或委外號(hào)、是否補(bǔ) 退貨等； 2) 由倉(cāng)庫(kù)收貨人在供應(yīng)商送貨單上注明到貨時(shí)間，通知質(zhì)量卓越部檢驗(yàn)； 入庫(kù)錄入 1) 由倉(cāng)庫(kù)每天上午 9：00 及下午 4：00 前將收貨單交綜合部； 2) 綜合部文員接到送貨單后應(yīng)在 2 小時(shí)內(nèi)錄入用友； 3) 錄入責(zé)任人應(yīng)拒絕錄入物料名稱(chēng)、編碼、對(duì)應(yīng)合同號(hào)、送貨日期、填寫(xiě)不全或錯(cuò)誤的送貨單， 交跟單員確認(rèn)后錄入； 4) 對(duì)于直接采購(gòu)的物料以拷貝訂單的方式在采購(gòu)管理模塊中錄入“采購(gòu)入庫(kù)單” ，備注送貨單流 水號(hào)； 5) 對(duì)于委外發(fā)料加工的物料及委托維修入庫(kù)物料，在庫(kù)存管理模塊中錄入“其他入庫(kù)單” ； 出庫(kù) 1) 委外及委托維修出庫(kù)由綜合部跟單員填寫(xiě)“發(fā)料通知單” ，注明所發(fā)物料的編碼、名稱(chēng)、數(shù)量、 注明相應(yīng)的合同號(hào)，即委外號(hào)，并通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨時(shí)間，交綜合部錄單文員輸入委外出庫(kù)單， 并通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨時(shí)間； 2) 由綜合部跟單員通知供應(yīng)商按時(shí)提貨； 3) 倉(cāng)庫(kù)按單發(fā)料給供應(yīng)商，由供應(yīng)商簽收后，將“其他出庫(kù)單”紅聯(lián)交供應(yīng)商， （現(xiàn)階段沒(méi)有交 外協(xié)綜合部，藍(lán)聯(lián)交財(cái)務(wù)，綠聯(lián)交訂單完成部，白聯(lián)自留； 4) 當(dāng)供應(yīng)商檢驗(yàn)外發(fā)的物料不合格，退回我司時(shí)，綜合部根據(jù)供應(yīng)商退料單，在庫(kù)存管理模塊 做“其他出庫(kù)單”的紅單。由外協(xié)中心總經(jīng)理監(jiān)督。 建立合同執(zhí)行跟蹤點(diǎn) 1) 由跟單員與供應(yīng)商認(rèn)知雙方的合同執(zhí)行流程，核對(duì)產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)； 2) 跟單員要確認(rèn)供應(yīng)商計(jì)劃、生產(chǎn)、品質(zhì)保證、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸?shù)膶?duì)應(yīng)責(zé)任人，按到料、投產(chǎn)、 產(chǎn)出合格數(shù)量、品質(zhì)異常、發(fā)貨等跟單節(jié)點(diǎn)，將供貨周期劃分跟蹤時(shí)間段，建立合同執(zhí)行 跟蹤點(diǎn)； 3) 跟單員按跟蹤點(diǎn)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行電話跟蹤，做好記錄。 外協(xié)綜合部跟單文員根據(jù)當(dāng)天錄入系統(tǒng)的合同更新《訂單跟蹤表》 ，合同的核對(duì)、跟蹤、反饋、 入庫(kù)過(guò)程記錄到跟蹤表中。 合同跟蹤 目的：明確跟單要求，準(zhǔn)確反饋執(zhí)行異常情況，確保準(zhǔn)時(shí)到貨。 合同變更 1) 已審核生效的合同如需變更，必須由跟單員或外協(xié)工程師書(shū)面寫(xiě)明更改原因交外協(xié)中心總 經(jīng)理簽字同意，收回合同所有聯(lián)交訂單完成部作廢，由訂單完成部對(duì)相應(yīng)合同棄審后方可 修改合同；2) 若原合同已與入庫(kù)單關(guān)聯(lián)，必須由跟單員或外協(xié)工程師書(shū)面寫(xiě)明更改原因交外協(xié)中心總經(jīng) 理簽字同意，收回合同所有聯(lián)交訂單完成部，由綜合部做紅字單沖抵入庫(kù)單，由訂單完成 部將原合同關(guān)閉后，再由綜合部重新錄入新合同，按上述合同錄入、審核、打印、生效及 發(fā)出程序?qū)嵤? 合同打印及生效 1) 由綜合部負(fù)責(zé)合同打印，每份合同只可打印一份； 2) 綜合部每日下午 2：00 起打印當(dāng)日訂單完成部已審核合同；綜合部下午 3：00 將合同交訂單 完成部審核，4：30 將合同交外協(xié)中心總經(jīng)理簽字生效； 3) 滾動(dòng)物料由訂單完成部每周下滾動(dòng)計(jì)劃，綜合部跟單員書(shū)面通知供應(yīng)商； 4) 綜合部文員每?jī)商炫c訂單完成部核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單，以防有漏單。 合同的審核 1) 綜合部于每日 16：00對(duì)當(dāng)日錄入電腦訂單進(jìn)行預(yù)審， 第二天 9：00 將合同清單交訂單完成部； 2) 訂單完成部每天上午 11：00 前對(duì)合同進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果記錄在清單上于當(dāng)天 12：00 前交綜合部； 3) 對(duì)未通過(guò)審核的合同，訂單完成部注明未審核原因，外協(xié)中心核實(shí)原因后修改訂單，并在清 單上注明“已更改” ，于兩小時(shí)內(nèi)更改完畢交訂單完成部再次審核。 合同填寫(xiě) 1) 由綜合部文員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單所列物料，按照物料檔案，在收到采購(gòu)申請(qǐng)單的當(dāng)天錄入采 購(gòu)合同，并在采購(gòu)申請(qǐng)單相應(yīng)位置標(biāo)明合同號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)； 2) 外協(xié)中心接到計(jì)劃采購(gòu)申請(qǐng)單在 2 天內(nèi)對(duì)不能到貨的物料以 OA 形式通知訂單完成部。符合以下情況之一，且不含預(yù)付款的可確認(rèn)為 零星采購(gòu)； a、 采購(gòu)金額小于