【正文】 五是在正式擬稿前，可以事先起草一個(gè)詳細(xì)的講話提綱或講話初稿呈送，直接聽取領(lǐng)導(dǎo)的具體意見，力爭(zhēng)吻合講話人的期望標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f，如何使講話稿既要符合公文寫作的體式規(guī)范，又要有意識(shí)地適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)和偏好，是起草講話稿的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。究其原因關(guān)鍵是執(zhí)筆者是否準(zhǔn)確理解和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，即講話稿是否適應(yīng)講話人 “ 胃口 ” 。我們平時(shí)常說 “ 文如其人 ” ，講話稿更是如此。 檔案既要保持文件之間的歷史聯(lián)系 ， 又要區(qū)分公文的保存價(jià)值 ， 便于保管和查找利用 。 立卷歸檔的范圍必須是辦理完畢的文件 ， 必須是有一定保存價(jià)值的文件 。 公文管理 公文立卷歸檔 公文在流轉(zhuǎn)完成后 ， 應(yīng)當(dāng)立卷歸檔 ， 組成案卷 ， 打好檔案基礎(chǔ) 。 凡是不需要立卷和超過保管期限的文件 ， 要定期銷毀 ， 不得散失 。 ?清退和銷毀 。 文秘人員要對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文 、存檔公文 、 余存和準(zhǔn)備銷毀的公文 ， 分門別類妥加保管 、 不斷健全保管制度 。 下級(jí)機(jī)關(guān)匯編公文 ，也須經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán) 。 公文未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán) ，不得自行翻印與復(fù)制 。 對(duì)傳閱的公文要隨時(shí)了解其去向 ， 加強(qiáng)催閱和清退制度 。 時(shí)限性強(qiáng)的公文 ， 要及時(shí)分送；密級(jí)高的公文 ， 要控制發(fā)送機(jī)關(guān) ， 并編號(hào)備查 。 分發(fā)的公文 ， 要經(jīng)過嚴(yán)格的登記手續(xù) ， 一般只發(fā)組織 ， 不發(fā)個(gè)人 。 外郵通過郵局傳遞 ， 多為非機(jī)密的普通公文；內(nèi)傳是通過機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)要交通傳遞 ， 多為秘密文件和重要文件；電傳包括電報(bào) 、 傳真 、 電視和計(jì)算機(jī) ， 絕密公文不得利用計(jì)算機(jī)和傳真機(jī)傳輸 。 公文傳遞 公文傳遞的要求： 一要準(zhǔn)確，不要誤送、漏送和多送； 二要快速，及時(shí)傳送，不積壓，不延誤，加快周轉(zhuǎn)速度； 三要保密，嚴(yán)格遵守保密制度，確保安全。 ② 及時(shí)迅速 ， 注重時(shí)效； ③ 保守機(jī)密 ， 安全可靠 。 公文處理的特點(diǎn) 政治性 機(jī)要性 規(guī)范性 時(shí)限性 公文處理的概念 公文處理，是指對(duì)公文的撰寫與管理，它是使公文得以形成并產(chǎn)生實(shí)際效用的全部活動(dòng)，是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)其管理職能的重要形式。 同 級(jí) 機(jī) 關(guān) 同 級(jí) 機(jī) 關(guān) 不相隸屬機(jī)關(guān) 不相隸屬機(jī)關(guān) 公文行文規(guī)則 ? ； ? 、秘書部門統(tǒng)一處理； ? ； ? ； ? ； ? 行文； ? 7. 請(qǐng)示一事一文和不向下級(jí)抄送； ? 8. 在報(bào)刊上公開發(fā)布的法規(guī)、規(guī)章類公文，應(yīng)視為正式的公文依照?qǐng)?zhí)行。 安徽省人民政府 安徽省交通廳 XX市交通局 ?行文方式 合肥市交通局 XX市交通局 行文方向與方式 （ 2） ?行文方式 ：是下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件受授關(guān)系。 公文的行文規(guī)范 按照一定的規(guī)則或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。 XX XX（ 會(huì)議認(rèn)為、會(huì)議決定）。 二○○六年一月一日 函的結(jié)構(gòu)（ 3）： 安徽省交通廳 —————————————————————————— 皖交函 [2022]1號(hào) 關(guān)于 XXX XXX的復(fù)函 省政府辦公廳： 現(xiàn)將 《 XXX XXX 》報(bào)送辦公廳，供參考。 妥否，請(qǐng)函復(fù)（望函告）。 函的結(jié)構(gòu)（ 1）： 關(guān)于 XXX XXX的函 XXX： XXX XXX（ 發(fā)函目的、原由）。 ?函的類別： ?商洽、詢問、請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。 （ 號(hào)召要求 ） XXXXXX。 決定的一般結(jié)構(gòu)： 關(guān)于 XXXXXX的決定 XXX： （ 依據(jù)、目的、意義、基本情況）XXXXXXXXXXXX。現(xiàn)批復(fù)如下： XXXXX（ 答復(fù)問題）。不要模棱兩可，含混不清。 ?寫批復(fù)應(yīng)注意： ?批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的答復(fù)。 XXXXX（ 要求）。 X年 X月 X日 工作通報(bào)的結(jié)構(gòu)： 關(guān)于 XX年 XX工作的通報(bào) XXX： XXX（ 基本情況）。XXXXX（ 決定或措施）。 ?通報(bào)的類別： 表揚(yáng)性通報(bào) 批評(píng)性通報(bào) 階段性工作通報(bào) 表揚(yáng)性通報(bào)的結(jié)構(gòu)： 關(guān)于表彰 XXXX的通報(bào) XXX： XXXX（ 表彰事實(shí)、背景 ），XX（ 意義） 現(xiàn)決定對(duì) XXXX 予以通 報(bào)表彰。 免去 XXX同志 XX局局長(zhǎng)職務(wù)。 通知 任免通知的結(jié)構(gòu)（ 1）： 關(guān)于 XXX任職的通知 XXX： 經(jīng)研究，決定： XXX同志任 XX局局長(zhǎng)（任期 4年）。 X年 X月 X日 會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)： 關(guān)于召開 XX會(huì)議的通知 XXXX： 為 XXXX（ 目的），定于X年 X月 X日在 XX召開 XX會(huì)議，研究落實(shí) XXXX等問題，請(qǐng)你單位 XX準(zhǔn)時(shí)出席。 XXXXX （注意事項(xiàng)、預(yù)測(cè)前景、補(bǔ)充說明、實(shí)施要求，此部分亦可省略） 如無不妥，請(qǐng)轉(zhuǎn)發(fā)各地施行。 ?上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)直接發(fā)意見。 X年 X月 X日 報(bào)告 報(bào)告的特點(diǎn) 請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別 區(qū)別點(diǎn) 請(qǐng) 示 報(bào) 告 性質(zhì) 呈批性 陳述性 目的 請(qǐng)求指示和批準(zhǔn) 匯報(bào)工作、反映情況 時(shí)間 只能事前 事前、事中、事后均可 內(nèi)容 只能一文一事 可多事報(bào)、一事報(bào) 處理 必須答復(fù) 閱存，可不答復(fù) 結(jié)尾 妥否，請(qǐng)批示 特此報(bào)告，請(qǐng)審閱 報(bào)告 報(bào)告的特點(diǎn) 行文的單向性 表達(dá)的陳述性 意見 ?意見的適用范圍： 適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法 。 XXXXX（ 建議內(nèi)容及說明）。 XXXX（ 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和措施） XXXX（ 請(qǐng)求處分） X年 X月 X日 ?專題報(bào)告的結(jié)構(gòu)（ 2）： 關(guān)于報(bào)送 XX建議的報(bào)告 XXXX： XXX（ 事實(shí)）。 XXXX（ 事故后采取措施）。 XXXXX（ 結(jié)論或設(shè)想）。 ?綜合報(bào)告的結(jié)構(gòu)： 關(guān)于 XXX XXX的報(bào)告 XXXX： XXXX（ 情況或依據(jù)）。 報(bào)告 ?報(bào)告的類別： 綜合報(bào)告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級(jí)了解和指導(dǎo)。 妥否，請(qǐng)批示。 ?請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)： 關(guān)于 XX XX XX的請(qǐng)示 XXXX： XXXX（ 請(qǐng)示緣由和請(qǐng)示事項(xiàng)）。 ?表示事項(xiàng)的重要程度。 ———————————————————— 省交通廳辦公室 2022年 1月 1日印發(fā) 1 常用公文種類 ?請(qǐng)示 ?報(bào)告 ?意見 ?通知 ?通報(bào) ?批復(fù) ?決定 ?函 ?會(huì)議紀(jì)要 公文種類的意義： ?表示行文關(guān)系。 空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼 。 ———————————————————— 省交通廳辦公室 2022年 1月 1日印發(fā) 1 版記要素之四 頁碼用 4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí) ， 臵于版心下邊緣之下一行 ， 數(shù)碼左右各放一條 4號(hào)一字線 ， 一字線距版心下邊緣 7mm。 這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文印制主管部門 ， 一般應(yīng)是辦公室 。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn) ， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí) 。 ———————————————————— 省交通廳辦公室 2022年 1月 1日印發(fā) 1 版記要素之三 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下占 1行位臵；用 3號(hào)仿宋體字 。 三是抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開 ， 最后要標(biāo)注句號(hào) ，這是為了防止在抄送機(jī)關(guān)之后私自加入其他的抄送機(jī)關(guān) ， 同樣有防止變?cè)旃闹?。要注意三點(diǎn) ， 一是抄送機(jī)關(guān)居左空 l字 ， 這與主題詞頂格標(biāo)識(shí)不同 。 ?主題詞 00001 秘密★機(jī)密一年 特 急